Простой бланк доверенности на получение товара. Нужна ли директору доверенность на получение ТМЦ? От организации на организацию

Доверенность на получение товара или иных материальных ценностей – довольно значимый документ для многих организаций, который позволяет избежать многих осложнений и, банально, экономит время. Однако, составление документа имеет свои особенности, о них и пойдет речь в данной статье.

Документ, который дает право сотруднику организации выступать в качестве ее представителя при получении товара и других материальных ценностей, поставляемых по заказу или договору, называется доверенностью на получение материальных ценностей. Выдача подобной доверенности лицу, который не является сотрудником организации, не допускается.

Срок действия доверенности , как правило, устанавливается не более, чем на 15 дней, что напрямую зависит от возможности вывоза и получения товара по накладным, нарядам или счетам, т.е. документа, на основании которого она выдана. Кроме того, доверенность на получение товара может быть оформлена на один календарный месяц, если получение ТМЦ по доверенности выполняется в порядке плановых платежей.

Виды и форма доверенности на получение МТЦ

Данный документ широко вошел в практику деятельности российских компаний, он имеет унифицированную форму бланка М-2 и М-2а, каждый из которых требует правильного заполнения. Стандартной формой доверенности признается бланк М-2, а М-2а и используется лишь в тех случаях, когда получение товара у поставщика выполняется доверенным лицом организации на постоянной основе. Бланк доверенности М-2 состоит из отрывной части документа и корешка, который остается у бухгалтера организации, выписавшего документ, подшивается в отдельную папку и хранится в хронологическом порядке 5 лет вместе с другими подобными документами. Форма М-2а корешка не имеет, ее оформление регистрируется в специальном журнале.

Заполнение бланка доверенности на получение материальных ценностей

Важно! Обязательным реквизитом документа при заполнении является его дата. Если в доверенности не проставлена дата, то согласно п. 1 ст. 186 ГК РФ, она будет считаться недействительной! Также необходимо указывать номер доверенности и срок ее действия.

Основная часть документа заполняется по следующему принципу:

Графа «Организация» - прописывается полное или сокращенное наименование юридического лица, в соответствии с имеющимися учредительными документами, ее код по ОКПО.
Графы «Доверенность №» и «Дата выдачи» заполняется согласно последующему порядковому номеру документа и даты его составления, соответственно.
В графе «Доверенность действительна по…» прописывается последняя дата, когда документ можно использовать. Напомним, что, несмотря на , для этого документа стандартный срок действия составляет 15 дней или один календарный месяц при особых условиях.
Графа «Наименование потребителя и его адрес» заполняется в соответствии с учредительными документами организации, которая поставляет ТМЦ: прописывается полное или сокращенное наименование компании, а также ее юридический адрес.
Графа «Наименование плательщика и его адрес» заполняется в соответствии с учредительными документами организации, которая выдала доверенность: прописывается полное или сокращенное наименование компании, а также ее юридический адрес. Также, фиксируются номера банковских расчетных и корреспондентских счетов компании, наименование банка плательщика - это не обязательные реквизиты, они приписываются по договоренности сторон.
Графа «Доверенность выдана» заполняется на лицо, которому доверенность выдана: указывается его должность и ФИО в дательном падеже.
Далее фиксируются паспортные данные доверенного лица, по которому получают товарно-материальные ценности, указывается наименование документа, его номер, когда и кем выдан.
Таблица «Перечень материальных ценностей, подлежащих получению», расположенная на оборотной стороне документа, заполняется в том случае, если в предыдущей графе не приведены наименование товара, подлежащего выдаче, и их количество, в противном случае в таблице делается прочерк. Заполняя таблицу, наименование и количество товаров указывается прописью с большой буквы, в незаполненных строках данной графы обязательно ставится прочерк.
После таблицы с записями ставится подпись лица, на которого данная доверенность оформляется. Подпись удостоверяется руководителем организации и главным бухгалтером, заверяется печатью юридического лица.

