Порядок ведения делопроизводства юридической службы. Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации Делопроизводство в юридическом отделе организации

Министерство образования и науки Российской Федерации

Данный курс весьма важен для формирования общекультурных и профессиональных компетенций юриста. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. Роль документов в современном обществе безгранична. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления , ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Сложно представить современное общество и государство без правильного оформления документации.

Документы обладают исключительной значимостью в сфере права и управления. Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей.

Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: носителем информации, а также средством фиксации и передачи управленческих решений . Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности . Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.

Весьма важны документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.

Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.)

Процесс изучения дисциплины предполагает сочетание лекций, практических занятий, консультационных семинаров с самостоятельной работой студентов. На лекциях рассматриваются теоретические основы учебной дисциплины, раскрываются организационно-правовые механизмы документационного оборота, практика применения законодательства при операциях с недвижимостью. На семинарских занятиях проверяется степень усвоения теоретического материала по соответствующим вопросам, вырабатываются практические навыки в решении конкретных ситуаций, разрабатываются различные документы. В рамках самостоятельной работы студенты изучают литературу и нормативные источники, решают казусы и оформляют их документационно, готовят рефераты и доклады.

1. Методические указания

Настоящее методическое пособие разработано для студентов, обучающихся по специальности "Юриспруденция".

Цель курса: изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих и иных документов, связанных с профессиональной деятельностью юриста, а также к организации их движения, учета и хранения.

Задачи курса:

1) показать взаимосвязь информации и документа;

2) проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования;

3) проанализировать функции документа и образование систем документации;

4) дать представление о значении умелого обращения с документами в профессиональной деятельности юриста;

5) сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами;

6) дать понятие о приемах и способах документирования правовой и иной юридически значимой информации;

7) раскрыть основы архивного дела.

Изучение современной технологии документационного обеспечения базируется на знании закономерностей развития делопроизводства в России.

Студенты должны знать:

1) федеральные законы и иные нормативные правовые акты в сфере информации, информационных технологий и защиты информации , а также архивного дела;

2) акты технического регулирования и методические материалы по документированию информации, возникающей в процессе управленческой деятельности, и иной юридически значимой информации;

3) правила составления и оформления документов, в том числе относящихся к сфере профессиональной деятельности;

4) структуру и способы документирования правовой информации;

5) современные технологии обработки и хранения документов.

По результатам изучения курса "Юридическое делопроизводство" Студенты должны уметь :

1) составлять и оформлять документы, в том числе относящиеся к сфере профессиональной деятельности в соответствии с требованиями федеральных законов, иных нормативных правовых актов и актов технического регулирования;

2) анализировать содержание и реквизиты документированной правовой информации;

3) организовывать контроль за сроками исполнения документов и оперативное их хранение;

4) оформлять дела, составлять на них описи, готовить дела к передаче на архивное хранение.

Изучение курса рекомендуется начать с уяснения теоретических вопросов – понятий "информация", "правовая информация", "документирование информации", "документ", "функции документов", "классификация документов", "оформление реквизитов документов ".

После изучения теоретической части студенту необходимо подробно ознакомится с содержанием правового режима оборота и документирования информации, системами документации и требованиями предъявляемыми к оформлению различных видов управленческих документов.

Студенты должны научиться применять терминологию в области информации, документирования, действующие федеральные законы и иные нормативные правовые акты, акты технического регулирования, методические рекомендации по подготовке и оформлению документов, по организации документооборота, текущего и архивного хранения документов.

Учебный материал должен быть увязан с практическими заданиями (вопросы для самоконтроля, тесты, задания по оформлению документов). Возможно написание рефератов по курсу.

Тема 7. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Делопроизводство по обращениям граждан

Делопроизводство в органах законодательной и исполнительной власти, органах местного самоуправления : правовое регулирование (регламенты органов и инструкции по делопроизводству), организация документирования и документооборота. Делопроизводство по обращениям граждан.

Тема 8. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Судебное делопроизводство

Судебное делопроизводство. Инструкция по судебному делопроизводству. Составление процессуальных документов. Регистрация, учет и оформление судебных дел. Особенности делопроизводства в ссудах общей юрисдикции, в арбитражных судах. Судебное решение (приговор) как документ. Определения судов.

Тема 9. Организация документооборота. Основы архивного дела

Понятие о документообороте. Структура и общая характеристика документопотоков. Входящие документы, исходящие документы, внутренние документы. Организация работы с документами. Регистрация и учет документов. Контроль исполнения. Номенклатура дел. Формирование и организация хранения дел. Передача дел на хранение в архивы организаций, ведомственные , государственные и муниципальные архивы.

