Требования к складским помещениям по нормативным и регламентирующим документам различных надзорных органов. Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документа
Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.
ОПРЕДЕЛЯЕМСЯ С ПОМЕЩЕНИЕМ ПОД АРХИВ
Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:
. один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;
. один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.
Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).
Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива - процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:
При перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;
При переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;
При необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.
Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.
Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается. Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.
◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.
Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:
Приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;
Воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).
В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором - финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.
◙ Рассчитываем площадь архива . Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:
Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).
Пример расчета . Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 - постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации). В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными. При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.
◙ Требования к помещению архива . Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.
Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.
Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.
Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией .
Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55 %; для черно-белых пленочных материалов - 15 °С и 40-55 %), для цветных - 2-5 °С и 40-55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20 °С и 50-65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.
СОЗДАЕМ НАВИГАЦИЮ ПО АРХИВУ
◙ Рисуем схему размещения архивного фонда . На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е. на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки). Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.
◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела . Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).
В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.
◙ Составляем постеллажные и пофондовые указатели с обозначением места хранения документов . Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя - на каждый стеллаж (Пример 3).
◙ Требования к расстановке стеллажей . Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:
Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.
ЧТО ЕЩЕ НУЖНО ПРЕДУСМОТРЕТЬ ПРИ ОБУСТРОЙСТВЕ АРХИВА
◙ Требования к подбору материалов . Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования - остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.
Правильный подбор материалов - важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:
2523 - Цемент;
4863 - Оборудование кондиционеров;
2388 - Материалы лакокрасочные;
3530 - Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;
5331 - Пиломатериалы качественные;
5620 - Мебель специальная.
Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.
Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.
◙ Требования к оборудованию помещения архива .
1 . Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.
Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками. Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.1 Специальных правил).
2 . В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).
3 . В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).
4 . Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).
5 . Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.
Огнетушители . Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.
При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.
Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.
Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).
◙ Требования к пожарной безопасности .
◙ Требования к мебели архивохранилища . Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).
В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).
Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:
Минимальный вес конструкции;
Возможность наращивания секций;
Угловые полки;
Стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.
В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).
К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).
Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.
Складские помещения предназначаются для приема, краткосрочного хранения и отпуска полуфабрикатов, сырья, продуктов, доставленных от поставщиков. Они могут занимать отдельные площади, размещаться в подвалах, на первых и цокольных этажах. Ключевое требование к складским помещениям – обеспечение удобной связи с другими основными цехами.
Общие сведения
Компоновка помещений осуществляется в направлении движения сырья и продукции при обеспечении максимально удобного и наиболее рационального исполнения операций и погрузочно-разгрузочных мероприятий. В крупных компаниях, объединяющих несколько более мелких фирм, как правило, присутствуют центральные склады. Оттуда сырье направляется по предприятиям. Складские помещения такого типа могут использоваться для хранения товара одной компании или сдаваться в аренду юрлицам и гражданам на условиях лизинга. Площади могут быть также цеховыми. Такие склады обслуживают конкретные подразделения предприятия, в которых и размещаются.
Комплекс операций
В любом складском помещении протекает 3 типа материальных потоков: внутренний, выходной и входной. Наличие последнего означает необходимость разгружать транспорт, проверять качество и количество поступившего сырья или товара. Выходной поток предполагает погрузку либо отпуск в производство. Внутреннее движение – перемещение материалов и товаров внутри помещения. В комплекс операций включаются:
- Разгрузка.
- Приемка.
- Размещение на хранение.
- Передача по назначению.
- Внутреннее перемещение.
Какие требования к складским помещениям установлены законодательством?
Для всех площадей, используемых для приема, размещения и отпуска сырья и товаров, действуют специальные нормы. Требования, предъявляемые к складским помещениям, обеспечивают сохранность объектов, а также направлены на защиту здоровья и жизни персонала предприятия, его имущества. В первую очередь на рассматриваемых площадях действуют нормы, исполнение которых предотвращает возникновение возгорания. Требования пожарной безопасности к складским помещениям предусматривают специальные меры, в соответствии с которыми для каждого объекта разрабатываются инструкции. Каждый работник при зачислении в штат либо при переводе из одного подразделения в другое должен ознакомиться с ними под роспись.
Документация
Требования пожарной безопасности к складским помещениям включаются:
- В регламент инструктажа.