Корешок доверенности на получение МТЦ позволяет учесть множество нюансов, связанных с ее выдачей: дата и номер документа, срок действия, должность ФИО доверенного лица, наименование поставщика и другое. Эта часть документа заполняется следующим образом:

Графы 1, 2, 4, 6-7 заполняются в соответствии с отрывной частью доверенности.
В графе 3 «Срок действия» указывается срок, в течении которого документ можно считать действительным.
В графе 5 «Расписка в получении доверенности» ставится подпись доверенного лица, после полного заполнения формы, в том числе, после проставления подписи руководителя и бухгалтера, а также печати.
В графе 8 фиксируется номер и дата накладной или иного документа, который является подтверждением получения ТМЦ по доверенности.

Важно! Доверенность, по которой организация получила ТМЦ, хранится в архиве 5 лет!

В случае, когда доверенность на получение товара не была использована доверенным лицом, она должна быть им возвращена в бухгалтерию не позднее следующего дня после истечения срока ее действия. Документ после принятия его бухгалтером хранится до окончания текущего года, доверенность погашается надписью «не использована» в графе 8 корешка или в журнале учета в графе «Отметка о выполнении поручения».

Многие знают о том, что без специальных доверенностей товарно-материальные ценности не отпускаются. Потому и оформляются специальные документы на каждого из сотрудников. Но не каждый знает порядок, по которому этот документ надо заполнять.

Согласно тексту в действующем законодательстве, такие доверенности нужно вести на территории любых предприятий, связанных с получением ТМЦ. Главным источником для приобретения становится покупка у поставщиков. С ними заключаются договора в соответствующей форме.

Составления доверенности требуют любые ТМЦ, отпускаемые по соглашениям или заказам, договорам, счетам и нарядам.

Доверенность от руководства на предприятии нужно выдать физлицу, принимающему ценности. С помощью доверенности стороны подтверждают наличие прав и обязанностей, связанных с заключённым соглашением.

Доверенности оформляются в нескольких видах: специальный и генеральный тип, а так же – разовый.

Как раз в специальную группу входят доверенности, связанные с получением ТМЦ. Она даёт полномочия на выполнение ряда однородных действий. Главное требование – чёткое обозначение прав и обязанностей. Тогда легче избежать противоправных действий со стороны исполнителей.

Бухгалтерии отдают специальные корешки отрывного типа, которые служат основой для регистрации документа в службе. Допускается ведение документации в электронном виде. Тогда пустые бланки находятся в базе данных предприятия. Компьютер станет незаменимым помощником при заполнении.

Регистрация доверенности

После выдачи сотруднику каждая доверенность должна проходить регистрацию. Особые правила действуют для формы №М-2. Работник должен получить отрывную часть. В бухгалтерии остаются корешки, где материально-ответственное лицо ставит свою подпись.

Что такое личная карточка и как ее заполнить, вы сможете узнать

Регистрация как раз и проходит на корешках. Книжка из чистых бланков предварительно нумеруется, проходит брошюрование. Это делается до того, как доверенности выдаются. На последних страницах делается запись о том, сколько листов включается в нумерацию. Число указывают только с помощью прописи.

Главный бухгалтер отвечает за заверение данных проставлением своей подписи.

Регистрация в специальном журнале обязательна для компаний, которые пользуются формой доверенности М-2а.

О сроках действия и возврате доверенности после получения

Трёх лет не может превышать максимальный срок, на который выдаются доверенности.

На протяжении года документ сохраняет силу, если в его тексте не прописано других правил.

Если руководство самостоятельно устанавливает срок действия документа, оно должно исходить из возможностей, связанных с перевозкой и отправкой товара. Согласно Инструкции, рекомендуемый срок, на который выписываются доверенности, равен 15 суткам.

Пример формы М-2 с пояснениями.

На месяц это время продлевается, если документами пользуются чаще. Но не будет нарушением ситуация, если выписывать документ и на более длительное время.

Пошаговую инструкцию о том, как написать посмотрите по ссылке.

