Делопроизводство в юридической службе. Делопроизводство и составление юридических документов (Е.В. Алтынник) Документы и делопроизводство в юридической деятельности

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет

Факультет судебной экспертизы в строительстве и на транспорте

Юридическое делопроизводство

Студентки

заочной формы обучения

курса группы 2-ЮЗС-1

Семеновой Полины

Введение

Глава 1. Номенклатура дел

Глава 2. Заверительная подпись на предприятии

Глава 3. Хранение документов

1 Порядок хранения бухгалтерских документов

2 Уничтожение документов

3 Ответственность за сохранность документов

Глава 4. Пример номенклатуры дел

Заключение

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Глава 1. Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.

В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.

Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

·в первой графе проставляются индексы;

·во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;

·в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

·в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

·в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д.

Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства общества, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.

Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.

Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.

Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив.

Глава 2. Заверительная подпись на предприятии

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Общества (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Общества документы, как правило, подписывает его директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Общества подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

Глава 3. Хранение документов

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. №558 (далее - Перечень).

Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

·документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения;

·хранения до минования надобности;

·хранения до замены новыми документами.

Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности.

1 Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. №03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации.

Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов <#"justify">Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации.

Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

3 Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации.

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ. Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

В ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Глава 4. Пример номенклатуры дел

делопроизводство документ номенклатура заверительный

Заключение

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.

Список использованной литературы

2.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.

.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003

.Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. №2/1.

5.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала "Управление персоналом", 2007.

.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

7.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

.Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.

.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.

.Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

.Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр "Академия", 2008. - 319 с.

.Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.

.Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

В настоящих методических рекомендациях содержатся программа курса «Делопроизводство и составление юридических документов», темы семинарских занятий, темы и общие указания по выполнению контрольных работ, вопросы к зачету, задачи к курсу, перечни учебной литературы и нормативных правовых источников.
Предназначены для студентов дневного и заочного отделений специальности 210100 «Юриспруденция».

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое документ? В книге Поля Отле «Руководство к администрированию» дано следующее определение: «Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о какомнибудь предмете».
Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 г. был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 г. книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствиис государственными стандартами и организация работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов. Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
. оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
. создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);
. создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
. создание условий для хранения документов.
Создание любого документа предполагает соблюдение определенных правил записи информации, установленных правовыми нормативными актами для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование, автор документа, адресат, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе (прил. 1).
Систему настоящего курса можно условно разделить на две части: первая часть - это общие положения, рассматривающие основные понятия и терминологию, нормативно-методическую базу делопроизводства, порядок движения документов в организации, общие правила оформления и работы с документами; вторая же часть рассматривает организацию делопроизводства более конкретно [в районном (городском) суде, арбитражном суде, в нотариате], документирование трудовых правоотношений, правила составления и оформления документов органов предварительного следствия, процессуальных и организационно-распорядительных документов судебного производства и другие вопросы.

Формат: PDF
Язык: Русский

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

• укрепление законности в деятельности организации;
• анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
• защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Пример 1

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации

Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

13.01.2014 № 002

г. Москва

О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
2. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
3. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин

Пример 2

Фрагмент Положения о делопроизводстве, согласованного с юристом и утвержденного руководителем

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В ООО «МАГНОЛИЯ»

I. Общие положения

1.1. Положение о делопроизводстве в ООО «Магнолия» (далее – Положение) разработано в целях совершенствования документального обеспечения управления и повышения его эффективности.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов.

Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули.

Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве. В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.

Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.

В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Данный курс весьма важен для формирования общекультурных и профессиональных компетенций юриста. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. Роль документов в современном обществе безгранична. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления , ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. Сложно представить современное общество и государство без правильного оформления документации.

Документы обладают исключительной значимостью в сфере права и управления. Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей.

Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: носителем информации, а также средством фиксации и передачи управленческих решений . Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т. п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности . Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации.

Весьма важны документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.

Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.)