Тема 10. Документирование и оборот информации ограниченного доступа

Понятие и виды информации ограниченного доступа: государственная тайна, персональные данные, коммерческая и служебная тайна, иные виды конфиденциальной информации. Документирование информации ограниченного доступа. Организация работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне. Защита документов, содержащих персональные данные, коммерческую тайну . Документы "для служебного пользования" и их оборот.

I. Основные нормативные правовые акты

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30 нояб. 1994 г. // Собр. законодательства Российской Федерации . – 1994. – № 32. – Ст. 3301.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. // Собр. законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 5. – Ст. 410.

3. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18 дек. 1996 г. // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2001. – № 52 (ч. 1). – Ст. 4921.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 01.01.01 г. //Собр. законодательства Российской Федерации. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

5. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть третья от 26 нояб. 2001 г. // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2001. – № 49. – Ст. 4552.

10.Федеральный закон от 01.01.01 года № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 32. – Ст. 3283.

11.Федеральный закон от 01.01.01 года "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.

18. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 01.01.01 года № 69 // "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" // Российская газета. – 2003. – 19 ноября .

19. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. М.: ВНИИДАД, 2002.

20. ГОСТ Р "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Издательство стандартов, 1998.

21. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" М.: Издательство стандартов, 2003.

II. Базовая литература

1. Андреева. Учебник. – М., 2001.

2. , Белов и документооборот. Учебное пособие. – М., 2007.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / под ред. . – М., 2002.

4. Кашанина техника. Учебник. – М., 2007.

5. Кирсанова делопроизводство: Учебное пособие. – М., 2003.

6. Копылов право. Учебник. – М., 2002.

7. , Щуко письмо: справочник. – СПб., 2003.

10. Нормография / Под ред. . Учебное пособие. – М., 2007.

11. , Булавина и делопроизводство: учебное пособие. – М., Ростов на Дону, 2004.

12. , Воробьев по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб., 2003.

13. Спивак управленческой деятельности (делопроизводство). Учебное пособие. – СПб., 2007.

14. , Правовые акты. – М., 1999.

15. , Янковая оформления документов. – М., 2004.

16. Чухвичев техника. Учебное пособие. – М, 2006.

17. Шугрина юридического письма. – М., 2000.

III . Дополнительная литература:

1. Андреев дефектного административно-правового акта / // Административное право и процесс. – 2010. – № 6.

2. Язык закона / И. Аниськов, В. Мальцев; под ред. . – М.: Юрид. лит., 1990. – 192 с.

3. Апт техника. Научно-практическое пособие / , и др.; под ред.: . – М.: Городец, 2000. – 272 c.

4. Баранов техника: природа, основные приемы, значение / , . – Н. Новгород. – 2005. – 288 с.

5. Белов и документооборот: учебное пособие / , . - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 553 с.

6. Болдырев техника в гражданско-процессуальном праве / // Актуальные проблемы современной науки. – 2010. – № 3. – С. 68-72.

7. Болдырев техника: история и современность / // Юристъ - Правоведъ. – 2010. – № 4. – С. 88-92.

8. Ботин правильно составлять судебные документы: приговоры, кассационные определения. Пособие для судей / , . – М., 2003. – 232 с.

9. Васильева аспекты нормотворчества и проблемы реализации законов / // Пробелы в Российском законодательстве. – 2008. – № 1. – С. 84-85.

10. Власенко технология: Теория. Опыт. Правила: учеб. пособие / . – Иркутск: Восточно-Сибирская издательская компания, 2001. – 143 с.

11. Власенко теории юридических документов. Курс лекций / , . – М.: Изд-во Российской акад. правосудия, 2006. – 90 с.

12. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / [ и др.; под ред. , ]. - 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2008. – 479 с.

13. Жариков техника как основа законности реализации уголовно-правовых предписаний / // Российский следователь. – 2007. – № 18. – С. 9-11.

14. Зайков -технические недостатки нормативных правовых актов: злой умысел или случайные недоработки? / // Право в Вооруженных Силах. – 2009. – № 4.

15. Иванюк закона и проблемы юридической техники / // Журнал российского права. – 2008. – № 2. – С. 150-162.

16. Кокориков правил законодательной техники на примере нормативно-правовых актов, посвященных антикоррупционной экспертизе / // Общество и право. – 2010. – № 1.