В Гражданском Кодексе подобные действия не запрещены. При этом обязательно указание срока не только на корешках, но и на лицевой стороне.

Отметка на корешке ставится, когда возникает необходимость вернуть документ. В бухгалтерии необходимо хранить даже те доверенности, которые были возвращены, но не использованы на практике. Это делается до того, как кончится отчётный период. Затем их уничтожают, что подтверждается составлением соответствующего акта.

Что касается журнала учёта по доверенности, то в него входит информация, которая касается:

Номера.
Даты.
Места жительства вместе с паспортными данными и ФИО представителя.
Перечня полномочий представителя.
Наличия, либо отсутствия права передоверия.
Срока действия.
ФИО руководства, отвечающего за подписание.
Ответственного подразделения.
Реквизитов служебной записки.
Отметки об отмене.
Даты возврата.

Лучше всего автоматизировать систему, в которой доверенности составляются и хранятся. Это облегчит множество процессов, позволит сэкономить время и силы.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ на компьютере, вы узнаете в этом видео:

Для каждого предприятия источником поступления товаров, а также материальных ценностей является их приобретение у поставщиков на основании заключённых договоров и актов. Исполнение обязательств по ним — это передача товара поверенному и переход права собственности.

Учитывая это, предприятие не может выполнить указанные действия, в связи, с чем уполномочивает на это физическое лицо. Данным фактом удостоверения предоставленных прав от предприятия может стать доверенность на получение ТМЦ.

Основные понятия

Виды доверенности и отличия между ними

Доверенность – документ, подтверждающий права и обязанности сторон, который выдаётся одним лицом другому для его законного представительства перед третьими лицами.

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

Генеральная (общая) — предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ может быть:

выдана для покупателя;
выдана для продавца.

Юридическая наука устанавливает нормы, для чего нужна доверенность. Законодательство предоставляет право или обязанность лиц по заключению доверенностей с целью охраны и безопасности юридических и гражданских прав сторон.

Предназначение доверенности как правового акта состоит в том, что она является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

В случае выявления недостачи товара, оформляется форма 3-1 доверенности, утверждённая МФ РК №216.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации. Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

должна быть постранично пронумерована;
последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано __листов»;
общее количество листов обязательно прописывается прописью;
рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

Порядковый номер доверенности.
Дата её выдачи.
Срок действия.
ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
Данные поставщика.
Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
Подпись поверенного.
Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

поставщиками;
получателями – при аннулировании доверенности.

Ответственные лица

Ответственными лицами являются:

Главный бухгалтер, который обеспечивает правильность выдачи, регистрации доверенностей и контроль за их оформлением. Он же проводит инструктаж всех поверенных лиц про порядок предоставления документа и выполнения соответственных поручений. В компетенции главбуха также контроль за надлежащим использованием выданных доверенностей и за неиспользованными бланками и порядок хранения данной документации.
Лицо, на которое оформлена доверенность, является материально ответственным. С ним может быть заключён письменный договор о материальной ответственности. Поверенный, получивший от поставщика ТМЦ, обязан бережно к ним относиться и принимать соответствующие меры по недопущению ущерба. Он так же должен сообщать руководству предприятие о возможных обстоятельствах, которые могут угрожать сохранности ТМЦ.

Если вред ТМЦ причинен не по вине работника, то он не несет материальной ответственности.

Нужна ли доверенность директору?

У многих бухгалтеров предприятий возникает вопрос: обязательно ли оформление доверенности на директора? Согласно законодательным нормам, директор как единственный исполнительный орган предприятия, выступает от имени и в защиту прав юридического лица на основании уставных документов.

По правилам оформления, доверенность выдаётся уполномоченному лицу и подписывается руководителем данного предприятия.

Соответственно директор не может оформить доверенность сам на себя. Поэтому он ее оформлять не должен.