- Руководства к действиям для сотрудников при возникновении возгорания.
- Порядок работы с горючими материалами и веществами и их утилизации.
- Правила взаимодействия с маслами и работы с промасленной спецодеждой.
- Максимально допустимые объемы и требования к хранению ГСМ.
- Схемы участков, отведенных для курения и других мест использования открытого огня.
- Правила осмотра объектов, помещений, отключения электропитания по завершении работы/смены.
На видных местах должны присутствовать таблички с указанием телефонов охраны.
Ключевые положения
Нормативными актами установлены следующие пожарные требования к складским помещениям:
- Курение в пределах указанных площадей недопустимо.
- Места разгрузки/погрузки, хранения, отпуска и внутреннего перемещения сырья и товаров должны проходить обязательную классификацию на категории пожаро- и взрывобезопасности. При монтаже электроустановок осуществляется зонирование участков.
- Запрещается размещение любых объектов в пределах противопожарных расстояний.
- На участки категорий А, Б, В запрещен въезд локомотивов.
- Допуск грузоподъемной техники к опасным материалам осуществляется при наличии и исправном состоянии искрогасителей.
- Сотрудники пожарной охраны должны знать о присутствии на складах огнеопасных материалов и веществ.
- Мероприятия, связанные с перетариванием, устранением мелких неисправностей, подготовкой рабочих смесей, проводятся изолированно от участков хранения.
- Размещение любых материалов и веществ производится с учетом их свойств, пожароопасных особенностей, возможности совмещать используемые тушащие средства. Авторезина и каучук должны содержаться отдельно от прочих объектов.
В пожарные требования к складским помещениям включается также обязанность ответственных лиц обесточивать электрооборудование по окончании смены/дня. В местах хранения не должно присутствовать дежурное освещение, газовые плиты, штепсельные розетки, электронагревательные приборы.
Хранение должно осуществляться в пристройках/встройках обособленных от зданий ферм. Основные требования к складским помещениям, в которых содержатся грубые корма:
1. Перегородки/перекрытия/стены должны быть глухие и выполнены из негорючих материалов. Предел огнестойкости - не меньше 0,75 ч. Стога/скирды, штабели и навесы располагаются на расстоянии:
- до ЛЭП – больше 15 м;
- до дорог – более 20 м;
- до конструкций и зданий – больше 50 м.
2. Участки, где размещаются стога/скирды, опахивают полосой шириной в 4 м по всему периметру. Ее край должен удаляться на расстояние не меньше 15 м.
3. Площадь основания штабеля не может превышать 500 м 2 , а для 1 стога/скирды – 150 м 2 .
4. Противопожарные расстояния составляют не меньше 20 метров. В случае попарного размещения штабелей и навесов между ними должно быть не меньше шести, а между парами – не менее 30 метров.
5. Подъезд тракторов-тягачей к скирдам/стогам осуществляется на расстояние не меньше 3 метров. При этом машины должны оснащаться искрогасителями.
6. Кварталы из не больше чем 20 скирд/штабелей должны располагаться на расстоянии ста метров друг от друга.
7. В случае повышенной влажности требуется обеспечение контроля температуры.
Хранение зерна
Перед началом уборки урожая участки содержания должны быть проверены на работоспособность и соответствие существующим нормам. Первое требование к складским помещениям для хранения зерна касается конструктивных особенностей. Для содержания должны быть выделены отдельные сооружения с воротами, открывающимися наружу и не подлежащими загромождению. В процессе хранения расстояние от верха насыпи до электроприборов должно быть больше 0,5 м. Требования к оборудованию складских помещений для хранения зерна следующие:
- Не допускается применять передвижные агрегаты при закрытых с двух сторон воротах.
- Запрещено разжигать сушилки легковоспламеняющимися и горючими жидкостями, а также с помощью факелов.
- В процессе работы должно исключаться трение ленты и конструкций транспортера.
- Не допускается осуществлять операции на сушилках при неисправных приборах.
- Топки должны быть устроены так, чтобы вылет искр был полностью исключен. В дымовых трубах устанавливаются искрогасители, а на участках их прохода через горючие элементы и конструкции – противопожарные разделки.
- Сушильные агрегаты передвижного типа располагают на расстоянии больше 10 м от хранилища зерна.