Статья 27. Полномочия Администрации города Энска

1. К компетенции Администрации города Энска относятся:

1) разработка проектов планов и программ социально-экономического развития города Энска, организация их исполнения;

2) составление проекта бюджета города Энска, исполнение бюджета , в том числе сбор доходов, ведомственный контроль за исполнением бюджета, составление отчета о его исполнении;

3) установление порядка составления и ведение реестра расходных обязательств города Энска;

4) осуществление муниципальных заимствований, управление муниципальным долгом; эмиссия муниципальных ценных бумаг , в порядке, установленном Думой города Энска;

5) управление и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности города Энска;

6) исполнение полномочий собственника имущества муниципальных унитарных предприятий , учредителя хозяйственных обществ и некоммерческих организаций ;

7) размещение за счет средств городского бюджета муниципального заказа на поставку товаров, производство работ, оказание услуг в целях обеспечения муниципальных нужд;

8) подготовка проектов муниципальных правовых актов по вопросам местного значения и направление их Главе города Энска для принятия либо внесения на рассмотрение Думы города Энска;

9) исполнение отдельных государственных полномочий Российской Федерации и Костромской области , переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Костромской области .

2. Администрация города Энска осуществляет также иные полномочия исполнительно-распорядительного органа муниципального образования в соответствии с настоящим Уставом и решениями Думы города Энска, а также полномочия органов местного самоуправления, установленные федеральными законами, законами Энской области, если их исполнение не отнесено к компетенции иных органов местного самоуправления.

Перед судом стал вопрос: вправе ли Дума города Энска, исходя из изложенных норм, а также положений статей 2, 16, 35, 37, 43, 44 Федерального закона от 6 октября 2003 года "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" принимать программу приватизации.

Дайте толкование названных норм права и решите дело. Какими способами и приемами толкования вы пользовались?

При решении дела ответьте на следующие вопросы:

Какими актами устанавливаются полномочия Думы города Энска?

Программа приватизации – это нормативный или ненормативный акт?

Вправе ли Дума города Энска принимать индивидуально-определенные акты?

Задание 2

Проанализируйте статью 7 Закона Российской Федерации от 01.01.01 года № 2124-1 "О средствах массовой информации ".

Статья 7. Учредитель

Учредителем (соучредителем) средства массовой информации может быть гражданин, объединение граждан, организация, государственный орган.

Не может выступать учредителем:

гражданин, не достигший восемнадцатилетнего возраста, либо отбывающий наказание в местах лишения свободы по приговору суда, либо душевнобольной, признанный судом недееспособным;

объединение граждан, предприятие, учреждение, организация, деятельность которых запрещена по закону;

гражданин другого государства или лицо без гражданства, не проживающее постоянно в Российской Федерации.

Соучредители выступают в качестве учредителя совместно.

Дайте толкование названной нормы и скажите: могут ли быть учредителями средства массовой информации органы местного самоуправления. Какими способами и приемами толкования вы пользовались?

Задание 3

Утрехтский мирный договор 1713 г. (ст. 9) устанавливал в интересах Англии, что порт и укрепления Дюнкерка (Франция) должны быть разрушены и никогда не подлежат восстановлению. Франция согласилась с этим условием, по одновременно начала строить в Мардеке, на расстоянии одной мили от Дюнкерка, еще более крупный порт. Англия заявила протест на том основании, что Франция нарушает Утрехтский мирный договор.

Действительно ли нарушение договора имело место? Дайте толкование договора, опираясь на нормы статьи 31 Венской конвенции о праве международных договоров (Вена, 23 мая 1969 года):

Статья 31. Общее правило толкования

1. Договор должен толковаться добросовестно в соответствии с обычным значением, которое следует придавать терминам договора в их контексте, а также в свете объекта и целей договора.

2. Для целей толкования договора контекст охватывает, кроме текста, включая преамбулу и приложения:

a) любое соглашение, относящееся к договору, которое было достигнуто между всеми участниками в связи с заключением договора;

b) любой документ, составленный одним или несколькими участниками в связи с заключением договора и принятый другими участниками в качестве документа, относящегося к договору.

3. Наряду с контекстом учитываются:

a) любое последующее соглашение между участниками относительно толкования договора или применения его положений;

b) последующая практика применения договора, которая устанавливает соглашение участников относительно его толкования;

c) любые соответствующие нормы международного права , применяемые в отношениях между участниками.

4. Специальное значение придается термину в том случае, если установлено, что участники имели такое намерение.

Задание 4

Дайте толкование следующей норме Федерального закона от 01.01.01 года "Об информации, информационных технологиях и о защите информации":

Статья 11. Документирование информации

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Каким требованиям и в какой части должны соответствовать правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления? Какими способами и приемами толкования вы пользовались?