А для получения товара достаточно предъявить один из указанных документов:

копию уставных документов или выписку из устава;
копию решения участников о назначении лица директором;
справку из ЕГРЮЛ

Но юридическое лицо может назначить директора определённого представительства или филиала. В таком случае руководитель будет действовать на основании генеральной доверенности. Ее директор должен предъявить поставщику.

Выдача документа не сотруднику предприятия

Доверенность на получение товара может быть оформлена на сотрудника предприятия и другого лица не являющимся его работником.

На практике нередко возникает ситуации, когда получение товара сотрудником предприятия невозможно. В таком случае законодательство даёт право получения другим лицам по доверенности. Следовательно, не сотрудник предприятия обязан получить доверенность по общим правилам и предъявить её продавцу.

Нужна ли доверенность другим лицам?

При получении товара от ИП не требуется предъявлять доверенность. Ему достаточно предъявит паспорт или свидетельство о госрегистрации ИП.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо.

Правила заполнения (+образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
В верхнем правом углу - код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
Полное наименование продавца (поставщика).
Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Заполнение остальных полей

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

Порядковый номер товара.
Название материальных ценностей.
Единица измерения.
Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей, может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров - выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С

Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей

Наличие подтверждающих документов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

правильно оформленную доверенность;
оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Оригинал доверенности остается у поставщика, который прикрепляется к отгрузочному документу и сдаётся в бухгалтерию.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока — в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

Если данный период прямо не указан, то по общим правилам считается, что выдана годовая доверенность.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.
Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Возврат неиспользованного бланка

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Когда доверенность признаётся недействительной?

Доверенность признается недействительной в случае:

Неправильного заполненного или пустого бланка доверенности. Не должно быть исправлений и различного рода помарок.
Если на бланке не указаны сроки выдачи документа.
Отсутствие, хоть одной законодательно установленной подписи на документе.
Если поставщик получил от получателя письменное сообщение об аннулировании данной доверенности.

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ следует придерживаться тех же принципов, что и для другой документации: аккуратность и скрупулёзный учёт.

Осуществляя деятельность, компания взаимодействует с другими лицами путем обмена материальными ценностями, оказания услуг и т.д. Партнеров у фирмы может быть множество, но, согласно законодательству, подписывать документы и получать материалы без оформления других бланков имеет право только руководитель. Для всех остальных нужно оформлять доверенность на получение тмц.

Под доверенностью организации следует понимать оформленный на предприятии документ, в соответствии с которым лицо, указанное в нем, получает право подписывать документы и получать материальные ценности.

При этом различают несколько видов данного документа, которые подразделяются в зависимости от длительности полномочий. Выделяют доверенности которые составляются на разовые сделки, они действительны только один раз при получении конкретно указанного количества определенного товар. Другой разновидностью данного документа является доверенность, составляемая на повторяющееся действие.

Росстатом предусмотрены стандартные формы доверенностей, которые в зависимости от видов бывают – типовая форма м 2 - для разового получения товара, и специализированная – форма м-2а, используемая в течение определенного периода.

Какую именно использовать доверенность принимает решение предприятие самостоятельно, основываясь на возникающей потребности. Если сделка предполагает разовую передачу товара, то можно использовать доверенность м-2. Например, покупка станка.

Внимание! Для договора поставки, при котором отгрузка товара осуществляется партиями в течение определенного периода, целесообразней оформить одну доверенность м-2а, вместе нескольких м-2. Примером, данной ситуации может служить заправка служебного транспорта на АЗС.

На кого можно выписать доверенность

Действующие положения нормативных актов определяют, что получение по накладной материальных ценностей руководство компании может доверить любому сотруднику компании. При этом рекомендуется учитывать компетенцию работника и трудовые функции, которые он выполняет.

Кроме этого, доверенность может быть, согласно ГК РФ, оформлена и на совершенно постороннее лицо в компании. То есть с данным человеком отсутствуют не только трудовые, но и иные какие-либо гражданские договоры.

Однако, администрация компания должна помнить, что предъявить претензии представителю по доверенности, который не оформлен по трудовому договору, очень трудно. Ведь с ним нельзя заключить договор о материальной ответственности.

