Отчет в пфр сзв стаж образец. Форма сзв-стаж: как правильно заполнить новую отчетность для пфр

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема - у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд - СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга - ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

• Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
• Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

• Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
• Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

• Если это делает предприниматель - по месту его проживания;
• Если это делает компания - по ее месту расположения;
• Подразделения, которые ведут учет самостоятельно - по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

• Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год - год увольнения.
• В таблицу заносят одного человека, период работы - с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
• В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
• Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

Скачать в Excel.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
• Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
• Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
• При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

• Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
• Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
• Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена - то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание! Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

• Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
• За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников - фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
• Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
• Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
• Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
• Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

В 2018 году страхователи обязаны впервые отчитаться в ПФР о стаже своих сотрудников по новой форме СЗВ-СТАЖ. Новая форма отчетности была установлена еще постановлением правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, но в 2017 году большинство работодателей ее не сдавали. Рассказываем, кто и когда должен представить форму СЗВ-СТАЖ за 2017 год, как ее правильно заполнить, а также уточним размеры штрафов за нарушение порядка представления данной отчетности.

Кто должен отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ

Обязанность раскрыть сведения о трудовом стаже сотрудников распространяется на всех страхователей - организации и ИП, которые используют труд наемных работников (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). При этом к таким работникам относятся как сотрудники, работающие по трудовому договору, так и те, которые трудятся на основании гражданско-правовых контрактов. Например, на основании договоров подряда и оказания услуг.

Не сдают СЗВ-СТАЖ только индивидуальные предприниматели (адвокаты, нотариусы), не имеющие наемных работников и уплачивающие страховые взносы только за себя (ст. 8 и 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Таким образом, отчитаться должны все ИП, организации (в том числе и иностранные) и их обособленные подразделения, у которых есть сотрудники. Причем здесь неважен факт выплаты зарплаты и вознаграждений в пользу сотрудников, с которых работодатель уплачивает страховые взносы на пенсионное страхование.

В отчетном периоде по разным причинам выплаты в пользу работников могут и вовсе отсутствовать. Между тем, наличие договорных отношений между работодателем и сотрудником свидетельствует о том, что работодатель является страхователем. И, как всякий страхователь, он обязан отчитаться перед ПФР о стаже своих сотрудников.

Следовательно, если в 2017 году организация или ИП не платили своим сотрудникам зарплату и не перечисляли за них страховые взносы в ИФНС, они все равно обязаны отчитаться по форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год.

Это же касается и организаций, у которых отсутствуют работники. Они должны отчитаться, как минимум, в отношении своих директоров (при наличии заключенных с ними договоров), которые для организаций являются застрахованными лицами.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ

Общий срок направления в ПФР сведений о страховом стаже сотрудников установлен ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Согласно данной норме, сведения представляются страхователями не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом.

Иными словами, отчитаться за 2017 год нужно будет до 1 марта 2018 года. ПФР уже приступил к приему отчетности. С графиком приема СЗВ-СТАЖ за 2017 год можно ознакомиться в отделе ПФР по месту регистрации. Графики также уже появились на сайтах некоторых региональных отделений фонда.

При этом в законодательстве установлены и другие сроки направления сведений о страховом стаже. Как правило, эти сроки касаются исключительных случаев и на большинство организаций и ИП не распространяются.

Так, первое исключение из правила установлено для случаев выхода сотрудников на пенсию. СЗВ-СТАЖ в отношении сотрудника, подавшего заявление о назначении страховой пенсии или страховой и накопительной пенсий, страхователь представляет в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения к нему работника (п. 2. ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Второе изъятие из общего правила касается случаев реорганизации и ликвидации организации (п. 3. ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

При реорганизации компании СЗВ-СТАЖ нужно представить в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса). Причем отчетность подается за период с 1 января текущего года по дату реорганизации.

При ликвидации юрлица и прекращении физлицом деятельности в качестве ИП отчетность представляется в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса, или принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП. Отчетность сдается в этих случаях за период с 1 января текущего года по дату расторжения договоров с сотрудниками.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2017 год

Порядок заполнения формы утвержден постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Форма включает 5 разделов, но заполнять все эти разделы не требуется. Общеобязательными к заполнению являются только первые 3 раздела формы. В них указывается информация о самом страхователе, о застрахованных лицах, а также сведения об их страховом стаже. 3 и 4 раздел заполняется в исключительных случаях. А именно тогда, когда сотрудник уходит на пенсию.

Сначала в форме необходимо заполнить раздел 1, посвященный самому страхователю. В поле «Регистрационный номер ПФР» нужно указать номер страхователя, который ему был присвоен при регистрации в качестве страхователя.

Далее указывается ИНН (в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе), КПП (ИП не заполняют) и краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами. Вместо наименования организации ИП указывают в этом поле свои полные фамилию, имя и отчество.

Если отчетность за 2017 год сдается в первые, то в поле «Тип сведений» нужно поставить значение «Исходная». При исправлении первоначальной формы и внесении в нее изменений, нужно указывать значение «Дополняющая». Если же форма подается в связи с выходом сотрудника на пенсию, в поле «Тип сведений» указывают показатель «Назначение пенсии». В форме допустимо указывать только один показатель.

В разделе «Отчетный период» нужно проставить значение «2017».

Затем следует раздел 3 (сама таблица), куда вносятся данные застрахованного лица (работника) – его Ф.И.О, СНИЛС, а также период работы. Каждому работнику здесь отводится отдельная строчка, включающая 14 граф (столбцов).