Семинар 3. Реквизиты документов. Бланки. Стандартизация и унификация документов

План.

1. Понятие и состав реквизитов документа

2. Виды бланков документов.

3. Правила оформления отдельных реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Стандартизация и унификация документов.

5. Формуляр документа. Формуляры-образцы.

6. Унифицированные системы документации.

Практические задания

Задание 1

Приведите возможные варианты оформления следующих реквизитов документа:

Задание 5

В качестве руководителя правового отдела составьте документ, на основании которого будет оформлен приказ о переводе сотрудника отдела в отдел политических технологий фирмы «Агат».

Задание 6

Оформите приказ по личному составу. Недостающие сведения включите по своему усмотрению.

Министерство образования РФ. Средняя школа № 49. Приказ №7 от 01.01.2001 г. Город Ярославль. Пункты приказа: 1 Принять.

2 Уволить. 3 Перевести.

Директор школы.

Семинар 5. Номенклатура дел. Формирование дел. Основы архивного дела

План.

1. Номенклатура дел: понятие и порядок работы с ней. Формирование и оформление дел.

2. Организация оперативного хранения дел. Сроки хранения документов.

3. Экспертиза ценности документов.

4. Архивное делопроизводство.

Практически задания

Задание 1

Составьте номенклатуру предприятия, где имеются четыре отдела.

Задание 2

Составить акт на бланке с угловым расположением реквизитов. Акт. Дата. Индекс. Москва. О вскрытии посылки. Утверждаю Ректор Института современного дизайна Петров.

2. Приказы, распоряжения по личному составу.

3. Оформление трудовой книжки.

4. Штатное расписание: понятие, реквизиты, содержание.

Практически задания.

Задание 1

Составить трудовой договор между физическим лицом и по поводу приема этого лица на работу на должность заведующего архивом в архив предприятия по III разряду. Договор является договором по основной работе и заключается на определенный срок. Начало работы – 20 июля 2006 г. С двухнедельным испытательным сроком .

Задание 2

Составить документ, на основании которого физическое лицо будет принято на работу на фирму «Орион» в юридический отдел на должность юриста с окладом в 2000 руб. на основании трудового договора от 14.05.06.

Задание 3

Составьте резюме для поступления на работу.

Задание 4

Составьте автобиографию.

Семинар 8. Оформление документов в гражданско-правовых отношениях

План

1. Общие правила оформления документов в гражданско-правовых отношениях и индивидуально-правовых договоров.

2. Составление и оформление доверенности.

3. Составление и оформление завещания.

Практические задания.

Задание 1

Законный брак между и расторгнут 14 сентября 2011 года. У них имеется несовершеннолетний ребенок 10 лет. В совместном браке супруги приобретали 3-х комнатную квартиру, общей площадью 62,4 кв. метра, которая оформлена в долевую собственность в равных долях на каждого члена семьи, в том числе и ребенка. желает в дальнейшем проживать и пользоваться квартирой и намерен выкупить свою долю у

Составьте предварительный и основной договоры купли-продажи.

Задание 2

Совхоз «Малиновка» решил заключить договор подряда с гражданином Зотовым на выполнение работ по монтажу электрооборудования, на суммур. Составьте договор.

Задание 3

Гражданин Леонов решил подарить своему брату Васину машину «Волга». Составьте договор.

Задание 4

Я, гражданка, находясь на излечении в Центральной больнице г. Серпухова, настоящим завещанием делаю следующее решение: все мое имущество, какое ко дню моей смерти окажется мне принадлежащим, в чем бы оно не заключалось и где бы не находилось, я

завещаю Федоровой Клавдии Ивановне. Приватизированную квартиру в г. Серпухов по ул. Ленина, дом 13, кв. 5, я завещаю Ивановой Нине Александровне.

Задание 3

Однокомнатная квартира размером 12,3 кв. м принадлежала на праве собственности 14 июня 2007 г. между собственником квартиры и был заключен договор пожизненного содержания с иждивением, согласно которому (получатель ренты) передала в собственность (плательщик ренты) указанную квартиру, а последняя обязалась в обмен на квартиру полностью содержать, обеспечивая ее питанием, одеждой и т. д.

