Составление и оформление протоколов заседаний, собраний, конференций. Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Мы актуализируем этот материал по мере выхода поправок или иных документов связанных с протоколом общего собрания. Последняя правка статьи: 28.01.2019 - c учетом всех изменений на эту дату.

На этой странице вы можете ознакомиться с приказом Минстроя об утверждении формы протокола общего собрания (начиная с 29 апреля 2016 года), а также скачать протокол общего собрания, образец протокола общего собрания собственников для использования при проведении общих собраний в своем доме начиная с 29.04.2016.

С качать протокол общего собрания по новой форме 2019 можно внизу страницы (+ там же скачать реестр собственников)

МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО

ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ

К ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛОВ ОБЩИХ СОБРАНИЙ СОБСТВЕННИКОВ

ПОМЕЩЕНИЙ В МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМАХ И ПОРЯДКА НАПРАВЛЕНИЯ

ПОДЛИННИКОВ РЕШЕНИЙ И ПРОТОКОЛОВ ОБЩИХ СОБРАНИЙ

СОБСТВЕННИКОВ ПОМЕЩЕНИЙ В МНОГОКВАРТИРНЫХ ДОМАХ

В УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЖИЛИЩНЫЙ НАДЗОР

В соответствии с частями 1, 1.1 статьи 46 Жилищного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст. 14; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 22 января 2019 г., N 0001201901220025) приказываю:

Мы подготовим Вам актуальный полный реестр собственников от 1000 рублей. Также сделаем полный пакет документов с гарантией приема ГЖИ от 3000 рублей, оставьте заявку в форме ниже:

• Оформление организационно-распорядительных документов
• Оформление видов организационно-распорядительных документов
• Краткая характеристика систем электронного документооборота
• Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
• Приложения
  • Приложение 1. Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности.
  • Приложения 2 и 3. Формуляры-образцы с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов.
  • Приложения 4 и 5. Примерный перечень документов с грифом утверждения. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Приложения к протоколам

1. Лицом, проводившим процессуальное действие, к протоколу приобщаются приложения.

2. Приложениями к протоколу могут быть:

1) специально изготовленные копии, образцы объектов, вещей и документов;

2) письменные объяснения специалистов, которые принимали участие в проведении соответствующего процессуального действия;

3) стенограмма, аудио-, видеозапись процессуального действия;

4) фототаблицы, схемы, слепки, носители компьютерной информации и другие материалы, которые объясняют содержание протокола.

3. Приложения к протоколам должны быть надлежащим образом изготовлены, упакованы с целью надежного сохранения, а также заверенные подписями следователя, прокурора, специалиста, других лиц, которые принимали участие в изготовлении и/или изъятии таких приложений.

1. К протоколу в качестве средства фиксирования уголовного производства могут добавляться различные предметы и документы. Приложения к протоколу являются его неотъемлемой частью и вместе с протоколом процессуального действия составляют источники доказательств в уголовном производстве.

2. Часть 2 комментируемой статьи указывает на возможные приложения к протоколу процессуального действия. В частности, приложениями к протоколу могут быть: специально изготовленные копии (фотокопии, ксерокопии), образцы объектов, вещей и документов; письменные объяснения специалистов, которые принимали участие в проведении соответствующего процессуального действия; стенограмма, аудио-, видеозапись процессуального действия; фототаблицы, схемы, слепки, носители компьютерной информации. Перечень приведенных приложений не является исчерпывающим.

Подготовка протокола и приложения

1. Протокол во время досудебного расследования составляется следователем или прокурором, которые проводят соответствующее процессуальное действие, во время ее проведения или непосредственно после ее окончания.

2. В состав следственной (розыскной) действия входят также действия по надлежащей упаковки вещей и документов и другие действия, имеющие значение для проверки результатов процессуального действия.

1. Комментируемым статьей установлено, что протокол во время досудебного расследования составляется следователем или прокурором, которые проводят соответствующее процессуальное действие (п. 4 ч. 2 ст. 36 УПК Украины, п. 2 ч. 2 ст. 40 УПК Украины). Однако следует отметить, что в случае поручения следователем, прокурором проведения следственного (розыскной) действия или негласной следственной (розыскной) действия оперативным подразделениям (п. 5 ч. 2 ст. 36, п. 3 ч. 2 ст. 40 УПК), протокол должен составляться сотрудником соответствующего оперативного подразделения. Перечень субъектов уголовного производства, которые могут осуществлять процессуальные действия, а соответственно и составлять протоколы, может быть дополнен руководителем органа досудебного расследования (п. 6 ч. 2 ст. 39 УПК Украины).

2. Законодатель устанавливает срок составления протокола - во время проведения или непосредственно после окончания процессуального действия. Отложения составления протокола может привести к негативным последствиям, которые заключаются в потере сведений об уголовном правонарушении, ставит под сомнение соответствие отображение хода и достоверность полученных при проведении процессуального действия результатов.

3. Частью 2 комментируемой статьи указано, что в состав следственной (розыскной) действия входят также действия по надлежащей упаковки вещей и документов и другие действия, имеющие значение для проверки результатов процессуального действия. Это положение направлено на получение допустимых и достоверных доказательств в уголовном производстве. Поэтому действия по надлежащей упаковки вещей и документов, осуществления пояснительных подписей, заверительных подписей и прикрепления соответствующих бирок е элементами надлежащего порядка сбора (получения) доказательств, нарушение которого влечет за собой признание полученных сведений недопустимыми с последствиями, предусмотренными ч. 2 ст. 86 УПК Украины. Перечисленные действия обязательно должны быть отражены в заключительной части протокола следственного (розыскного) или иного процессуального действия.

На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке .

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.