- Вентиляторы удаляют более чем на 2,5 м от стен, которые изготовлены из горючих материалов.
Если требования безопасности к складским помещениям для хранения зерна не будут выполнены, участки считаются неподготовленными. В процессе работы необходимо:
Первое требование к складским помещениям касается их проектирования. Для хранения более 10 тыс. м 3 леса используются соответствующие технические нормы строительства. Для содержания меньшего объема материалов разрабатывают и согласовывают со структурами Госпожнадзора планы установки штабелей. В документации указываются:
- Максимальное количество леса.
- Противопожарные проезды и расстояния. Эти промежутки не должны загромождаться ни при каких обстоятельствах.
Еще одно немаловажное требование к складским помещениям – наличие плана тушения. В нем четко устанавливается последовательность действий персонала. На участках хранения материалов должны присутствовать первичные средства тушения. Кроме этого должны быть оборудованы специальные посты в соответствии с планом пожарной безопасности. Для отопления подсобных площадей используются электронагревательные устройства заводского изготовления. Эти помещения должны находиться в отдельных зданиях. Рабочие площадки для лебедок необходимо очистить от горючих отходов и мусора. Они должны убираться в специальные контейнеры. Лебедки, которые работают на ДВС, необходимо располагать от штабелей на расстоянии больше 15 м. В закрытых складах:
- Исключаются перегородки и служебные места.
- Проходы напротив дверей – не меньше 1 м.
- Полы выполняются из негорючих материалов.
- Расстояние от стен до штабелей – не меньше 0,8 м.
Хранение торфа и угля
Складские помещения должны планироваться таким образом, чтобы они не были затоплены грунтовыми либо паводковыми водами в весенний сезон. Запрещается:
- Осуществлять выгрузку угля на старые отвалы, лежащие более месяца.
- Принимать на хранение сырье с выявленными очагами самовоспламенения.
- Отгружать и транспортировать горящий торф и уголь.
- Располагать сырье вблизи электроприборов и прочих источников тепла.
Складирование разных марок торфа и угля осуществляется в отдельные штабеля. При этом сырье проверяется на отсутствие посторонних включений, создающих угрозу воспламенения. Погрузка и разгрузка проводятся не более двух суток. Такое же время выделяется для укладки торфа и угля в штабеля на продолжительное хранение.
Систематический контроль температурного режима осуществляется путем установки в откосах термометров и железных труб. В случае возгорания уголь вынимается из штабеля. После этого он тушится водой. При повышении температуры до уровня более 60 градусов осуществляется уплотнение штабеля в соответствующих очагах. При этом производится выемка разогревшегося сырья. Допускается применение и иных безопасных способов снижения температуры. В случае возгорания кускового торфа в штабелях очаги забрасываются сырой массой либо заливаются с добавлением смачивателя. Пораженная часть после этого разбирается. Фрезерный торф в случае воспламенения необходимо удалить. На место выемки следует поместить и утрамбовать сырую массу. Не допускается возврат самовозгоревшегося торфа или угля в штабеля после завершения их тушения.
Производственные складские помещения: требования СанПиН
Хранение сырья, товаров, материалов должно осуществляться с соблюдением норм, установленных как для самих объектов, так и мест их содержания, персонала, агрегатов и устройств, сооружений/зданий. Санитарно-эпидемиологические требования к складским помещениям разделяются на 3 группы. Нормы разработаны:
- Для парфюмерно-косметических изделий.
- Холодильников.
- Продуктов питания.
Продовольственные товары
Существующие правила устанавливают требования:
- Организации складских помещений. В нормах регламентируется в том числе планировка и устройство мест хранения.
- Санитарно-технического состояния.
- Содержания продовольственного сырья и товаров. В частности, определяются требования к стеллажам в складских помещениях.
- К условиям хранения объектов.
Пищевые изделия, которые принимаются на склад, должны иметь сопроводительные документы. Они подтверждают качество, происхождение и безопасность объектов. Кроме этого изделия проходят проверку на соответствие техническим нормативам. Санитарные требования к складским помещениям включают в себя правила хранения замороженных и скоропортящихся товаров. Такие изделия, в частности, принимаются на хранение в количестве, которое соответствует объему рабочих холодильников. Скоропортящиеся товары, в отношении которых не предусматривается более жесткий режим, содержатся при температуре до +6 градусов.
