Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому. Какой срок хранения счетов-фактур? Срок хранения товарных накладных в организации

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение. Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г. На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2. указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены. Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2. Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021. Срок хранения актов выполненных работ Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд.

В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы. Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет.

Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Онлайн журнал для бухгалтера

Напомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914». Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137).

Журнал состоит из двух частей: части 1 – «Выставленные счета-фактуры» и части 2 – «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Вы писали:msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде францу… Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде французский, нет? …

Внимание

Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего Бурбон вроде французский, нет? Король - да, а напиток - совсем нет. Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США.

Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные

Поскольку вместе … Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что «ошиблись». Идет вой… Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял «няню» для своих поросят в сарае. Эта «няня», просто чистит наво…

Сколько лет надо хранить счета-фактуры

Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо… Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю. Года 4 назад в очереди в спр… Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться … Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и…

Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные

С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю. Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур…», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому

Срок хранения книг покупок и продаж Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Срок хранения счетов фактур

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам. Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.

Сроки хранения счетов-фактур в организации

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.

Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.

Сколько хранить счета-фактуры

У вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Сколько лет их хранить? Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

Представим, что дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.

Как долго хранить счета-фактуры

Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени). При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры Мнение специалиста СвернутьПоказать Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления.

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Хранение счетов-фактур: основы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Изменения с 1 октября 2017 года

Этот документ вводит в действие:

• форму счета-фактуры;
• форму книги продаж;
• форму книги покупок;
• форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

• комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
• заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
• заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Операция	Что хранить
Импорт из стран ЕАЭС	Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
Импорт из других стран	Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд	бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик	Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ.
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.

На бухгалтерских форумах нередко ведутся споры о том, как правильно хранить полученные от поставщиков счета-фактуры. Одни налогоплательщики утверждают, что эти налоговые документы следует хранить строго в хронологическом порядке отдельно от другой "первички". Другие с ними не соглашаются, считая, что гораздо удобнее скреплять счета-фактуры с оригиналами товарных накладных (актов выполненных работ). Кто-то придерживается точки зрения, что хранить счета-фактуры нужно в той последовательности, в которой они отражаются в книге покупок, иной вариант — по каждому контрагенту отдельно. В общем, мнения по данному вопросу расходятся. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения счетов-фактур, предусмотренный нормативными документами, и выясним, существует ли ответственность за отступление от этих правил.

Анализируем "нормативку"

Единственным документом, которым устанавливается порядок хранения счетов-фактур, являются Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 (далее — Правила). Настоящие Правила определяют порядок ведения покупателями и продавцами товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав — плательщиками НДС журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, а также оформления дополнительных листов книги покупок и дополнительных листов книги продаж .

В частности, п. 1 ч. 1 Правил установлено: покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся , а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры . Данный пункт говорит о том, что полученные счета-фактуры (причем именно оригиналы) хранятся в журнале учета.

Указаний на то, что вместе с ними подшивается другая "первичка", нет и быть не может, так как цели составления этих документов различны. Как известно, счет-фактура — документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Товарная накладная является основанием для принятия товаров (работ, услуг) на учет, а также для их списания в случае реализации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие) <1>). Акт выполненных работ подтверждает затраты торговой организации в целях налогообложения. Вывод: счета-фактуры должны храниться отдельно от других документов.

<1> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Далее. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке (п. 2 Правил). И здесь все ясно: счета-фактуры от поставщиков должны храниться в той последовательности, в которой они поступают (или в которой отражены в журнале учета).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы (п. 6 Правил). Из данной формулировки не совсем понятно, что собой представляет журнал учета: то ли это некий реестр, в котором регистрируются (перечисляются) "входящие" счета-фактуры (и именно его надо прошнуровать и пронумеровать), то ли это и есть сами счета-фактуры, полученные от поставщиков. Отметим, что в ранее действующем Порядке ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС <2> об этом говорилось конкретнее: счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. По мнению автора, с изменением формулировки суть не поменялась. И счета-фактуры с целью обеспечения их сохранности подлежат строгому учету (то есть должны быть пронумерованы и прошнурованы).

<2> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 29.07.1996 N 914. Утратил силу с 1 января 2001 г.

Других указаний о порядке хранения счетов-фактур в Правилах, равно как и в иных нормативных документах, нет. Разве что предусмотрен их минимальный срок хранения. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлено общее требование к сроку, в течение которого налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность данных налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и этот срок равен четырем годам. Кроме того, п. 368 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения <3> подтверждается, что срок хранения счета-фактуры равен четырем годам. Отметим, что для хранения книги покупок и книги продаж установлен иной срок — пять лет (п. п. 15, 27 Правил).

<3> Утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Начало действия документа — 01.10.2010.

Множество вариантов

Как уже отмечалось, на практике бухгалтеры не всегда придерживаются описанных выше Правил, аргументируя это следующим.