В графе «Период работы» нужно указать первый и последний рабочий день сотрудника в отчетном периоде. К примеру, если сотрудник работал у страхователя в течение всего года, то в столбце 6 указывается значение «01.01.2017», а в столбце 7 – «31.12.2017». Если сотрудник проработал у страхователя, например, с самого начала марта по самый конец августа 2017 года, то в столбце 6 необходимо указать значение «01.03.2017», а в столбце 7 – «31.08.2017». Если сотрудник уходит на пенсию, то в столбце 7 указывается предполагаемая дата выхода на пенсию.

Период работы сотрудника в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 соответствующих кодов. Так, если оплата по договору была произведена в отчетном периоде, то в графе 11 указывается код «ДОГОВОР». Если оплата за работу по договору отсутствует, указывается код «НЕОПЛДОГ».

Графы 8 «Территориальные условия» и 9 «Особые условия» предназначены для льготных категорий сотрудников, трудящихся в условиях, дающих право на досрочный выход на пенсию. Например, в условиях Крайнего Севера, или на работах с вредными условиями. В эти поля при наличии соответствующих условий проставляют коды из «Классификатора параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета», который приводится в приложении к порядку заполнения СЗВ-СТАЖ.

Графы 12 и 13 заполняются только по тем работникам, которые соответствуют условиям для досрочного назначения пенсии. Графа 14 также заполняется (ставится значение «Х») далеко не во всех случаях. Ее используют для отражения факта увольнения сотрудника в самом конце отчетного периода – то есть, 31 декабря 2017 года. Если сотрудник продолжает работать, или был уволен в середине года, данная графа не заполняется.

СЗВ-СТАЖ в "1С:ЗУП 8" (ред.3)

1. Сведения о страхователе

Для корректного заполнения формы СЗВ-СТАЖ для организации должны быть указаны: наименование (краткое) в соответствии с учредительными документами, коды ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР и данные о руководителе организации.

Необходимые сведения указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации ) (рис. 1).

Если регистрация организации в ПФР меняется, то предыдущие сведения о регистрационном номере в ПФР сохраняются в программе. Предыдущие значения можно просмотреть и отредактировать по ссылке История изменений .

2. Персональные данные застрахованных лиц

Следует уточнить и при необходимости актуализировать персональные данные физических лиц. Для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, в справочнике Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники ) или Физические лица (раздел Кадры – Физические лица ) должны быть указаны (рис. 2):

• Ф. И. О. физического лица;
• номер страхового свидетельства ПФР. Если сотрудник не имеет страхового свидетельства, его необходимо получить. Для этого страхователь должен подать в ПФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1. Смотрите

В программе для всех физических лиц, за которых уплачивались страховые взносы, обязательно должен быть указан номер страхового свидетельства ПФР. Если номер свидетельства ПФР не задать для физического лица, то отчетность по этому физическому лицу невозможно представить в ПФР.

Для проверки, заданы ли номера ПФР для застрахованных лиц, можно воспользоваться отчетом Личные данные сотрудников (раздел Кадры – Кадровые отчеты – отчет Личные данные сотрудников ) (рис. 3).

3. Данные для формирования записей о стаже

1) За отчетный период (год) в программе должны быть в полном объеме введены все кадровые документы: Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение и др.

Периоды работы для лиц, выполнявших в течение отчетного периода работы по гражданско-правовым договорам, должны быть зарегистрированы в информационной базе с помощью документов Договор (работы, услуги) , Договор авторского заказа .

Для выделения в записях о стаже застрахованных лиц периодов отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком и др. в программе должны быть зарегистрированы начисления за эти периоды.

2) Если организация расположена в особых территориальных условиях (районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, зоне отчуждения и т.п.), то для автоматического заполнения кода территориальных условий в сведениях о стаже сотрудников этой организации должно быть указано значение территориальных условий ПФР. Значение указывается выбором из справочника Территориальные условия (соответствующего "Классификатору параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета", далее – Классификатор параметров ПФР) на закладке Основные сведения формы сведений об организации (рис. 4).

Если в районе с особыми территориальными условиями располагается одно или несколько обособленных структурных подразделений организации (имеются в виду подразделения, не выделенные на отдельный баланс), то значение территориальных условий ПФР должно быть указано для соответствующих элементов справочника Подразделения (раздел Настройка – Подразделения ) (рис. 5).

Кроме того, значение территориальных условий можно указать в справочнике Территории , если в программе использована возможность ведения учета различных обособленных территорий.

Если сотрудник, работающий в одних особых территориальных условиях, направляется в командировку в местность с другими территориальными условиями или без особых территориальных условий и этот факт должен быть учтен в стаже для ПФР, то в документе Командировка на закладке Стаж ПФР следует установить флажок На период командировки изменились территориальные условия и задать значение территориальных условий на период командировки (рис. 6).

3) Если организация обязана начислять (уплачивать) страховые взносы на финансирование страховой пенсии по дополнительным тарифам по результатам проведения аттестации рабочих мест, а с 01.01.2014 по результатам проведения специальной оценки условий труда в пользу работников, занятых на "вредных" (п. 1 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) и "тяжелых" (пп. 2-18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) видах работ, которые имеют право на досрочное назначение трудовой пенсии, то в программе необходимо произвести некоторые настройки. Подробнее о настройках смотрите в статье Настройки для начисления страховых взносов по дополнительным тарифам с выплат сотрудников, имеющих право на досрочное назначение трудовой пенсии.