Не допускается перетаривание изделий из упаковки поставщика. Тара должна быть целой, сухой, чистой, не иметь посторонних запахов. Этикетки и ярлыки на упаковке поставщика сохраняются до момента завершения срока годности изделий. Санитарные требования к складским помещениям устанавливают правила соблюдения температуры, светового режима и влажности в соответствии с технической документацией. Контроль показателей осуществляется ежедневно с использованием надлежащих устройств. Они устанавливаются на видных участках, вдали от испарителей и дверей.
Нормы товарного соседства
Технические регламенты устанавливают следующие требования к складским помещениям алкогольной продукции и пищевых товаров:
- Изделия, обладающие специфическими запахами, содержатся отдельно от объектов, их впитывающих.
- Не допускается совместное хранение сырых полуфабрикатов и готовых товаров, доброкачественных и испорченных продуктов. Хозяйственные материалы, тележки, тары и непищевые объекты содержатся отдельно от пищевых изделий.
- Поддоны, стеллажи, подтоварники должны быть дезинфицируемыми, легко моющимися. Их необходимо располагать на расстоянии не меньше 15 см от пола.
- Не допускается хранение пищевых изделий вблизи канализационных, водопроводных труб, отопительных устройств и за пределами склада. Незатаренные пищевые изделия не размещаются на полу навалом.
Разработаны также отдельные гигиенические требования к складским помещениям для хранения разных видов пищевых изделий. Так, содержание мяса, хлеба, рыбы имеет ряд нюансов. В частности, указанные продукты не могут храниться на одном складе.
Холодильники
В распределительных агрегатах осуществляется обработка скоропортящихся изделий, хранение охлажденных и замороженных продуктов. Обычно холодильники используются на предприятиях общепита и торговли. В этой связи здесь применяются специальные санитарно-гигиенические требования. К складским помещениям применимы инструкции, разработанные для каждого вида товаров, а также нормативно-технические документы. Все изделия, за исключением охлажденного мяса и сыров без тары, укладываются в устойчивые штабеля плотно, без выступов. Для каждой партии предусматривается ярлык специальной формы. Он сохраняется до завершения реализации партии. Для осуществления проверки массы и качества продуктов на них наносится штамп "К".
Эти изделия помещают отдельно на поддонах либо штабелях стороной с оттиском к проходу или проезду. Контрольные участки должны сохраняться до завершения реализации. Продукцию укладывают на рейках/поддонах в штабеля на расстоянии от пола не менее 10-15 см. Должны быть установлены проезды. Их ширина – не меньше 1,6 м, включая расстояние от стен, батарей и пристенных колонн до штабеля. Высота штабеля определяется в соответствии с прочностью тары и максимально разрешенными нагрузками на 1 кв. м перекрытия и условий предельно возможного использования внутренней высоты холодильной камеры.
Не допускается складирование изделий на полу коридора, камеры или платформы, перемещение волоком по полу. В процессе загрузки партий продуктов с различными сроками хранения, те партии, которые имеют меньший период, размещаются вблизи от места выгрузки. Для содержания объектов ненадлежащего качества выделяется специальная камера либо другое обособленное помещение. В процессе отпуска изделий качество проверяется специалистами по стандартам и ТУ. Для каждой партии должно быть оформлено удостоверение. В документе должны присутствовать физико-химические параметры товаров и показатели качества. Санитарное состояние камер, условия хранения изделий контролируется в соответствии с ведомственными технологическими инструкциями.
Парфюмерия и косметика
В процессе приема на склад любых партий материалов, сырья, реактивов должна проводиться проверка целостности этикеток и упаковок, наличие сертификатов. Все изделия проходят регистрацию. Поступившие партии содержатся в специальных помещениях, обособленных от основных производственных цехов с соблюдением условий хранения товаров на протяжении установленных сроков. При этом должны предприниматься меры, предотвращающие загрязнение и смешивание сырья, материалов и реактивов, а также обеспечивающие удобство доступа. Отбракованные партии необходимо маркировать для исключения их попадания в производство. Любая тара должна обеспечить сохранность свойств изделий, удобство их использования на протяжении установленных периодов годности.