Следователь следственного отделения Советского Р Энска ст. лейтенант юстиции, рассмотрев материалы уголовного дела № *,

установил:

По делу собраны доказательства, дающие основания для предъявления обвинения Маркову Александру Львовичу в том, что он совершил хищение боевых припасов неоднократно, а именно: 3 сентября 201* года в дневное время Марков, находясь в Ленинском районе Энской области, при осуществлении сотрудниками УВД Энской области уничтожения боевых припасов и взрывчатых веществ, совершил хищение 900 патронов в момент доставки их к месту утилизации. Указанные патроны Марков хранил у себя дома. Через несколько дней, находясь нa полигоне, расположенном в 10 км от г. Энска по Калужскому шоссе, в лесополосе за пос. Кошинским Ленинского района Тульской области , он же повторно совершил хищение 900 патронов в момент доставки их к месту утилизации. Указанные патроны Марков хранил в коридоре своего дома. Согласно заключению баллистической экспертизы изъятые патроны являются боеприпасами к нарезному спортивно-охотничьему оружию калибра 5,6 мм и пригодны для производства выстрелов.

Своими действиями Марков совершил преступления, предусмотренные ст. 226 ч. 3 п. «б» УК РФ.

На основании изложенного, руководствуясь статьями ……. УПК РФ,

постановил:

Привлечь в качестве обвиняемого по настоящему делу, предъявив ему обвинение в преступлениях, предусмотренных ст. 226 ч. 3 п. «б» УК РФ, и сообщить ему об этом.

Следователь

Настоящее постановление мне объявлено, его текст зачитан вслух. Сущность предъявленного обвинения мне разъяснена и понятна.

Одновременно следователем разъяснены мне права обвиняемого на предварительном следствии. Мне известно, что я имею право знать, в чем обвиняюсь, и давать объяснения по предъявленному мне обвинению, представлять доказательства, заявлять ходатайства, ознакомиться по окончании предварительного следствия со всеми материалами дела, заявлять отводы, приносить жалобы на действия и решения следователя и прокурора.

Мне разъяснено, что я имею право иметь защитника с момента предъявления обвинения. Положения ст. 51 Конституции РФ, согласно которым никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников, мне также разъяснены.

Обвиняемый

С постановлением ознакомился, помощь обвиняемому в уяснении сущности предъявленного обвинения мной оказана.

Защитник

Постановление объявил, права обвиняемому разъяснил.

Следователь г. Энска

ст. лейтенант юстиции

Задание 6

Следователь вынес следующее постановление:

Следователь СО Советского Р Энска ст. лейтенант юстиции, рассмотрев материалы уголовного дела № ,

установил:

В начале марта 1995 года у дома № 2 по Красноармейскому проспекту в г. Энске гр-ка Боровкова у не установленного следствием лица приобрела купюру достоинством 100 долларов США, которую впоследствии хранила у себя дома по адресу: 5, кв. 146.

В мае 1996 года Боровкова решила обменять приобретенную ей купюру на рубли РФ. Она не успевала зайти в обменный пункт сама и попросила об этом свою знакомую Дубровину. 30 мая 1996 года Боровкова передала для обмена принадлежащую ей купюру Дубровиной, которая пришла с ней в сберкассу, расположенную по адресу: 2. Подлинность купюры вызвала сомнение у сотрудников сберкассы, и тогда сотрудники милиции изъяли эту купюру у Дубровиной. Согласно заключению криминалистической экспертизы, купюра, изъятая у Дубровиной, изготовлена не предприятием, осуществляющим производство государственных денежных знаков и ценных бумаг США.

Принимая во внимание, что в действиях Боровковой отсутствует состав преступления, руководствуясь ст. 113 УПК РФ, на основании п. 2 ст. 5 УПК РФ,

постановил:

1 . Уголовное преследование в отношении прекратить.

2 . О принятом решении уведомить заинтересованных лиц.

Следователь СО Советского Р Энска

5. Дополнительные практические задания
для самостоятельной работы

1. Составьте документ с просьбой о представлении Вам внеочередного отпуска.

2. Составить справку для предъявления в военкомат о факте обучения студента в институте современного дизайна. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Составить договор студента с университетом об условиях обучения.

18. Оформить гарантийное письмо в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Гражданин Иванов был сбит машиной и получил травму, в результате которой стал инвалидом II группы. Для возмещения вреда Иванов решил обратиться в суд. Составьте исковое заявление.

2. Г-н Анохин давно просил г-на Петрова продать ему пишущую машинку, однако Петров не хотел этого делать. Не отказавшись от намерения приобрести машинку, Анохин сталугрожать Петрову разглашением его семейной тайны, если Петров ее не продаст. Петров вынужден был продать машинку за 2000 р., хотя она нужна была ему самому. Одумавшись, Петров решил обратиться с иском в суд. Составьте исковое заявление.