Процесс изучения дисциплины предполагает сочетание лекций, практических занятий, консультационных семинаров с самостоятельной работой студентов. На лекциях рассматриваются теоретические основы учебной дисциплины, раскрываются организационно-правовые механизмы документационного оборота, практика применения законодательства при операциях с недвижимостью. На семинарских занятиях проверяется степень усвоения теоретического материала по соответствующим вопросам, вырабатываются практические навыки в решении конкретных ситуаций, разрабатываются различные документы. В рамках самостоятельной работы студенты изучают литературу и нормативные источники, решают казусы и оформляют их документационно, готовят рефераты и доклады.

1. Методические указания

Настоящее методическое пособие разработано для студентов, обучающихся по специальности "Юриспруденция".

Цель курса: изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих и иных документов, связанных с профессиональной деятельностью юриста, а также к организации их движения, учета и хранения.

Задачи курса:

1) показать взаимосвязь информации и документа;

2) проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования;

3) проанализировать функции документа и образование систем документации;

4) дать представление о значении умелого обращения с документами в профессиональной деятельности юриста;

5) сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами;

6) дать понятие о приемах и способах документирования правовой и иной юридически значимой информации;

7) раскрыть основы архивного дела.

Изучение современной технологии документационного обеспечения базируется на знании закономерностей развития делопроизводства в России.

Студенты должны знать:

1) федеральные законы и иные нормативные правовые акты в сфере информации, информационных технологий и защиты информации , а также архивного дела;

2) акты технического регулирования и методические материалы по документированию информации, возникающей в процессе управленческой деятельности, и иной юридически значимой информации;

3) правила составления и оформления документов, в том числе относящихся к сфере профессиональной деятельности;

4) структуру и способы документирования правовой информации;

5) современные технологии обработки и хранения документов.

По результатам изучения курса "Юридическое делопроизводство" Студенты должны уметь :

1) составлять и оформлять документы, в том числе относящиеся к сфере профессиональной деятельности в соответствии с требованиями федеральных законов, иных нормативных правовых актов и актов технического регулирования;

2) анализировать содержание и реквизиты документированной правовой информации;

3) организовывать контроль за сроками исполнения документов и оперативное их хранение;

4) оформлять дела, составлять на них описи, готовить дела к передаче на архивное хранение.

Изучение курса рекомендуется начать с уяснения теоретических вопросов – понятий "информация", "правовая информация", "документирование информации", "документ", "функции документов", "классификация документов", "оформление реквизитов документов ".

После изучения теоретической части студенту необходимо подробно ознакомится с содержанием правового режима оборота и документирования информации, системами документации и требованиями предъявляемыми к оформлению различных видов управленческих документов.

Студенты должны научиться применять терминологию в области информации, документирования, действующие федеральные законы и иные нормативные правовые акты, акты технического регулирования, методические рекомендации по подготовке и оформлению документов, по организации документооборота, текущего и архивного хранения документов.

Учебный материал должен быть увязан с практическими заданиями (вопросы для самоконтроля, тесты, задания по оформлению документов). Возможно написание рефератов по курсу.

Тема 7. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Делопроизводство по обращениям граждан

Делопроизводство в органах законодательной и исполнительной власти, органах местного самоуправления : правовое регулирование (регламенты органов и инструкции по делопроизводству), организация документирования и документооборота. Делопроизводство по обращениям граждан.

Тема 8. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Судебное делопроизводство

Судебное делопроизводство. Инструкция по судебному делопроизводству. Составление процессуальных документов. Регистрация, учет и оформление судебных дел. Особенности делопроизводства в ссудах общей юрисдикции, в арбитражных судах. Судебное решение (приговор) как документ. Определения судов.

Тема 9. Организация документооборота. Основы архивного дела

Понятие о документообороте. Структура и общая характеристика документопотоков. Входящие документы, исходящие документы, внутренние документы. Организация работы с документами. Регистрация и учет документов. Контроль исполнения. Номенклатура дел. Формирование и организация хранения дел. Передача дел на хранение в архивы организаций, ведомственные , государственные и муниципальные архивы.