Заключение
Мощность любого складского помещения должна соответствовать объему той продукции, которая будет в нем храниться, а также принципам рационального размещения изделий. Кроме этого при планировании необходимо учесть необходимость проведения уборки и прочих обязательных технических операций. Участки приема и размещения изделий должны разделяться. Для хранения легковоспламеняющихся и токсичных соединений обязательно выделяются обособленные помещения. На участках хранения не допускается присутствие посторонних субъектов без соответствующего разрешения от администрации предприятия. Устройство любого склада должно обеспечивать:
- Абсолютную качественную и количественную сохранность ценностей.
- Надлежащие условия содержания.
- Рациональную последовательность осуществления операций.
- Нормальные условия работы.
На предприятиях также предусматриваются участки для содержания тары, инвентаря, белья и пр. Оснащение складов зависит от мощности и типа производства, нормативов запаса товаров. Немаловажное значение имеет и специфика деятельности предприятия. Для организаций общепита и торговли предусмотрены достаточно жесткие требования. Это обусловлено тем, что такие предприятия работают с пищевыми изделиями, реализуемыми населению. Контроль состояния складских помещений осуществляют ответственные лица организации, назначенные приказом руководителя, а также представители уполномоченных надзорных служб.
1.Помещение для хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения должно быть оснащено специальным оборудованием, позволяющим обеспечить их хранение и надлежащую сохранность с учетом физико-химических, фармакологических и токсикологических свойств, а также требований стандартов качества лекарственных средств.
· Шкафами, стеллажами, поддонами, подтоварниками для хранения лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, а также запирающимися металлическими шкафами и сейфами для хранения отдельных групп лекарственных препаратов. Стеллажи (шкафы) для хранения в помещениях для хранения лекарственных препаратов должны быть установлены таким образом, чтобы обеспечить доступ к ним, свободный проход персонала и, при необходимости, погрузочных устройств, а также доступность стеллажей, стен, пола для уборки. Стеллажи, шкафы, полки, предназначенные для хранения лекарственных препаратов, должны быть идентифицированы (пронумерованы или подписаны). Вид идентификации выбирается организацией самостоятельно. Идентификация может проводиться в соответствии со способом применения: наружное, внутреннее, для инъекций; по фармакологическим группам: антигипертензивные, противовирусные и т.п. При наличии в организации электронной программы «Склад», дополнительно места хранения нумеруются и заносятся в программу, что способствует более быстрому обслуживания покупателей и адаптации новых сотрудников.
· Холодильниками для хранения термолабильных лекарственных препаратов; Применяются специальное аптечные витрины - холодильники, которые дополнительно оснащены наружным термометром и для контроля внутри холодильника должен также находиться термометр. Допускается использование бытовых холодильников; при использовании, которого в него помещаются термометры на верхнюю и нижнюю полки. Для холодильного оборудования ведется журнал учета температурного режима (приложение 2), которым может быть совмещен с журналом регистрации температуры в данном помещении.
· Приборами для регистрации параметров воздуха (термометрами, гигрометрами или психрометрами), которые размещают на внутренней стене помещения, вдали от нагревательных приборов, на высоте 1,5–1,7 м от пола и на расстоянии не менее 3 м от дверей. Контролирующие приборы должны быть сертифицированы и калиброваны в установленном порядке; показатели фиксируются в журнале учета (приложение 2).
· Кондиционерами и другим оборудованием, позволяющим обеспечить хранение лекарственных препаратов в соответствии с указанными на первичной и вторичной (потребительской) упаковке требованиями производителей лекарственных препаратов, либо помещения рекомендуется оборудовать вентиляторами, форточками, фрамугами, дополнительными решетчатыми дверьми.
· Моющими и дезинфицирующими средствами для обеспечения санитарного режима в соответствии с приказом Минздрава РФ от 21.10.97 г №309 «Об утверждении инструкции по санитарному режиму аптечных организаций (аптек), которые хранятся изолированно от товаров.
2. Оборудование должно быть устойчивым к воздействию влажной уборки с использованием дезинфицирующих средств и отвечать санитарно-гигиеническим, противопожарным требованиям техники безопасности и охраны труда.
3. Хранение лекарственных препаратов в операционной, перевязочной, процедурной организуется в инструментальных остекленных шкафах или на хирургических столиках.
4. В отделениях и на постах запрещается расфасовывать, развешивать, переливать, перекладывать препараты из одной упаковки в другую, заменять этикетки.