3. В результате обработки совхозом «Ягодка» посевов гороха ядохимикатами, на пасеках, расположенных непосредственно вблизи посевов, принадлежащих пчеловодам
-любителям Григорьеву, Спиридонову и Мышкину, погибли пчелы. Размер ущерба, причиненный пчеловоду Григорьеву, составил – 15 тыс. р., Спиридонову – 8 тыс. р., Мышкину – 6 тыс. р. Пчеловоды решили обратиться в суд. Составьте исковое заявление.

10. Какие документы должны быть приложены к исковому заявлению:

а) о восстановлении на работе лица, уволенного по сокращению штата ;

б) о возмещении ущерба, причиненного повреждением здоровья, работнику в связи с

исполнением им трудовых обязанностей;

в) о лишении родительских прав;

г) об установлении отцовства;

Председатель. Секретарь.

19. Оформите деловое письмо. Самостоятельно сформулируйте текст письма.

Реквизиты для оформления бланка.

Акционерное общество «Старт». Почтовый адрес: 8, телефон (0, e-mail: *****@, р/сч. .

Директор АО «Старт» направляет заявку на участие в весенней экспозиции директору выставочного центра «Экспо-Бизнес» г-ну и просит включить предприятие в число участников выставки. К письму прилагается план экспозиции на 3 л. в 2 экз.

Почтовый адрес Выставочного центра «Экспо-Бизнес»: 18.

20. Оформите заявления:

1) На имя Генерального директора автозавода «Москвич» , которое подает инженер сборочного цеха этого завода с просьбой предоставить ему очередной отпуск с 12 апреля текущего года.

2) Ректору Московского государственного университета от Вашего имени с просьбой допустить Вас к сдаче итогового экзамена по специальности на юридическом факультете .

20. Оформите справку с места работы лаборантке Центральной районной больницы г. Переславля-Залесского (ведомственная принадлежность больницы – Министерство здравоохранения РФ) о том, что она действительно работает в ЦРБ в должности лаборантки с месячным окладом в 800 р.

Справка оформляется для предоставления в детский сад «Колокольчик» и подписывается главным врачом больницы и главным бухгалтером . Порядковый номер справки укажите произвольно, дата – текущая.

21. Составьте доверенность.

Доверенность составляется в городе Москве, ее порядковый номер 15. Доверенность выдается поверенному, инженеру по снабжению Московского завода «Фрезер», которому доверяется производить закупку инструмента в магазине «1000 мелочей», а также совершать все необходимые действия при его транспортировке. Паспорт имеет серию и номер 7и г. Московским РОВД. Доверенность выдается на срок до 31.12.2002 г.

6. Вопросы для повторения

1. Понятие информации, информация как объект правовых отношений.

2. Правовая информация и ее структура.

3. Понятие делопроизводства, его цели и функции.

4. Законодательство об информации, правовое регулирование делопроизводства.

5. Порядок использования государственного языка Российской Федерации при документировании официальной информации.

6. Понятие и виды документов.

7. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

8. Структура и содержание документа.

9. Состав и основные требования к оформлению реквизитов документа.

10. Организационно-распорядительные документы: понятие, состав, юридическая сила.

11. Характеристика федерального закона как документа, его структура и реквизиты.

12. Основные требования к оформлению распорядительных документов.

13. Понятие и назначение организационных документов.

14. Информационно-справочные документы: определение, виды, функции.

15. Структура, содержание и виды протоколов.

16. Понятие и классификация документов по личному составу.

17. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате.

18. Особенности документирования трудовых отношений.

19. Документооборот и документопотоки.

20. Регистрация и учет документов. Системы электронного документооборота.

21. Формирование дел. Номенклатура дел.

22. Основные требования к подготовке дел для передачи на архивное хранение.

23. Делопроизводство по обращениям граждан.

24. Основы правового регулирования делопроизводства в органах исполнительной власти.

25. Понятие и особенности судебного делопроизводства.

26. Регистрация, учет и оформление дел в районном суде.

27. Понятие и виды информации ограниченного доступа.

28. Организация работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

29. Защита документов, содержащих персональные данные, коммерческую тайну.

30. Документы "для служебного пользования" и их оборот.

7. Методика проведения зачета

Зачет проводится в письменной форме. Работа состоит из теоретической и практической частей, которые различаются по содержанию, степени сложности и числу заданий.

Теоретическая часть включает 3 блока. Определяющим признаком для каждого блока работы является форма заданий: блок 1 содержит задания с выбором ответа, блок 2 содержит задания с кратким ответом, блок 3 содержит задания с развернутым ответом.