1. Удобнее, когда документы (счет-фактура, товарная накладная) хранятся вместе . Действительно, когда контрагент просит выслать, например, по факсу копии документов или "первичка" понадобилась руководству организации в управленческих целях, сподручнее и быстрее отыскать необходимые бумаги, если они лежат вместе. Тем не менее такой вариант хранения документов автору статьи кажется неправильным. Есть выход: бухгалтер может сделать ксерокопии счетов-фактур, вложив их вместе с товарными накладными (форма N ТОРГ-12) либо актами выполненных работ в соответствующий журнал-ордер. А оригинал налогового документа, как и положено, подошьет к журналу учета счетов-фактур. Такой вариант может использовать организация, у которой документооборот незначительный. При большом количестве "входящих" документов, конечно, это не выход.

Дублированием документов следует воспользоваться, если в бухгалтерском учете фигурируют бланки строгой отчетности. Например , БСО по командировочным расходам, как правило, подкрепляется к авансовому отчету (подтверждая тем самым правомерность расходов по налогу на прибыль). Его копия в этом случае прикладывается к папке со счетами-фактурами полученными. Отметим, что принципиального значения, где будет храниться оригинал, а где копия БСО, нет (абз. 2 п. 5 Правил). Но на ксерокопии бланка уместно сделать пометку (оригинал железнодорожного билета приложен к авансовому отчету N XX от XX.XX.XXXX).

1. Удобнее, когда первичные документы хранятся (размещаются) комплектами по каждому контрагенту . Например , бухгалтеры некоторых организаций ведут учет "первички" по контрагентам в алфавитном порядке. В этом также есть свои плюсы: легче отыскать документы и в случае необходимости провести сверку расчетов с поставщиками.
2. Практичнее, если счета-фактуры хранятся в последовательности, в которой они отражаются в книге покупок . Это, пожалуй, самый эффективный с точки зрения производительности труда способ хранения документов. И работникам бухгалтерии, и контролирующим органам в таком случае проще найти необходимый документ для проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС (обоснованности налогового вычета). Особенно полезно это тогда, когда период вычета НДС не совпадает с датой получения счета-фактуры от поставщика (например, при экспортных операциях).

Совмещение режимов

Вопросы о порядке хранения счетов-фактур нередко возникают у продавцов, совмещающих два налоговых режима (например, общий режим налогообложения и спецрежим в виде ЕНВД). В этом случае, по мнению автора, бухгалтер торговой организации в отношении счетов-фактур, относящихся к деятельности, облагаемой по ТСНО, должен воспользоваться порядком, описанным выше, а в отношении "спецрежимных" счетов-фактур может хранить их подколотыми к другой "первичке". Дело в том, что порядок, указанный в Правилах, распространяется только на плательщиков НДС. Так как организация, переведенная на уплату ЕНВД, плательщиком НДС не является, соответственно, и следовать Правилам у нее нет необходимости.

Нужно ли сшивать счета-фактуры?

К ответу на данный вопрос следует подходить с практической точки зрения. Нормативным документом предусмотрено: журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы . И это правильно. Все-таки срок хранения названных налоговых документов немаленький, и за этот период могут смениться как работники бухгалтерии, так и руководители торгового предприятия. С другой стороны, в процессе деятельности бухгалтер нередко сталкивается с необходимостью откопировать тот или иной документ (в том числе по требованию налоговой), а когда они сшиты в толстую папку, сделать это неудобно.

Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.

Формируем журнал учета

В нормативных документах не указано, за какой промежуток времени должен формироваться журнал учета счетов-фактур. А раз так, то в зависимости от количества документов и желания бухгалтера это могут быть квартал, месяц, декада или иной интервал времени (его целесообразно установить внутренними документами).

Кроме того, на законодательном уровне форма журнала также не утверждена, поэтому торговой организации следует утвердить ее самостоятельно. Если учет ведется при помощи программного продукта, то, скорее всего, программа даст вам распечатать своего рода реестр всех полученных счетов-фактур. Например , в программе 1С при формировании книги покупок есть галочка "Журнал учета полученных счетов-фактур".

При его формировании практически дублируется содержание книги покупок. При выводе данного реестра на печать, возможно, вам придется подкорректировать его вручную (например, сохранив его для этого в программе Excel). Кстати, организации, которые ведут учет вручную, при разработке журнала учета полученных счетов-фактур могут взять за его основу именно тот реестр, который включает в себя следующие графы: порядковый номер, дата и номер счета-фактуры, наименование контрагента, стоимость полученных ценностей с учетом НДС.

Обособленные подразделения

Для предприятий, имеющих обособленные подразделения, порядок хранения, а также способ передачи разделов журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж на законодательном уровне не определены. Поэтому обратимся к нормам налогового законодательства и разъяснениям специалистов различных ведомств.