Тема 10. Документирование и оборот информации ограниченного доступа

Понятие и виды информации ограниченного доступа: государственная тайна, персональные данные, коммерческая и служебная тайна, иные виды конфиденциальной информации. Документирование информации ограниченного доступа. Организация работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне. Защита документов, содержащих персональные данные, коммерческую тайну . Документы "для служебного пользования" и их оборот.

I. Основные нормативные правовые акты

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30 нояб. 1994 г. // Собр. законодательства Российской Федерации . – 1994. – № 32. – Ст. 3301.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. // Собр. законодательства Российской Федерации. – 1996. – № 5. – Ст. 410.

3. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18 дек. 1996 г. // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2001. – № 52 (ч. 1). – Ст. 4921.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации (Часть первая) от 01.01.01 г. //Собр. законодательства Российской Федерации. – 1998. – № 31. – Ст. 3824.

5. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть третья от 26 нояб. 2001 г. // Собр. законодательства Российской Федерации. – 2001. – № 49. – Ст. 4552.

10.Федеральный закон от 01.01.01 года № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 32. – Ст. 3283.

11.Федеральный закон от 01.01.01 года "Об архивном деле в Российской Федерации" // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – № 43. – Ст. 4169.

18. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 01.01.01 года № 69 // "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек" // Российская газета. – 2003. – 19 ноября .

19. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. М.: ВНИИДАД, 2002.

20. ГОСТ Р "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Издательство стандартов, 1998.

21. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" М.: Издательство стандартов, 2003.

II. Базовая литература

1. Андреева. Учебник. – М., 2001.

2. , Белов и документооборот. Учебное пособие. – М., 2007.

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / под ред. . – М., 2002.

4. Кашанина техника. Учебник. – М., 2007.

5. Кирсанова делопроизводство: Учебное пособие. – М., 2003.

6. Копылов право. Учебник. – М., 2002.

7. , Щуко письмо: справочник. – СПб., 2003.

10. Нормография / Под ред. . Учебное пособие. – М., 2007.

11. , Булавина и делопроизводство: учебное пособие. – М., Ростов на Дону, 2004.

12. , Воробьев по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб., 2003.

13. Спивак управленческой деятельности (делопроизводство). Учебное пособие. – СПб., 2007.

14. , Правовые акты. – М., 1999.

15. , Янковая оформления документов. – М., 2004.

16. Чухвичев техника. Учебное пособие. – М, 2006.

17. Шугрина юридического письма. – М., 2000.

III . Дополнительная литература:

1. Андреев дефектного административно-правового акта / // Административное право и процесс. – 2010. – № 6.

2. Язык закона / И. Аниськов, В. Мальцев; под ред. . – М.: Юрид. лит., 1990. – 192 с.

3. Апт техника. Научно-практическое пособие / , и др.; под ред.: . – М.: Городец, 2000. – 272 c.

4. Баранов техника: природа, основные приемы, значение / , . – Н. Новгород. – 2005. – 288 с.

5. Белов и документооборот: учебное пособие / , . - 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 553 с.

6. Болдырев техника в гражданско-процессуальном праве / // Актуальные проблемы современной науки. – 2010. – № 3. – С. 68-72.

7. Болдырев техника: история и современность / // Юристъ - Правоведъ. – 2010. – № 4. – С. 88-92.

8. Ботин правильно составлять судебные документы: приговоры, кассационные определения. Пособие для судей / , . – М., 2003. – 232 с.

9. Васильева аспекты нормотворчества и проблемы реализации законов / // Пробелы в Российском законодательстве. – 2008. – № 1. – С. 84-85.

10. Власенко технология: Теория. Опыт. Правила: учеб. пособие / . – Иркутск: Восточно-Сибирская издательская компания, 2001. – 143 с.

11. Власенко теории юридических документов. Курс лекций / , . – М.: Изд-во Российской акад. правосудия, 2006. – 90 с.

12. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / [ и др.; под ред. , ]. - 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2008. – 479 с.

13. Жариков техника как основа законности реализации уголовно-правовых предписаний / // Российский следователь. – 2007. – № 18. – С. 9-11.