Для таких рабочих мест, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии, необходимо заполнить код особых условий труда. Это необходимо для автоматического заполнения кода особых условий труда в сведениях о стаже соответствующих сотрудников. В справочнике Должности (или Штатное расписание , если оно ведется в программе) заполните поле Особые условия труда для должностей сотрудников (или позиций штатного расписания) в соответствии с Классификатором параметров ПФР (рис. 7) (позиции с особыми условиями, соответствующими п. 1-10, п. 17, п. 18 ч. 1 ст. 30, п. 7 ч. 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).

Если должность этого рабочего места (или позиция штатного расписания) находится в списках профессий и должностей с "вредными" (п. 1 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) и "тяжелыми" (пп. 2-18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ) условиями труда, занятость в которых дает право на досрочное назначение трудовой пенсии (Список № 1, Список № 2, утвержденными постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10), то для нее должен быть указан соответствующий Код позиции списка (рис. 7).

Если в организации есть должности (или позиции штатного расписания), дающие право на досрочное назначение трудовой пенсии (среди должностей есть соответствующие п. 11-21 ч. 1 ст. 30, ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ), то для них должно быть заполнено поле Основание досрочн. пенсии – указана позиция из соответствующего Классификатора параметров ПФР (рис. 7). Кроме того, код особых условий труда и основание для досрочного назначения пенсии можно указать в справочнике Условия труда , если в программе использована возможность ведения учета различных условий труда.

Если сотрудник, имеющий основания для льготного пенсионного обеспечения (особые условия труда или основание для досрочного назначения пенсии), направляется в командировку, период которой не должен включаться в льготный стаж, то в документе Командировка следует установить флажок Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии на закладке Стаж ПФР (рис. 6).

5) Для корректного формирования записей о стаже рекомендуется также проверить и при необходимости уточнить настройки видов начислений, с помощью которых в программе производятся начисления сотрудникам за отработанное и неотработанное время. Для видов начислений (раздел Настройка – Начисления ), регистрирующих начисления за работу в полную смену в пределах нормы времени, а также за неотработанные полные смены, должен быть задан Вид стажа ПФР (указывается на закладке Учет времени формы вида начисления – рис. 8). Вид стажа в программе заполняется автоматически, но при необходимости вид стажа можно уточнить.

Для видов начислений, регистрирующих обычные периоды работы, в этом поле указывается значение Включается в стаж для досрочного назначения пенсии . Это означает, что период работы должен отражаться в записях о стаже, причем если у сотрудника есть какие-то особые основания для пенсионного обеспечения (особые условия труда, основание выслуги лет и т.п.), то этот период работы должен определяться как стаж "особой работы". Если оснований для льготного пенсионного обеспечения у сотрудника нет (не заполнены реквизиты особых условий для организации, подразделения, должности, штатной единицы сотрудника), то этот период учитывается в записях о стаже как период обычной работы.

Если какие-то периоды работы не должны включаться в стаж "особой работы", но должны засчитываться в страховой стаж, то для соответствующих видов начислений следует указать значение Включается в страховой стаж . Для таких периодов в записях о стаже не будут заполняться реквизиты особых условий, даже если они указаны для организации, подразделения, должности, штатной единицы работника.

Для видов начислений, регистрирующих особые периоды стажа, должен быть указан вид стажа. Это необходимо для автоматического заполнения кода, с которым будет сформирован стаж за период, в который такие виды начислений будут начислены (в соответствии с Классификатором параметров ПФР) (таблица 1).

Таблица 1. Виды стажа ПФР, указываемые для видов начислений

Особым образом в программе регистрируются периоды (рис. 9):

• перевода в соответствии с медицинским заключением беременной женщины по ее заявлению с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также период, когда беременная женщина не работала до решения вопроса о ее трудоустройстве в соответствии с медицинским заключением (код в отчетности МЕДНЕТРУД). В документе Кадровый перевод и в поле Вид стажа ПФР указывается вид стажа Перевод беременной женщины с работы, право на досрочную пенсию, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов ;
• перевода работника с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на другую работу, не дающую право на указанную пенсию, в той же организации по производственной необходимости на срок не более одного месяца в течение календарного года (код в отчетности МЕСЯЦ). В документе Кадровый перевод для этого случая устанавливается флажок На период перевода сохранять льготный стаж ПФР и в поле Вид стажа ПФР указывается вид стажа Перевод по произв. необходимости на срок не более одного месяца работы, дающей право на досрочную пенсию, на другую работу, не дающую на это право .

Подготовка к составлению сведений по форме СЗВ-СТАЖ в других программах 1С:

Автоматическое формирование СЗВ-СТАЖ в "1С:ЗУП 8" (ред.3)

Для подготовки сведений по форме СЗВ-СТАЖ в программе предназначен документ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность или ПФР. Пачки, реестры, описи ).

В рабочем месте 1С-Отчетность нажмите на кнопку Создать и выберите в списке доступных отчетов Виды отчетов отчет с названием Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ (папка Отчетность по физлицам ).

В форме документа Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ укажите:

• если в программе ведется учет по нескольким организациям, укажите организацию, для которой формируются сведения;
• год, за который формируются сведения;
• дату формирования сведений;
• тип сведений по умолчанию указан как Исходная , т.е. за отчетный период сведения сдаются впервые.

Далее нажмите на кнопку Заполнить . При автоматическом заполнении в табличную часть документа на закладке Сотрудники включаются застрахованные лица, срок трудового или гражданско-правового договора с которыми частично или полностью попадает в отчетный год. Для сотрудников по трудовому договору анализируются даты приема/увольнения, указанные в документах Прием на работу , Увольнение . Для лиц по гражданско-правовым договорам – срок договора, указанный в документе Договор (работы, услуги) или Договор авторского заказа . При этом факт наличия заработка или начисленных страховых взносов в отчетном периоде значения не имеет.