К каждому из заданий с выбором ответа первого блока работы предлагается 4 варианта ответа, из которых только один правильный.

В заданиях с кратким ответом второго блока работы ответ дается соответствующей записью в виде слова (например, реквизит), словосочетания (например, угловой бланк), набора букв или цифр (например, 1342).

В заданиях с развернутым ответом третьего блока работы ответ формулируется и записывается экзаменуемым самостоятельно в развернутой форме.

Практическая часть содержит 2 ситуационных задания на составление документов. Студенту предлагается практическая ситуация, на материале которой следует определить вид составляемых документов и оформить соответствующий документ.

Первый казус (ситуация) предполагает конструирование бланков и составление организационно-распорядительных документов. Второй казус (ситуация) предполагает конструирование бланков и составление двух информационно-справочных документов.

Отметка "зачтено" ставится при успешном выполнении 75 процентов каждой части работы.

Юридическое делопроизводство

Учебно-методическое пособие для студентов очной и заочной форм обучения

Подписано в печать Формат бумаги 60 х 84 1/16.

Печать трафаретная. Печ. л. Заказ Тираж экз.

Костромской государственный технологический университет

Редакционно-издательский отдел

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Документ в системе управления.

2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.

3. История развития делопроизводства в России.

1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации

и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Вышестоящие

отчетность

Рис. 1. Информационные процессы предприятия

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-

Основные задачи делопроизводства:

 создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

 передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;

 регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

 систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов

по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

простые средства (ручки, карандаши)

механические и электромеханические средства (пишущие машинки,

магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.

2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии (см. слайд)

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-

ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.

1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).

Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Характерные черты периода:

1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики

и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).

2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.

3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.

4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-

алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-

кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.

Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-

жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-

кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см

(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.

2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений

– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Характерные черты периода:

1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-

хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,

а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.

2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-

ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.

(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.

4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-

ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные .

5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-

6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.

3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-

производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

Характерные черты периода:

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,

контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и

движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.

3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-

дилось в присутствии двух свидетелей.

4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-

меняющиеся и в современном делопроизводстве.

6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

7. Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-

дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;

судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;

статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.

4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).

Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.

Характерные черты периода:

1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-

стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.

2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.

3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-

водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-

дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.

5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.

6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .

5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –

Характерные черты периода:

1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-

ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).

2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства

(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).

3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.

4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».

Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.

5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.

6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.

Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-

тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.

Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:

 Законодательные и правовые акты РФ;

 ГОСТы;

 Нормативные документы;

 Классификаторы;

 Государственная система документационного обеспечения управления.

Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:

 Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»

 Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»

 Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»

 Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

 Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Нормативные документы

1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат

 Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)

 Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)

 Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-

рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)

Классификаторы

Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.

Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

При написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. К первой категории следует отнести законодательные акты РФ, приказы МВД РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел 1 . Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации 2 . В России современные требования к оформлению организационно- распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации 3 .

Ко второй категории изданий относится научная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А. 4 , Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.) 5 .Особое внимание при написании дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и без документационное обслуживание 6 .

Целью исследования является анализ системы документооборота участковых пунктов милиции и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Изучить литературу по теме исследования;

Проанализировать механизм регистрации документов;

Перечислить методы составления документов;

Выделить особенности внутреннего документооборота организаций;

Глава 1. Принципы и создание документов в участковом пункте милиции

1. Организация работы с документами

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения.

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары 7 . Стандарт стал составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

· государственное это или негосударственное предприятие;

· каким видом деятельности занимается предприятие;

· как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом ), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж - утверждено приказ ).

Косметическим изменениям подвергся реквизит »отметка об исполнителе». Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу 8 .

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу. 9

Все остальные реквизиты существенно не изменились.

К достоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней 10 .

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки 11 . Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году « Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения « уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело» 12 .

Делопроизводство и архивное дело. Термины установил определение понятия « документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются: - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей 13 .

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно- распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно- распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. 14

В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы.

Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно- распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Описание работы

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Понятие документа и дело-ва

Вопрос 2 «Классификация документов»

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предприятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

Вопрос 3 «Нормативно-методическая база делопроизводства»

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы

по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

Технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

Работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

Управленческого труда и охране труда;

Архивного хранения документов.

Вопрос 4 «Оформление реквизитов документов»

Оформление реквизитов

Реквизит - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:

индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп., кв.

Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.

Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат":

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Должность;

Фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ;

Почтовый адрес.

Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.