Также надо учитывать, что поставщики предпочитают сотрудничать с работниками компании, поэтому часто требуют, чтобы была указана должность представителя фирмы.

Сроки действия документа

В настоящее время доверенность на получение материальных ценностей может оформляться на срок, который компания закрепляет в своих нормативных локальных актах.

Ранее организации могли выписывать доверенность сроком на десять дней. По его истечении, если представитель не успел воспользоваться данной доверенностью, фирма могла выписать ему новый бланк.

Сейчас руководство имеет право установить различные сроки действия доверенности для каждого случая. Главное требование – эти периоды нужны зафиксировать в локальных нормативных документах предприятия, например в учетной политике.

Существует практика, согласно которой подобные доверенности принято выписывать на период не превышающий 15 дней. Считается, что этого времени достаточно, чтобы получить материальные ценности.

Для формы М-2а чаще всего срок определяется в 30 дней, но она может быть оформлена и на период действия договора поставки.

Если выписанная ранее доверенность не использована, то ее обязательно нужно вернуть в компанию, чтобы ее погасили штампом «Не использована».

Скачать бланк доверенности по форме М-2

Образец заполнения доверенности на получение товара по форме М-2

Пример заполнения лицевой стороны

Рассмотрим на примере, как выглядит доверенность на получение товара образец.

В первую очередь вносятся данные с шапку бланка. Там необходимо отразить полное либо сокращенное наименование организации, присвоенный ей в статистике .

Следующим этапом доверенности присваивается номер. Если в субъекте бизнеса ведется журнал учета этих бланков, то под ним производится регистрация. Также необходимо указать дату оформления, а также дату, до которой выписанная доверенность будет действительной.

Ранее нормами закона было закреплено, что доверенность может быть выписана на срок максимально 10 дней. В данный момент его компания может устанавливать самостоятельно и закреплять во внутренних документах.

Следующим шагом записываются сведения о компаниях потребителе и плательщике - нужно указать наименование и адрес расположения. Наличие этих полей дает возможность оплаты ТМЦ одним субъектом бизнеса, а получение - другим. Если же обе в качестве них выступает одна и та же организация, то вместо дублирования данных во втором поле можно указать слово «Он же».

Теперь в доверенности нужно отразить данные о держателе документа - его полные Ф.И.О., должность, данные паспорта (серия, номер, дата и место оформления).

На следующем шаге необходимо проставить наименование организации, в которой происходит получение ТМЦ, а также сведения о документе, на основании какого производится их передача. В качестве последнего могут выступать товарная накладная, акт приема-передачи, универсальный документ (УПД), счет и другие бланки.

Отрывной корешок

Каждый бланк доверенности имеет отрывную часть, или корешок. Она обычно располагается слева, либо сверху. В нее ответственное лицо также должно занести сведения - номер доверенности, дата ее оформления, срок действия, сведения о контрагенте.

При получении ТМЦ по доверенности, на корешке ставится штамп либо печать, после чего он отрывается от бланка. Обычно корешок подкалывается к сопроводительному документу и служит отчетом о ее использовании.

Пример заполнения оборотной стороны

Обратную сторону бланка также заполняет бухгалтер или ответственное лицо. Она выглядит как большая таблица, в которую построчно нужно занести сведения о получаемых ТМЦ. В столбцы необходимо вписать: номер п/п, наименование позиции, единица измерения и количество к получению. Последняя графа записывается прописью.

После того, как бланк доверенности на получение товара заполнен, и на нем остались пустые строки, их в обязательном порядке прочеркивают знаком «Зигзаг». Таким образом исключается возможность внести туда еще какие-нибудь данные.

Работник, на которого оформлен документ, проставляет свою подпись в нижней части бланка. Она должна быть заверена отметками директора и главбуха. Если субъект бизнеса использует печать, то ее оттиск также должен быть проставлен.

Необходимо ли вести учет выданных доверенностей

Действующий закон не обязывает должностное лицо в обязательном порядке составлять журнал учета доверенностей. Однако необходимо понимать, что этот бланк может наделять своего владельца широкими полномочиями, и их бесконтрольный отпуск может нанести серьезный вред организации.

Ведение журнала учета поможет решить следующие вопросы:

Регистрация выписанных доверенностей;
Отслеживание движения доверенностей;
Своевременный отзыв недействительных документов.

Необходимость регистрации выписанных бланков и ответственное за это лицо должно назначаться распоряжением руководителя. Также желательно разделить учет и оформление доверенностей на получение ТМЦ и прочие действия.

Как правило, журнал заводится на год, либо, при небольшом движении бланков, на более длительный срок. Его листы должны быть пронумерованы и прошиты.

Внимание! В журнале должна быть предусмотрена графа, в которой будет проставляться отметка об использовании доверенности (с указанием сведений о приходном документе), либо о ее возврате.

В отечественной практике предпринимательской деятельности организации и ИП приобретают товары, оборудование, материалы и иное имущество, прямо или косвенно используемое в хозяйственном обороте. Как правило, соответствующие субъекты действуют через своих сотрудников, которым для приема приобретенных ценностей необходима доверенность на получение ТМЦ.

Доверенность

Порядок выдачи доверенностей, требования к их заполнению и содержанию предусмотрены в главе 10 ГК РФ (ст.ст.185 - ).

Обязательными условиями для признания доверенности легальной являются:

письменная форма документа;
дата совершения формуляра;
перечень предоставляемых прав;
указание на уполномоченное лицо;
данные доверителя, его подпись и печать (при наличии).

Описанные правила являются обязательными и применяются к любым полномочиям, в том числе и к доверенностям на получение материальных ценностей, выдаваемым на территории Российской Федерации.

При этом нормы отечественного гражданского законодательства не предусматривают обязательные формы доверенностей для тех или иных случаев.

Несмотря на указанное обстоятельство, Госкомстат России в Постановлении от 30.10.97 N 71а утвердил бланк доверенности на получение материальных ценностей.

Формуляр М-2

Отечественный Госкомстат в своем Постановлении от 30.10.97 N 71а разработал и утвердил сразу две формы доверенностей:

формуляр М-2а , предназначенный для компаний, часто получающих имущество через уполномоченных лиц.

Оба документа используются для наделения представителей предприятий правами на получение ТМЦ.

Надо учитывать, что отечественный Госкомстат допустил выдачу описываемых бланков только сотрудникам предприятий. Использовать указанные формуляры для наделения полномочиями иных лиц, не трудящихся в компании, не допускается.

Бланк доверенности по форме М-2

Бланк доверенности по форме М-2а

Важно отметить, что начиная с 2013 года указанные выше формуляры доверенностей не являются обязательными к применению. Каждое предприятие вправе самостоятельно решить вопрос о целесообразности использования разработанного бланка документа или же может ввести в оборот собственную форму.

Если организация решит использовать официальные бланки документов, то при их оформлении необходимо учесть следующее:

вносить сведения в бланк можно как от руки, так и с использованием технических средств;
обязательно надо отразить как дату наделения полномочиями, так и момент их прекращения;
паспортные данные доверенного лица, его ФИО;
наименование поставщика, его адрес;
документ о приобретении товара;
перечень имущества для получения, его количество и стоимость.

Также следует учесть, что доверенность, выдаваемая по форме № М-2 или бланку № М-2а, должна быть подписана не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером.

Следует отметить, что отечественный Госкомстат, разработав бланки документов о наделении работников полномочиями, не утвердил официальный образец доверенности на получение товара.

Однако неукоснительное следование описанным рекомендациям позволит оформить соответствующие права правильно и без ошибок.

Также надо помнить, что выдача доверенности организацией по собственной форме не может служить основанием для признания такого полномочия недействительным. Это же относится и к случаям выдачи формуляров лицам, не работающим в компании.

Заполнения формы № М-2

Заполнения формы № М-2а