Для каждого застрахованного лица указываются фамилия, имя, отчество, СНИЛС. В форме документа можно просматривать и редактировать сведения, получать печатные формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, а также файлы сведений в электронном виде.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ сопровождаются формой ОДВ-1 "Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета".

В форме ОДВ-1 заполняются: раздел 1 "Реквизиты страхователя, передающего документы", раздел 2 "Отчетный период (код)", раздел 3 "Перечень входящих документов". Раздел 4 "Данные в целом по страхователю" заполняется в случае, если форма ОДВ-1 представляется одновременно сформами СЗВ-ИСХ или с формой СЗВ-КОРР с типом "Особая" и содержит данные в целом по страхователю за отчетный период, за который представляются сведения.

В форме ОДВ-1 есть также раздел 5 "Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии со статьей 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ "О страховых пенсиях".

Этот раздел заполняется, если в формах СЗВ-СТАЖ содержатся сведения о застрахованных лицах, занятых на видах работ, указанных в пп. 1-18 ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ (т.е. если заполнены графы 9, 10 и 12 формы СЗВ-СТАЖ). Сведения, содержащиеся в этом разделе, представляются вместо сведений, которые ранее готовились в программе ПФР "Перечень льготных профессий предприятия".

В программе данные для раздела 5 формы ОДВ-1 указываются на закладке Досрочное назначение пенсии (рис. 12). Данные заполняются автоматически на основании справочника Штатное расписание или, если оно в программе не ведется, – справочника Должности . Реквизиты Характер выполняемых работ и Первичные документы заполняются вручную.

Автоматическое формирование сведений по форме СЗВ-СТАЖ в других программах 1С:

• в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 2.5)
• Проверить (рис. 13).

  В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу алгоритму. Кроме того, проверку сведений можно произвести с помощью сторонних программ (например, специализированной программой CheckPFR, которую можно скачать с сайта Пенсионного фонда), они должны быть предварительно установлены на компьютере (нажав на кнопку Да в сообщении, которое выводится на экран после встроенной проверки сведений).

  Если в процессе проверки найдены ошибки, будет соответствующее сообщение. Если ошибки не найдены, выдается сообщение об отсутствии ошибок.

  

  Печать СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

  Организациям, представляющим сведения на бумажном носителе, следует подготовить печатную форму СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1.

  Чтобы сформировать печатные формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1, нажмите на кнопку Печать . При нажатии на кнопку форма СЗВ-СТАЖ или ОДВ-1 будет выведена на экран для предварительного просмотра.

  

  

  Выгрузка сведений в электронном виде

  Организациям, представляющим сведения без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена с ПФР программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в ПФР в электронном виде.

  Для формирования и сохранения файлов для передачи в ПФР в электронном виде нажмите на кнопку Выгрузить (рис. 16) и укажите в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файлы сведений. Имена файлам программа присваивает автоматически.

  

  Отправка сведений в ПФР по каналам связи

  Если организация подключена к сервису "1С-Отчетность, то сведения по форме СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 можно отправить непосредственно из программы. Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения сведений. Для этого нажмите на кнопку Отправить и выберите действиеПроверить в интернете . Для отправки сведений в ПФР нажмите на кнопку Отправить

• в программе "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" (ред. 1.0)
• в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" (ред. 3)

Штрафы за несоблюдение порядка сдачи СЗВ-СТАЖ

Штрафы для страхователей, не соблюдающих процедуру сдачи отчетности в ПФР, предусмотрены ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Во-первых, здесь установлен штраф за несоблюдение срока направления сведений. Он составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому страхователь вовремя не отчитался. Поэтому совокупный штраф за несдачу СЗВ-СТАЖ до 1 марта может оказаться довольно значительным, особенно для крупных организаций.

Во-вторых, для страхователей предусматривается штраф и за ошибки/пробелы в отчетности. Штраф также равен 500 рублям. Но здесь он взимается не за всех сотрудников, работающих в организации, а только за тех, по которым в отчетности были допущены ошибки, или которые и вовсе не попали в СЗВ-СТАЖ.

Кстати, штрафов за допущенные в отчете ошибки и неточности (неверные СНИЛС, Ф.И.О сотрудников и т.д.) можно избежать. Если ПФР обнаружит такие ошибки, он направит страхователю уведомление (протокол) о необходимости их устранения. Ошибки должны быть устранены в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР. В этом случае, если первоначальная отчетность была подана своевременно, и страхователь вовремя устранил в ней все недочеты, подав дополняющую отчетность, штрафов он не заплатит.

Наконец, страхователи несут ответственность за соблюдение формы направления отчетности в ПФР. По закону отчетность может быть представлена как на бумажном бланке, так и в электронном виде. При этом право выбора формы направления сведений ограничено.

На бумажном носителе сдать отчетность могут лишь страхователи с числом сотрудников до 25 человек. Те страхователи, у которых работает 25 и более человек, обязаны отчитываться строго в форме электронного документа, подписанного усиленной цифровой подписью. Если они отчитаются на бумаге, ПФР наложит штраф за несоблюдение формы. Штраф составляет 1 000 рублей.

Напомним, сдать СЗВ-СТАД за 2017 год можно несколькими способами. Можно направить его в виде электронного документа по интернету, в том числе и через сайт госуслуг, а можно и на бумаге (только при численности работников до 25 человек). Бумажный отчет можно передать лично в отделение ПФР, а можно направить по почте.