14. Зайков -технические недостатки нормативных правовых актов: злой умысел или случайные недоработки? / // Право в Вооруженных Силах. – 2009. – № 4.

15. Иванюк закона и проблемы юридической техники / // Журнал российского права. – 2008. – № 2. – С. 150-162.

16. Кокориков правил законодательной техники на примере нормативно-правовых актов, посвященных антикоррупционной экспертизе / // Общество и право. – 2010. – № 1.

Статья 27. Полномочия Администрации города Энска

1. К компетенции Администрации города Энска относятся:

1) разработка проектов планов и программ социально-экономического развития города Энска, организация их исполнения;

2) составление проекта бюджета города Энска, исполнение бюджета , в том числе сбор доходов, ведомственный контроль за исполнением бюджета, составление отчета о его исполнении;

3) установление порядка составления и ведение реестра расходных обязательств города Энска;

4) осуществление муниципальных заимствований, управление муниципальным долгом; эмиссия муниципальных ценных бумаг , в порядке, установленном Думой города Энска;

5) управление и распоряжение имуществом, находящимся в муниципальной собственности города Энска;

6) исполнение полномочий собственника имущества муниципальных унитарных предприятий , учредителя хозяйственных обществ и некоммерческих организаций ;

7) размещение за счет средств городского бюджета муниципального заказа на поставку товаров, производство работ, оказание услуг в целях обеспечения муниципальных нужд;

8) подготовка проектов муниципальных правовых актов по вопросам местного значения и направление их Главе города Энска для принятия либо внесения на рассмотрение Думы города Энска;

9) исполнение отдельных государственных полномочий Российской Федерации и Костромской области , переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Костромской области .

2. Администрация города Энска осуществляет также иные полномочия исполнительно-распорядительного органа муниципального образования в соответствии с настоящим Уставом и решениями Думы города Энска, а также полномочия органов местного самоуправления, установленные федеральными законами, законами Энской области, если их исполнение не отнесено к компетенции иных органов местного самоуправления.

Перед судом стал вопрос: вправе ли Дума города Энска, исходя из изложенных норм, а также положений статей 2, 16, 35, 37, 43, 44 Федерального закона от 6 октября 2003 года "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" принимать программу приватизации.

Дайте толкование названных норм права и решите дело. Какими способами и приемами толкования вы пользовались?

При решении дела ответьте на следующие вопросы:

Какими актами устанавливаются полномочия Думы города Энска?

Программа приватизации – это нормативный или ненормативный акт?

Вправе ли Дума города Энска принимать индивидуально-определенные акты?

Задание 2

Проанализируйте статью 7 Закона Российской Федерации от 01.01.01 года № 2124-1 "О средствах массовой информации ".

Статья 7. Учредитель

Учредителем (соучредителем) средства массовой информации может быть гражданин, объединение граждан, организация, государственный орган.

Не может выступать учредителем:

гражданин, не достигший восемнадцатилетнего возраста, либо отбывающий наказание в местах лишения свободы по приговору суда, либо душевнобольной, признанный судом недееспособным;

объединение граждан, предприятие, учреждение, организация, деятельность которых запрещена по закону;

гражданин другого государства или лицо без гражданства, не проживающее постоянно в Российской Федерации.

Соучредители выступают в качестве учредителя совместно.

Дайте толкование названной нормы и скажите: могут ли быть учредителями средства массовой информации органы местного самоуправления. Какими способами и приемами толкования вы пользовались?

Задание 3

Утрехтский мирный договор 1713 г. (ст. 9) устанавливал в интересах Англии, что порт и укрепления Дюнкерка (Франция) должны быть разрушены и никогда не подлежат восстановлению. Франция согласилась с этим условием, по одновременно начала строить в Мардеке, на расстоянии одной мили от Дюнкерка, еще более крупный порт. Англия заявила протест на том основании, что Франция нарушает Утрехтский мирный договор.