Вопрос 5 «Виды бланков документов и требования к ним»

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Вопрос 14 «Подготовка и передача дел в архив»

Архивное хранение документов и дел

Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

до сдачи дел на государственное хранение;

до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

Вопрос 18 «Оформление информационно-справочных документов»

Справочно-информационные документы составляются для получения определенных сведений, или ведут к принятию какого-либо управленческого решения на предприятии. Это не поручения, не указание к действию, а скорее различные предложения или объяснения фактов. Справочно-информационные документы передаются сотрудниками по служебной иерархии, например, работник цеха, пишет заявление об отгуле начальнику цеха, а не генеральному директору или совету директоров предприятия.

Существует много разновидностей справочно-информационных документов, рассмотрим некоторые из них:

докладная записка - рапорт руководителю о нарушениях, происходящих на предприятии.

объяснительная записка - документ, в котором работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины, таких как опоздание на работу, невыполнение или некачественное выполнение порученных обязательств, а также в случаях порчи имущества или продукции по его вине.

Предложение - предложение по улучшению на предприятии, советы по внедрению новшеств, а также собственных разработок, которые могут повысить производительность труда и (или) иными способами улучшить финансовую деятельность на предприятии.

Акт - составляется при использовании средств на определенные нужды. Акт составляется для списания денежных или материальных средств предприятия. Акт списания составляется для снятия с баланса предприятия оборудования и материалов, не соответствующих предназначенным целям, из-за утраты ими своих свойств.

Вопрос 1 «Понятие документа и делопроизводства. Особенности юридического делопроизводства»

Понятие документа и дело-ва

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

информационную: являются носителем и источником информации;

управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет

Факультет судебной экспертизы в строительстве и на транспорте

Юридическое делопроизводство

Студентки

заочной формы обучения

2 курса группы 2-ЮЗС-1

Семеновой Полины

Введение

Глава 1. Номенклатура дел

Глава 3. Хранение документов

3.2 Уничтожение документов

Заключение

Введение

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Глава 1. Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.

В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.

Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

· в первой графе проставляются индексы;

· во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;

· в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

· в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

· в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д.

Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства общества, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.

Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.

Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.

Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив.

Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций", в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

Глава 2. Заверительная подпись на предприятии

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Общества (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Общества документы, как правило, подписывает его директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Общества подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

Глава 3. Хранение документов

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. №558 (далее - Перечень).

Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

· документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения;

· хранения до минования надобности;

· хранения до замены новыми документами.

Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности.

3.1 Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. №03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации.

Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

3.2 Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации.

Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

3.3 Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации.

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ. Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

В ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Глава 4. Пример номенклатуры дел

делопроизводство документ номенклатура заверительный

Заключение

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003

4. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. №2/1.

5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала "Управление персоналом", 2007.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

8. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.

9. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.

10. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

11. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр "Академия", 2008. - 319 с.

12. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.

13. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Общие положения о делопроизводстве в органах внутренних дел. Порядок подготовки и оформление документов. Основные реквизиты и порядок их оформления. Организация работы с документами в министерстве. Составление номенклатуры дел и формирование дел.

реферат , добавлен 03.07.2008


Понятие и функции электронного документа. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в РФ. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве.

реферат , добавлен 13.08.2012


Уголовно-правовой анализ подделки, хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, бланков, личных документов, незаконного приобретения либо сбыта официальных документов. Единые правила оформления официальных документов.

курсовая работа , добавлен 16.01.2012


Нормативно-методическая база и характеристика конфиденциальной документации. Носители конфиденциальной информации. Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов. Способы уничтожения конфиденциальных документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2016


Определяющий порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии. Передача документов временного хранения с неистекшими сроками хранения.

реферат , добавлен 11.12.2008


Государственная система документационного обеспечения управления в России. Делопроизводство в органах внутренних дел. Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска. Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВД.

курсовая работа , добавлен 30.03.2011


Понятие фальсификации документов. Виды подлога, методы выявления подложной документации и подложных бухгалтерских записей. Использование методов фактической документальной проверки. Криминалистическая экспертиза документов. Документальная ревизия.

курсовая работа , добавлен 02.11.2011


Документ и его виды. Подделка и использование заведомо подложных документов. Правила и методы следственного осмотра, изъятия и предварительного исследования документов. Изъятие документа как вещественного доказательства. Анализ документов следователем.

курсовая работа , добавлен 28.01.2008


Составление договора аренды жилого помещения-"договор найма". Составление "договора о задатке", "договора об авансовом платеже". Подготовка пакета документов для нотариального удостоверения договора купли–продажи; для приватизации земельного участка.