Именно по обновленной форме СЗВ-СТАЖ страхователи должны отчитаться по итогам 2018 года. Кроме того, нужно сдавать в ПФР при выходе работника на пенсию, а также предоставить сотруднику в случае его .

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ за 2018 год?

Страхователи должны сдавать сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у них как по трудовым договорам, так и договорам ГПХ, в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Сказанное означает, что за 2018 год форма СЗВ-СТАЖ (Приложение 1 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п), заполняемая на застрахованных сотрудников, должна быть сдана не позднее 01.03.2019.

При этом к сдаваемым формам СЗВ-СТАЖ, объединяемым в пакет входящих документов, должна быть приложена форма ОДВ-1 «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

Общий порядок заполнения СЗВ-СТАЖ за 2018 год

Порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ приведен в Приложении 5 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п .

При заполнении СЗВ-СТАЖ нужно использовать инструкцию, состоящую из двух частей: общие требования и собственно порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ.

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ, применяемые также к формам ОДВ-1, СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ, в частности, такие:

• формы заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи компьютера без помарок и исправлений. Цвета могут использоваться любые, кроме красного и зеленого;
• формы СЗВ-СТАЖ подписываются руководителем или иным уполномоченным на то лицом.

Как заполнять СЗВ-СТАЖ: образец заполнения за 2018 год

В соответствии с инструкцией по заполнению формы СЗВ-СТАЖ в 2019 году форму нужно заполнять так:

• в разделе 1 «Сведения о страхователе» приводятся данные о страхователе, представляющем формы (регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование организации) и типе сведений (в формах, первоначально представляемых за 2018 год нужно пометить «Исходная»);
• в разделе 2 «Отчетный период» нужно указать «2018»;
• в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» указываются в соответствующих графах сведения о работниках. В общем случае нужно заполнить следующие графы: в графах 2-4 нужно указать Ф.И.О. работника (в именительном падеже), в графе 5 его СНИЛС, в графах 6-7 — период работы в 2018 году (к примеру, с 01.01.2018 по 31.12.2018, если работник проработал весь год), в графе 11 - код неотработанных периодов (к примеру, для отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет нужно указать код «ДЕТИ»). Если у конкретного работника в 2018 году были периоды, когда он не работал, то в форме СЗВ-СТАЖ по нему необходимо будет привести несколько строк подряд: без кода в графе 11 за период, когда он работал, и с соответствующим кодом за период, когда не работал. При этом Ф.И.О и СНИЛС такого лица заполняются только один раз.

Для застрахованных лиц, работающих по ГПД, в графе 11 нужно указать «ДОГОВОР», если оплата по договору произведена в 2018 году, и «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ», если работу по договору не была оплачена в 2018 году. К примеру, из-за того, что работа еще не завершена.

Форма СЗВ-СТАЖ — это отчет о страховом стаже физических лиц, который ежегодно необходимо сдавать в Пенсионный фонд.

Данная форма утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда № 3п от 11.01.2017 г. и частично заменяет отмененную с 2017 РСВ-1, в которой ранее указывались данные о стаже работников.

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и подается страхователями (работодателями) на всех сотрудников, с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договора. Т.е. этот отчет обязательно сдают все коммерческие и некоммерческие организации, а также индивидуальные предприниматели. ИП без работников форму не заполняют.

Сведения должны подаваться на всех лиц, с которыми были заключены трудовые договора, гражданско-правовые (в том числе договоры авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведения, о передаче полномочий по управлению правами).

На физических лиц, признанных безработными, эта форма подается службой занятости.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ подается форма ОДВ-1. При оформлении отчетности в электронном виде - формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Сроки сдачи отчета по форме СЗВ-СТАЖ

Срок сдачи отчета за предыдущий календарный год — 1 марта. Т.е. работодателю 1 марта 2019 года необходимо будет заполнить формы за 2018 год.

Однако, бывают случаи, когда отчетность сдается в другие периоды. Рассмотрим подробнее основания и сроки в таблице:

Заполнение формы СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже состоят из пяти разделов, которые заполняются, согласно инструкции к заполнению формы СЗВ-СТАЖ, принятой, как и сама форма, постановлением ПФР № 3п.

Раздел 1. Сведения о страхователе

В строке «Регистрационный номер в ПФР» указывается регистрационный номер, присвоенный организации или ИП при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.

В строке «ИНН» указывается индивидуальный номер, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. У юридических лиц ИНН состоит из 10 цифр, поэтому при заполнении необходимо в 2-х последних ячейках поставить прочерки.

В строке «КПП» юридические лица указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения организации. Индивидуальные предприниматели эту строку не заполняют.

В строке «Наименование (короткое)» указывается название организации. Например, «Сбербанк».

Блок «Тип сведений»

В этом блоке знаком «х» необходимо указать, к какому типу сведений относится представляемая форма СЗВ-СТАЖ:

• исходная — первично подаваемый отчет
• дополняющая — если в исходной форме обнаружились ошибки и данные по физическим лицам из-за них не учли на лицевых счетах
• назначение пенсии — на тех, кому для получения пенсии нужно учесть период работы текущего года, за который еще не наступил срок подачи отчетности.

Раздел 2. Отчетный период

В строке «Календарный год» указывается полностью. Например, 2018.

Раздел 3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц

Строки «Фамилия» и «Имя» обязательны для заполнения. «Отчество» может отсутствовать, но обязательно для указания если оно есть.

В строке «СНИЛС» указываются страховые номера лицевых счетов каждого из застрахованных лиц, которые представлены в отчете. В строке «Период работы» даты указываются в пределах года за который подается отчет, и отражаются в формате: «с (дд.мм.гггг.)» по «по (дд.мм.гггг.)»