5. Количество медикаментов, поступающих в отделения, должны быть рассчитаны на 3- 10 дней, на посту - однодневный запас.
6. Необходимо вести учет лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности на бумажном носителе или в электронном виде с архивацией. Контроль за своевременной реализацией лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности должен осуществляться с использованием компьютерных технологий, стеллажных карт с указанием наименования лекарственного препарата, серии, срока годности либо журналов учета сроков годности (Приложение 3). Порядок ведения данного учета устанавливается руководителем организации. В журнале учитываются препараты и изделия медицинского назначения со сроком годности до 2-х лет, считая текущий год. Учет ведется раздельно по годам и месяцам окончания срока годности. В разделе «расход» указывается остаток препарата в последние 3 месяца до окончания срока годности и на месяц срока годности. В медицинских организациях персонал должен контролировать срок годности для экстемпоральных лекарств, которые имеют ограниченный срок годности (от 10- до 30 суток).
7. При выявлении лекарственных препаратов с истекшим сроком годности они должны храниться отдельно от других групп лекарственных средств в специальной выделенной и обозначенной (карантинной) зоне. Туда же помещаются забракованные лекарственные препараты, и товары, поступившие без сопроводительных документов.
8. Владелец недоброкачественных лекарственных средств, принявший решение об их изъятии, уничтожении и вывозе, передает указанные лекарственные средства организации, осуществляющей уничтожение лекарственных средств, на основании соответствующего договора.
8. При организации хранения лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента используется ряд специфических принципов, отражающих особенности данного класса товаров (Приложение 5). В помещениях для хранения лекарственные средства размещают в соответствии с требованиями нормативной документации, указанной на упаковке лекарственного препарата, указанных предприятием-производителем в инструкции к препарату; общих требований: с учетом физико-химических свойств лекарственных средств; фармакологических групп, способа применения: внутреннее, наружное; агрегатного состояния фармацевтических субстанций: жидкие, сыпучие, газообразные (таблица 3). При размещении лекарственных препаратов допускается использование компьютерных технологий (по алфавитному принципу, по кодам).
9. Хранящиеся в аптечных организациях лекарственные препараты должны быть дополнительно идентифицированы с помощью стеллажной карты, содержащей информацию о препарате (приложение 4); при использовании компьютерных технологий допускается идентификация при помощи кодов и электронных устройств.
, библиотеке
Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства
Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.
В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.
Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.
Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.
Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:
– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).
К хранилищу документов предъявляются следующие требования:
– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.
Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:
– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.
Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.
Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.
Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:
– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.
В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.
Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.
Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.
Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.
В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).
При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.
В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
Далеко не каждая компания имеет собственные складские помещения, где можно организовать хранение оборудования. Содержание таких складов и штата обслуживающего персонала обходится недешево, поэтому многие обращаются к профессиональным организациям, предоставляющим возможность хранения оборудования. Это особенно актуально для тех, кого интересует временное размещение оборудования на складах до его монтажа на объекте или в случае дальнейшей транспортировки к месту назначения.
Компания «RENTABOX» предоставляет для складирования оборудования удобные боксы различной площади. Это позволяет выбрать оптимальный размер помещения для хранения как крупногабаритного, так и мелкого оборудования.
Условия хранения и гарантии сохранности
На наших складах вы можете арендовать отдельный блок для хранения оборудования. Наши боксы постоянно проветриваются, в помещениях поддерживается оптимальная температура и влажность, что очень важно при хранении, например, технического оборудования.
Сроки хранения на наших складах не ограничены, поэтому вы можете организовать хранение как на постоянной основе, так и временно.
Для обеспечения безопасности и сохранности вашего оборудования на наших складах ведется постоянное видеонаблюдение и контроль доступа. Каждому клиенту присваивается личный код, по которому можно осуществлять личный доступ в хранилище.
Наши склады расположены как в центре Москвы, так и на окраинах, что позволяет нашим клиентам выбрать удобный район для организации хранения оборудования. Вы также можете воспользоваться дополнительными услугами наших партнеров:
- доставка;
- разгрузка и погрузка;
- упаковка.
Компания «RENTABOX» предлагает выгодные тарифы, удобные боксы различной площади, качественное обслуживание, гарантии сохранности.