Действительно ли нарушение договора имело место? Дайте толкование договора, опираясь на нормы статьи 31 Венской конвенции о праве международных договоров (Вена, 23 мая 1969 года):

Статья 31. Общее правило толкования

1. Договор должен толковаться добросовестно в соответствии с обычным значением, которое следует придавать терминам договора в их контексте, а также в свете объекта и целей договора.

2. Для целей толкования договора контекст охватывает, кроме текста, включая преамбулу и приложения:

a) любое соглашение, относящееся к договору, которое было достигнуто между всеми участниками в связи с заключением договора;

b) любой документ, составленный одним или несколькими участниками в связи с заключением договора и принятый другими участниками в качестве документа, относящегося к договору.

3. Наряду с контекстом учитываются:

a) любое последующее соглашение между участниками относительно толкования договора или применения его положений;

b) последующая практика применения договора, которая устанавливает соглашение участников относительно его толкования;

c) любые соответствующие нормы международного права , применяемые в отношениях между участниками.

4. Специальное значение придается термину в том случае, если установлено, что участники имели такое намерение.

Задание 4

Дайте толкование следующей норме Федерального закона от 01.01.01 года "Об информации, информационных технологиях и о защите информации":

Статья 11. Документирование информации

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Каким требованиям и в какой части должны соответствовать правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления? Какими способами и приемами толкования вы пользовались?

Семинар 3. Реквизиты документов. Бланки. Стандартизация и унификация документов

План.

1. Понятие и состав реквизитов документа

2. Виды бланков документов.

3. Правила оформления отдельных реквизитов документов по ГОСТ Р 6.30-2003.

4. Стандартизация и унификация документов.

5. Формуляр документа. Формуляры-образцы.

6. Унифицированные системы документации.

Практические задания

Задание 1

Приведите возможные варианты оформления следующих реквизитов документа:

Задание 5

В качестве руководителя правового отдела составьте документ, на основании которого будет оформлен приказ о переводе сотрудника отдела в отдел политических технологий фирмы «Агат».

Задание 6

Оформите приказ по личному составу. Недостающие сведения включите по своему усмотрению.

Министерство образования РФ. Средняя школа № 49. Приказ №7 от 01.01.2001 г. Город Ярославль. Пункты приказа: 1 Принять.

2 Уволить. 3 Перевести.

Директор школы.

Семинар 5. Номенклатура дел. Формирование дел. Основы архивного дела

План.

1. Номенклатура дел: понятие и порядок работы с ней. Формирование и оформление дел.

2. Организация оперативного хранения дел. Сроки хранения документов.

3. Экспертиза ценности документов.

4. Архивное делопроизводство.

Практически задания

Задание 1

Составьте номенклатуру предприятия, где имеются четыре отдела.

Задание 2

Составить акт на бланке с угловым расположением реквизитов. Акт. Дата. Индекс. Москва. О вскрытии посылки. Утверждаю Ректор Института современного дизайна Петров.

2. Приказы, распоряжения по личному составу.

3. Оформление трудовой книжки.

4. Штатное расписание: понятие, реквизиты, содержание.

Практически задания.

Задание 1

Составить трудовой договор между физическим лицом и по поводу приема этого лица на работу на должность заведующего архивом в архив предприятия по III разряду. Договор является договором по основной работе и заключается на определенный срок. Начало работы – 20 июля 2006 г. С двухнедельным испытательным сроком .

Задание 2

Составить документ, на основании которого физическое лицо будет принято на работу на фирму «Орион» в юридический отдел на должность юриста с окладом в 2000 руб. на основании трудового договора от 14.05.06.

Задание 3

Составьте резюме для поступления на работу.

Задание 4

Составьте автобиографию.

Семинар 8. Оформление документов в гражданско-правовых отношениях

План

1. Общие правила оформления документов в гражданско-правовых отношениях и индивидуально-правовых договоров.

2. Составление и оформление доверенности.

3. Составление и оформление завещания.

Практические задания.