Если работник проработал весь период, то сюда заносятся первый и последний дни года. Если необходимо по одному и тому же сотруднику указать несколько периодов, то они записываются друг под другом в отдельных строчках, однако на второй и последующей столбцы с ФИО и СНИЛС остаются пустыми.

Аналогичным образом указывают период, когда СЗВ-СТАЖ формируется для выдачи при увольнении. В этом случае период указывают с 1 января по день увольнения.

В строке 8 «Территориальные условия (код)» необходимо указать код территориальных условий, в соответствии «Классификатором параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета».

В строке 9 «Особые условия труда (код)» указывается код условий труда, дающих право на досрочное назначение пенсии.

Одновременное указание в графах 9 и 12 по одной строке таблицы раздела 3 кода «ВРНЕТРУД», «ДЕКРЕТ», «ДЛОТПУСК», «ВАХТА», или сочетание кодов «27-1» и «27-11» или «27-14», «27-2» в сочетании с позицией списка 23307000-17541 допускается.

Не допускается по одной строке одновременного указания значений в графе 8 таблицы раздела 3 и значений в графе 11 «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФ», «ОБЩЕСТВ», «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ».

Одновременное сочетание по строке кодов «РКС», «МКС» в графе 8 и кодов «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ», «ДОГОВОР» в графе 11 допускается.

Раздел 4. Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот раздел заполняется только для пенсионеров, т. е. если был выбран признак «Назначение пенсии». Здесь находятся два вопроса, ответы на которые нужно проставить в соответствующих полях.

В строке «Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование за период, указанный в графе «Период работы», начислены (уплачены):» отражается информация о факте:

• начисления страховых взносов на выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованных лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам (за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства) за периоды работы застрахованных лиц, указанные в разделе 3 формы.
• уплаты страховых взносов на выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованных лиц по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, за периоды работы застрахованных лиц, указанные в разделе 3 формы.

Раздел 5. Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Это раздел также заполняется только при выходе на пенсию.

Здесь символом «X» следует отметить, были ли уплачены пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения (если они были заключены).Если такие взносы уплачивались, то указываются периоды уплаты.

Пример заполненной формы СЗВ-СТАЖ (образец):

Как подать форму СЗВ-СТАЖ в ПФР?

Форму СЗВ-СТАЖ можно сдать в территориальное подразделение ПФР в электронном виде или «на бумаге». Однако если количество сотрудников, данные о которых включены в отчет СЗВ-СТАЖ, составляет 25 и более человек, вы обязаны представить форму в электронном виде. Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Формат сведений, необходимый для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ в электронном виде, утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Правила подачи по ТКС:

• Документ подписывается усиленной КЭП.
• Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.

Если форма подается на бумаге: ИП ставят только подпись, организации - подпись и печать (при наличии). К бумажной форме можно приложить сведения на магнитном носителе. Если форма направляется почтой, то день сдачи - дата, указанная на почтовом штемпеле.

Ответственность страхователей за нарушение сроков подачи документа

Работодателям, нарушившим сроки сдачи СЗВ-СТАЖ, грозит штраф в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Такой же штраф установлен по каждому сотруднику, сведения по которому недостоверны, либо сотруднику, ошибочно не указанному в форме СЗВ-СТАЖ (ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Если подана бумажная форма, но при этом в компании числится более 25 человек – штраф 1000 руб.

За допущенные ошибки и сдачу формы с опозданием к ответственности могут быть привлечены и должностные лица по ст.15.33.2 КоАП РФ. Штраф для них составит от 300 до 500 руб.

Важные моменты

Нулевая отчетность

Согласно установленным правилам, новый отчет сдается только компаниями и предпринимателями, у которых принят на работу хотя бы один сотрудник. Если у предпринимателей, адвокатов и прочих самозанятых граждан нет наемных работников, то и сдавать этот отчет нет необходимости. Сдавать нулевой отчет им точно не нужно, да и, согласно формату, отчет обязательно должен иметь хотя бы одну запись, а значит нулевой не сможет пройти проверку на ошибки.

А вот по компаниям ситуация спорная. Дело в том, что у них в любом случае есть руководитель, который прямо прописан в Уставе. С одной стороны, если деятельность не ведется, и ни одного трудового договора не подписано, даже с директором, то и его в отчет включать нет необходимости, и отправлять такой отчет тоже. С другой стороны, если контракт с ним все же был оформлен, но деятельности нет, то в отчете директора показывать надо

Формат отчета СЗВ-СТАЖ, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п, предусматривают по крайней мере одну заполненную строку в списке застрахованных лиц. Сдать же отчет без единой записи в разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованного лица» - невозможно. Поэтому обязательно заполните данные хотя бы на единственного учредителя, который получает зарплату и выступает в роли руководителя компании.

Если в отчетном периоде не было выплат

Если с «физиком» заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖпо итогам года, все равно, нужно формировать и сдавать. Факт наличия (отсутствия) выплат не является определяющим применительно к данной отчетности.

Если генеральный директор-учредитель выплат не получает

Особенность правового статуса руководителя (директора) организации состоит в следующем: на него распространяется действие норм трудового права, как на работника, вступившего с работодателем - юридическим лицом в трудовые отношения на основании трудового договора (ч. 1 ст. 273, ст. 274 ТК РФ). В связи с этим, не исключаем, что форму СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода (то есть, года) потребуется формировать на генерального директора-единственного учредителя. Причем даже если с ним не заключен трудовой договор и никаких выплат от собственной организации он не получает. Ведь отчет по форме СЗВ-СТАЖ нужно заполнять на всех лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях (п. 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п). Однако пока официальных разъяснений на этот счет не было.