В соответствии со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС признаются организации и ИП. Причем обязанность по уплате налога согласно п. 2 ст. 174 НК РФ должна быть исполнена налогоплательщиком по месту своего учета в налоговом органе. Организации, имеющие обособленные подразделения, уплату налога производят централизованно без распределения его по данным структурным единицам (Письмо МНС России от 04.11.2002 N ВГ-6-03/1693@). Отчетность также представляется только по месту нахождения головной организации (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур , книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета , единых книг покупок и продаж организации (Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

За отчетный налоговый период обособленные подразделения представляют указанные документы для оформления единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж налогоплательщика и для составления деклараций по НДС.

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также их передачи от обособленного подразделения в головную организацию должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Ключевой момент. Порядок передачи от обособленного подразделения в головную организацию счетов-фактур, книг покупок и книг продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

• передаются оригиналы выставленных и полученных счетов-фактур, оригинал раздела единой книги продаж и оригинал раздела единой книги покупок. Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
• передаются копии выставленных и полученных счетов-фактур, копии раздела единой книги продаж и раздела единой книги покупок (оригиналы хранятся в обособленном подразделении). Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;
• передаются данные о выставленных и полученных счетах-фактурах в любом ином виде, позволяющем головной организации оформить единые журналы выставленных и полученных счетов-фактур, единую книгу продаж и единую книгу покупок (например, посредством электронной связи). Утверждаются срок передачи и должность лица, ответственного за передачу данных.

Таким образом, место хранения оригиналов счетов-фактур может быть определено обществом самостоятельно в соответствии с установленным порядком в учетной политике.

Обращаем внимание на то, что согласно ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу требования о представлении документов. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Поэтому организации, выбравшей вариант хранения счетов-фактур по месту нахождения ее обособленных подразделений, расположенных в другом регионе, следует учитывать, что на исполнение требования налогового органа о представлении указанных документов в данном случае она может потратить значительное время.

А как насчет ответственности?

Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает наложение на нарушителей административного штрафа по ст. 120 НК РФ. Что же законодатели подразумевают под грубым нарушением? В соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика. Нарушения порядка хранения налоговых документов в тексте данной статьи не поименованы, а следовательно, и мера ответственности не определена. Кроме того, такие действия налогоплательщика не могут являться основанием для отказа в применении налогового вычета по НДС.

Есть примеры судебных решений, подтверждающие данный вывод (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК <4>).

<4> Постановлением ФАС МО от 16.12.2008 N КА-А40/11617-08 Постановление Арбитражного суда г. Москвы по данному делу оставлено без изменения.

В апелляционной жалобе налоговый орган указал, что в соответствии с п. 6 Правил журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы. В ходе проведения мероприятий налогового контроля установлено, что представленные журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не были прошнурованы и пронумерованы, то есть были составлены с нарушением порядка.

Судом отмечено, что указанный довод налогового органа не соответствует фактическим обстоятельствам, а также не может являться основанием для отказа налогоплательщику в применении налогового вычета по НДС. Нормами налогового законодательства, в частности п. 2 ст. 93 НК РФ, предусмотрено представление в налоговый орган документов в виде заверенных копий. С учетом изложенного, на основании представленных копий журналов полученных и выставленных счетов-фактур налоговый орган не мог сделать какой-либо вывод о некорректном оформлении оригиналов названных документов, которые были оформлены заявителем в полном соответствии с требованиями закона. Организацией в налоговый орган был представлен полный пакет документов, соответствующих требованиям ст. ст. 169 и 172 НК РФ, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), их оплату (в том числе НДС) и принятие их к учету. В силу ст. 172 НК РФ даже в том случае, если организация не представила в налоговый орган либо представила не в должном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, она не может быть лишена права на применение налоговых вычетов.

* * *

Подведем итоги. У всех вариантов хранения счетов-фактур есть свои приверженцы и последователи. Как видно из статьи, ответственность за отступление налогоплательщиков от этих правил в законодательстве РФ не предусмотрена. А раз так, то принимать решение о способе хранения данных налоговых документов организация торговли будет самостоятельно. Из практического опыта отметим: обычно претензий со стороны контролирующих органов по вопросам хранения счетов-фактур не возникает. Основное требование проверяющих (налоговых инспекторов, аудиторов) — возможность быстро найти правильно оформленный налоговый документ. То есть, если организация торговли из соображений экономии рабочего времени приняла решение хранить счета-фактуры иным способом, нежели описанный в первой части настоящей статьи, ничего страшного в этом нет. Но все же рекомендуем по истечении календарного года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур привести в соответствие Правилам.

С.В.Манохова

Редактор журнала

"Торговля:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из нашей статьи.

Коммерческая деятельность - без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес - обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) - иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ. Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания - в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале .

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счеты-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать - просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2017 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2017.

О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале .

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

• их поступления после окончания налогового периода;
• наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
• выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Подробнее о том, как определить крайний срок для отражения вычетов в налоговой декларации, читайте в материале .

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2017), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2020 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2020, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Подробнее о том, какую электронную подпись безопаснее использовать для документов, читайте в материале .

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных - 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Итоги

Обычный срок хранения счетов-фактур - 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.