Задание 1

Законный брак между и расторгнут 14 сентября 2011 года. У них имеется несовершеннолетний ребенок 10 лет. В совместном браке супруги приобретали 3-х комнатную квартиру, общей площадью 62,4 кв. метра, которая оформлена в долевую собственность в равных долях на каждого члена семьи, в том числе и ребенка. желает в дальнейшем проживать и пользоваться квартирой и намерен выкупить свою долю у

Составьте предварительный и основной договоры купли-продажи.

Задание 2

Совхоз «Малиновка» решил заключить договор подряда с гражданином Зотовым на выполнение работ по монтажу электрооборудования, на суммур. Составьте договор.

Задание 3

Гражданин Леонов решил подарить своему брату Васину машину «Волга». Составьте договор.

Задание 4

Я, гражданка, находясь на излечении в Центральной больнице г. Серпухова, настоящим завещанием делаю следующее решение: все мое имущество, какое ко дню моей смерти окажется мне принадлежащим, в чем бы оно не заключалось и где бы не находилось, я

завещаю Федоровой Клавдии Ивановне. Приватизированную квартиру в г. Серпухов по ул. Ленина, дом 13, кв. 5, я завещаю Ивановой Нине Александровне.

Задание 3

Однокомнатная квартира размером 12,3 кв. м принадлежала на праве собственности 14 июня 2007 г. между собственником квартиры и был заключен договор пожизненного содержания с иждивением, согласно которому (получатель ренты) передала в собственность (плательщик ренты) указанную квартиру, а последняя обязалась в обмен на квартиру полностью содержать, обеспечивая ее питанием, одеждой и т. д.

Следователь следственного отделения Советского Р Энска ст. лейтенант юстиции, рассмотрев материалы уголовного дела № *,

установил:

По делу собраны доказательства, дающие основания для предъявления обвинения Маркову Александру Львовичу в том, что он совершил хищение боевых припасов неоднократно, а именно: 3 сентября 201* года в дневное время Марков, находясь в Ленинском районе Энской области, при осуществлении сотрудниками УВД Энской области уничтожения боевых припасов и взрывчатых веществ, совершил хищение 900 патронов в момент доставки их к месту утилизации. Указанные патроны Марков хранил у себя дома. Через несколько дней, находясь нa полигоне, расположенном в 10 км от г. Энска по Калужскому шоссе, в лесополосе за пос. Кошинским Ленинского района Тульской области , он же повторно совершил хищение 900 патронов в момент доставки их к месту утилизации. Указанные патроны Марков хранил в коридоре своего дома. Согласно заключению баллистической экспертизы изъятые патроны являются боеприпасами к нарезному спортивно-охотничьему оружию калибра 5,6 мм и пригодны для производства выстрелов.

Своими действиями Марков совершил преступления, предусмотренные ст. 226 ч. 3 п. «б» УК РФ.

На основании изложенного, руководствуясь статьями ……. УПК РФ,

постановил:

Привлечь в качестве обвиняемого по настоящему делу, предъявив ему обвинение в преступлениях, предусмотренных ст. 226 ч. 3 п. «б» УК РФ, и сообщить ему об этом.

Следователь

Настоящее постановление мне объявлено, его текст зачитан вслух. Сущность предъявленного обвинения мне разъяснена и понятна.

Одновременно следователем разъяснены мне права обвиняемого на предварительном следствии. Мне известно, что я имею право знать, в чем обвиняюсь, и давать объяснения по предъявленному мне обвинению, представлять доказательства, заявлять ходатайства, ознакомиться по окончании предварительного следствия со всеми материалами дела, заявлять отводы, приносить жалобы на действия и решения следователя и прокурора.

Мне разъяснено, что я имею право иметь защитника с момента предъявления обвинения. Положения ст. 51 Конституции РФ, согласно которым никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников, мне также разъяснены.

Обвиняемый

С постановлением ознакомился, помощь обвиняемому в уяснении сущности предъявленного обвинения мной оказана.

Защитник

Постановление объявил, права обвиняемому разъяснил.

Следователь г. Энска

ст. лейтенант юстиции

Задание 6

Следователь вынес следующее постановление:

Следователь СО Советского Р Энска ст. лейтенант юстиции, рассмотрев материалы уголовного дела № ,

установил:

В начале марта 1995 года у дома № 2 по Красноармейскому проспекту в г. Энске гр-ка Боровкова у не установленного следствием лица приобрела купюру достоинством 100 долларов США, которую впоследствии хранила у себя дома по адресу: 5, кв. 146.

В мае 1996 года Боровкова решила обменять приобретенную ей купюру на рубли РФ. Она не успевала зайти в обменный пункт сама и попросила об этом свою знакомую Дубровину. 30 мая 1996 года Боровкова передала для обмена принадлежащую ей купюру Дубровиной, которая пришла с ней в сберкассу, расположенную по адресу: 2. Подлинность купюры вызвала сомнение у сотрудников сберкассы, и тогда сотрудники милиции изъяли эту купюру у Дубровиной. Согласно заключению криминалистической экспертизы, купюра, изъятая у Дубровиной, изготовлена не предприятием, осуществляющим производство государственных денежных знаков и ценных бумаг США.

Принимая во внимание, что в действиях Боровковой отсутствует состав преступления, руководствуясь ст. 113 УПК РФ, на основании п. 2 ст. 5 УПК РФ,

постановил:

1 . Уголовное преследование в отношении прекратить.

2 . О принятом решении уведомить заинтересованных лиц.

Следователь СО Советского Р Энска

5. Дополнительные практические задания
для самостоятельной работы

1. Составьте документ с просьбой о представлении Вам внеочередного отпуска.

2. Составить справку для предъявления в военкомат о факте обучения студента в институте современного дизайна. Оформите на бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Составить договор студента с университетом об условиях обучения.

18. Оформить гарантийное письмо в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

1. Гражданин Иванов был сбит машиной и получил травму, в результате которой стал инвалидом II группы. Для возмещения вреда Иванов решил обратиться в суд. Составьте исковое заявление.

2. Г-н Анохин давно просил г-на Петрова продать ему пишущую машинку, однако Петров не хотел этого делать. Не отказавшись от намерения приобрести машинку, Анохин сталугрожать Петрову разглашением его семейной тайны, если Петров ее не продаст. Петров вынужден был продать машинку за 2000 р., хотя она нужна была ему самому. Одумавшись, Петров решил обратиться с иском в суд. Составьте исковое заявление.

3. В результате обработки совхозом «Ягодка» посевов гороха ядохимикатами, на пасеках, расположенных непосредственно вблизи посевов, принадлежащих пчеловодам
-любителям Григорьеву, Спиридонову и Мышкину, погибли пчелы. Размер ущерба, причиненный пчеловоду Григорьеву, составил – 15 тыс. р., Спиридонову – 8 тыс. р., Мышкину – 6 тыс. р. Пчеловоды решили обратиться в суд. Составьте исковое заявление.

10. Какие документы должны быть приложены к исковому заявлению:

а) о восстановлении на работе лица, уволенного по сокращению штата ;

б) о возмещении ущерба, причиненного повреждением здоровья, работнику в связи с

исполнением им трудовых обязанностей;

в) о лишении родительских прав;

г) об установлении отцовства;

Председатель. Секретарь.

19. Оформите деловое письмо. Самостоятельно сформулируйте текст письма.

Реквизиты для оформления бланка.

Акционерное общество «Старт». Почтовый адрес: 8, телефон (0, e-mail: *****@, р/сч. .

Директор АО «Старт» направляет заявку на участие в весенней экспозиции директору выставочного центра «Экспо-Бизнес» г-ну и просит включить предприятие в число участников выставки. К письму прилагается план экспозиции на 3 л. в 2 экз.

Почтовый адрес Выставочного центра «Экспо-Бизнес»: 18.

20. Оформите заявления:

1) На имя Генерального директора автозавода «Москвич» , которое подает инженер сборочного цеха этого завода с просьбой предоставить ему очередной отпуск с 12 апреля текущего года.

2) Ректору Московского государственного университета от Вашего имени с просьбой допустить Вас к сдаче итогового экзамена по специальности на юридическом факультете .

20. Оформите справку с места работы лаборантке Центральной районной больницы г. Переславля-Залесского (ведомственная принадлежность больницы – Министерство здравоохранения РФ) о том, что она действительно работает в ЦРБ в должности лаборантки с месячным окладом в 800 р.

Справка оформляется для предоставления в детский сад «Колокольчик» и подписывается главным врачом больницы и главным бухгалтером . Порядковый номер справки укажите произвольно, дата – текущая.

21. Составьте доверенность.

Доверенность составляется в городе Москве, ее порядковый номер 15. Доверенность выдается поверенному, инженеру по снабжению Московского завода «Фрезер», которому доверяется производить закупку инструмента в магазине «1000 мелочей», а также совершать все необходимые действия при его транспортировке. Паспорт имеет серию и номер 7и г. Московским РОВД. Доверенность выдается на срок до 31.12.2002 г.

6. Вопросы для повторения

1. Понятие информации, информация как объект правовых отношений.

2. Правовая информация и ее структура.

3. Понятие делопроизводства, его цели и функции.

4. Законодательство об информации, правовое регулирование делопроизводства.

5. Порядок использования государственного языка Российской Федерации при документировании официальной информации.

6. Понятие и виды документов.

7. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.

8. Структура и содержание документа.

9. Состав и основные требования к оформлению реквизитов документа.

10. Организационно-распорядительные документы: понятие, состав, юридическая сила.

11. Характеристика федерального закона как документа, его структура и реквизиты.

12. Основные требования к оформлению распорядительных документов.

13. Понятие и назначение организационных документов.

14. Информационно-справочные документы: определение, виды, функции.

15. Структура, содержание и виды протоколов.

16. Понятие и классификация документов по личному составу.

17. Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате.

18. Особенности документирования трудовых отношений.

19. Документооборот и документопотоки.

20. Регистрация и учет документов. Системы электронного документооборота.

21. Формирование дел. Номенклатура дел.

22. Основные требования к подготовке дел для передачи на архивное хранение.

23. Делопроизводство по обращениям граждан.

24. Основы правового регулирования делопроизводства в органах исполнительной власти.

25. Понятие и особенности судебного делопроизводства.

26. Регистрация, учет и оформление дел в районном суде.

27. Понятие и виды информации ограниченного доступа.

28. Организация работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.

29. Защита документов, содержащих персональные данные, коммерческую тайну.

30. Документы "для служебного пользования" и их оборот.

7. Методика проведения зачета

Зачет проводится в письменной форме. Работа состоит из теоретической и практической частей, которые различаются по содержанию, степени сложности и числу заданий.

Теоретическая часть включает 3 блока. Определяющим признаком для каждого блока работы является форма заданий: блок 1 содержит задания с выбором ответа, блок 2 содержит задания с кратким ответом, блок 3 содержит задания с развернутым ответом.

К каждому из заданий с выбором ответа первого блока работы предлагается 4 варианта ответа, из которых только один правильный.

В заданиях с кратким ответом второго блока работы ответ дается соответствующей записью в виде слова (например, реквизит), словосочетания (например, угловой бланк), набора букв или цифр (например, 1342).

В заданиях с развернутым ответом третьего блока работы ответ формулируется и записывается экзаменуемым самостоятельно в развернутой форме.

Практическая часть содержит 2 ситуационных задания на составление документов. Студенту предлагается практическая ситуация, на материале которой следует определить вид составляемых документов и оформить соответствующий документ.

Первый казус (ситуация) предполагает конструирование бланков и составление организационно-распорядительных документов. Второй казус (ситуация) предполагает конструирование бланков и составление двух информационно-справочных документов.

Отметка "зачтено" ставится при успешном выполнении 75 процентов каждой части работы.

Юридическое делопроизводство

Учебно-методическое пособие для студентов очной и заочной форм обучения

Подписано в печать Формат бумаги 60 х 84 1/16.

Печать трафаретная. Печ. л. Заказ Тираж экз.

Костромской государственный технологический университет

Редакционно-издательский отдел

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.