Если самозанятые граждане не являются работодателями

Индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, которые платят пенсионные взносы только «за себя», сведения по форме СЗВ-СТАЖ на самих себя сдавать не должны. Ведь они вступили ни в трудовые, ни в гражданско-правовые отношения с каким-либо страхователем. Отчитываться о своем собственном стаже они не должны.

Федеральным законом от 03.07.2016 № 250-ФЗ введены новые правила представления страхователями отчетности в Пенсионный фонд. Законом предписано всем работодателям сдавать в ПФР ежегодно новый отчет о страховом стаже работников по форме «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)». Форма отчетности утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. СЗВ-СТАЖ - новая отчетность для всех работодателей, сроки сдачи для нее - 2018 год. В двух случаях страхователи сдают форму досрочно.

• Уважаемые бухгалтеры! На сайте журнала "Упрощенка" опубликована статья СЗВ-СТАЖ за 2018 год в 2019 году: бланк, образец, правила

Программа Упрощенка 24/7 заполняет СЗВ-СТАЖ с учетом рекомендаций ПФР. Отправка отчетности в ПФР проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней и заполните онлайн. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Заполнить СЗВ-СТАЖ онлайн

В статье:

Кто сдает СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ - новая форма для работодателей, в которой указываются сведения о страховом стаже работников. Ее ввели из-за отмены РСВ-1. Раньше информация о стаже указывалась в РСВ-1. На смену этого отчета пришел единый расчет по взносам в ФНС , а в нем информации о стаже нет. Поэтому указывать стаж нужно в форме СЗВ-СТАЖ с отчета за 2017 год. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Из законодательства следует, что форма сдается не позднее 1 марта года, следующего за расчетным периодом (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ в редакции Закона № 250-ФЗ). Первый раз придется отчитаться за 2017 год не позднее 1 марта 2018 года .

Как мы уже сказали, впервые все работодатели (ИП и фирмы) сдают СЗВ-СТАЖ к 1 марта 2018 год (это отчет за 2017 год).

Из этого правила есть два исключения. Форму надо сдать в 2018 году досрочно, если:

1. вы ликвидируете компанию до окончания текущего года
2. если у вас есть работники, которые в 2018 году выходят на пенсию

В этом случае подайте в ПФР сведения в течение трех календарных дней с даты, когда сотрудник обратился к вам с заявлением о назначении пенсии (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Вместе с отчетом о стаже отправьте сопроводительную форму ОДВ-1. Ее направляют со всеми новыми формами, в том числе . Кроме того,

• Статья по теме:

Статьи про заполнение отчета в программе:

1. Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ по работнику, оформляющему пенсию, в программе «Упрощенка 24/7»
2. Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ по уволенному сотруднику в программе «Упрощенка 24/7»
3. СЗВ-СТАЖ годовой (на всех сотрудников). Ручное и автоматическое заполнение в программе «Упрощенка 24/7»

Как заполнить СЗВ-СТАЖ в 2018 году

Советы от заместителя управляющего Отделением ПФР по г. Москве и Московской области Ольги Прыговой.

СЗВ-СТАЖ выдают уволенным

Всем уволенным любого возраста в 2018 году в день увольнения на руки выдается СЗВ-СТАЖ. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Штраф за невыдачу - 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). В ПФР на таких работников подайте форму по итогам 2017 года в 2018 году.

Если человек любого возраста увольняется в 2018 году, то выдайте форму СЗВ-СТАЖ ему на руки. А в ПФР за него подайте форму по итогам 2018 года в 2019 году. Если увольняется пенсионного возраста человек, то выдайте ему на руки форму, и сразу сдайте в 2018 году форму еще и в ПФР. Сведения СЗВ- СТАЖ подайте в ПФР в течение трех календарных дней с даты, когда сотрудник написал заявление об увольнении в связи с выходом на пенсию.

• Внимание! Также уволенным (всем, не только пенсионерам) выдавайте на руки новый единый расчет по страховым взносам .

Срок сдачи годовой формы СЗВ-СТАЖ в 2018 году

СЗВ-СТАЖ - годовая форма. Впервые ее сдают в 2018 году за 2017 год.

Форму сдают все работодатели.

Кто сдает форму в электронном виде

Сведения сдают в электронном виде по ТКС при численности сотрудников от 25 человек. Если в компании менее 25 человек, то можно сдать либо по ТКС, либо на бумаге.

• Статья в журнале по теме:

Какие сотрудники попадают в отчет «СЗВ-СТАЖ»

В новый отчет включаются сведения по сотрудникам, работающим:

• по трудовому договору
• по гражданско-правовому договору

Правила заполнения «СЗВ-СТАЖ» те же самые, что и для РСВ-1 (в отношении стажа).

В отчете СЗВ-СТАЖ отражаются подробности о стаже в целом за год – то есть за период с 01.01.2017 года по 31.12.2017 год.

Если сотрудник был принят и (или уволен) в течение 2017 года – стаж по нему нужно отразить с даты приема по дату увольнения.

Бланк СВЗ-СТАЖ (действует в 2018 году)

В разделе 1 отметьте тип «Назначение пенсии». В разделе 2 укажите период - 2017 год, так как сотрудник выходит на пенсию в этом году.

В разделе 3 по графам 1-5 запишите ФИО и СНИЛС работника . В графах 6 и 7 отразите период работы физлица - с 01.01.2017 по дату, когда работник выходит на пенсию. Если сотрудник отдыхал за свой счет, период покажите отдельно, с кодом «НЕОПЛ» в графе 11.

Другие графы заполняйте при особых условиях - при работе на Крайнем Севере, тяжелых и вредных условиях труда. Например, если сотрудник был занят в текстильной промышленности, ставьте в графе 9 код 27-4. Коды условий возьмите в приложении к Порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ (утв. постановлением № 3п).

В разделе 4 отразите сведения о том, начисляли ли вы взносы за периоды из раздела 3. Отметьте поле «Да» даже в тех случаях, если вы начислили взносы, но еще не заплатили их. «Нет» вы ставите, если вообще не начисляли зарплату. Это нам подтвердили специалисты ПФР на местах.

Если вы начисляли взносы по дополнительным тарифам, то отметьте «Да», если не начисляли - сделайте отметку в поле «Нет».

Образец СВЗ-СТАЖ в 2018 году для пенсионеров

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ

Отчет заполняется по каждому сотруднику. Нужно отразить ФИО и СНИЛС, а также периоды работы.

В графе «территориальные условия» указывается специальный код, соответствующий тому или иному месту работы. Например, для районов крайнего Севера соответствует код «РКС».

Графа «особые условия труда» заполняется в случае, если работники трудятся на вредных условиях труда. В этом случае заполняется графа «особые условия труда», в которой указывается код условий, и «код позиции списка», в которой отражается льготная профессия.

Также, если сотрудник работает на неполной ставке, это нужно отразить в отчете. Например, если работник оформлен на полставки, в СЗВ-СТАЖ в графе «ставка» нужно указать «0,5».

В случае, если сотрудник оформлен на неполную рабочую неделю – нужно проставить соответствующее значение в графе «фактически отработанное время».

Много вопросов возникает по заполнению последней графы отчета «сведения об увольнении застрахованного лица». Данная графа отмечается «крестиком» по сотруднику только в том случае, если он был уволен 31 декабря 2017 года. В остальных случаях данная графа не заполняется.

А указанию кода «ДЛОТПУСК» посвящена .

Коды стажа ПФР в отчете «СЗВ-СТАЖ»

Штраф за несдачу СЗВ-СТАЖ - 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Когда работник уходит на пенсию, компания должна подать в ПФР сведения о стаже. Раньше для этого служила форма СПВ-2. С 17 февраля фонд отменил эту форму. Теперь подтвердить стаж пенсионеров компания может только с помощью СЗВ-СТАЖ. Отчет подайте в ПФР в течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник заявил о выходе на пенсию. Это предусмотрено статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Иначе компании грозит штраф до 50 000 руб. ().

Форма ОДВ-1

Скачать ОДВ-1 Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета

Образец формы ОДВ-1

Формы СЗВ-СТАЖ на каждого работника собираются в пачку, о чем делается опись в форме ОДВ-1 - Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР по каждому работнику вы будете формировать в пакеты документов: один пакет - один файл. Каждый пакет документов сопровождайте формой ОДВ-1.

ОДВ-1 содержит сведения в целом по компании. Например, данные о количестве работников, на которых представляете формы, или общей сумме начисленных и уплаченных страховых взносов за отчетный период.

В пакет включайте документы только одного наименования и одного типа сведений. А для пакета форм СЗВ-ИСХ - одного наименования и одного типа сведений и за один отчетный период (п. 1.7 Порядка заполнения).

При заполнении ОДВ-1 укажите тип сведений (п. 3.8 и 3.9 Порядка заполнения):

1. «корректирующая» - если исправляете данные раздела 5 формы ОДВ-1 с типом «исходная»;
2. «отменяющая» - если отменяете данные раздела 5 ОДВ-1 с типом «исходная»;
3. «исходная» - если сопровождаете пакет документов с формами персучета.

Список заполняемых разделов в ОДВ-1 зависит от того, с какими формами вы ее сдаете (п. 3.5-3.7 Порядка заполнения). Информацию по заполняемым разделам смотрите в таблице ниже. А образец заполнения формы ОДВ-1 есть в статье « ».

Разделы ОДВ-1

Форма СВЗ-КОРР

Скачать форму СЗВ-КОРР Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица

СЗВ-КОРР нужна, чтобы исправить индивидуальные сведения, а СЗВ-ИСХ - чтобы впервые подать их за периоды до 2016 года.

Используйте форму СЗВ-КОРР, чтобы исправить индивидуальные сведения за периоды до 2016 года. Например, вы неправильно указали стаж работника в разделе 6 формы РСВ-1 или форме СЗВ-6-4.

При заполнении СЗВ-КОРР укажите один из типов сведений:

Образец формы СЗВ-ИСХ

Форму СЗВ-ИСХ используйте, если за какой-либо отчетный период вообще не подавали:

1. РСВ-1 за 2014-2016 годы
2. СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1(2), СЗВ-6-1(2), СЗВ-6-4 за периоды с 1996 по 2013 год

Если вы не подавали РСВ-1 за периоды с 2014 года, сдайте первичный РСВ-1 с разделом 6. Если представляли «нулевой» РСВ-1 без индивидуальных сведений, а теперь выяснилось, что они нужны, подайте:

1. уточненный РСВ-1 без раздела 6
2. сведения по работникам по форме СЗВ-ИСХ

Если вы подаете сведения на сотрудника, который работал во вредных условиях, вместе с СЗВ-ИСХ сдайте ОДВ-1 с заполненным разделом 5. В нем укажите основания для отражения периодов работы в условиях, которые дают право на досрочную пенсию (ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ).