Правильно оформляем нового сотрудника в организацию - весь перечень обязательных документов необходимых при приеме на работу. Оформление приема на работу

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

Трудовой договор,

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы Т-1 или Т-1 а),

Табель учета рабочего времени,

Личная карточка Т-2 (в установленных случаях Т-2ГС или Т-4),

Документы личного дела,

Трудовая книжка.

Кроме того, вносятся соответствующие записи в учетные формы (книги, журналы): книгу регистрации трудовых договоров, книгу регистрации приказов по личному составу, книгу регистрации личных карточек, книгу регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

1) вид документа (трудовой договор),

2) дата регистрации,

3) регистрационный номер,

4) место составления документа,

6) реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

Индивидуальный приказ о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников) -Т-1 а

После издания приказа о приеме на работу по усмотрению организации на работника может быть заведено личное дело. Личное дело - совокупность документов, содержащие наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности

Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными актами. Как правило, личные дела, ведутся на руководящих работников, специалистов и материально ответственных лиц. Первоначально в личное дело, группируются документы оформляющие процесс приема на работу, а в последствии - все основные документы, характеризующие трудовую деятельность работника в организации.

Наиболее рациональным представляется следующий СОСТАВ И ПОРЯдок расположения документов при заведении личного дела

1) внутренняя опись документов деле

2) дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете)

3) личный листок по учету кадров (анкета)

4) автобиография;

5) копии документов об образование

6) трудовой договор:

7) копия приказа о приеме на работу

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность, и в какую организацию поступает работник.

Так как личные дела имеют длительный срок хранения не желательно включать в них документы второстепенного характер с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения (например справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т. д.).

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Следует обратить внимание кадровиков, что заведение личного дела на работника не является обязательным, за исключением отдельных категорий работников (например, госслужащие)

Перечень документов, которые могут входить в состав личного дела, является открытым

Документы, включаемые в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию

После издания приказа о приеме на работу сведения о работнике включаются в табель учета использования рабочего времени. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены две унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Эти формы предназначены для учета использования рабочего времени в организациях с повременной системой оплаты труда. Табель по форме Т-12 заполняется вручную, по форме Т-13 - в автоматизированном режиме.

В небольшой организации ведется единый табель на всех работников. В крупной организации табель учета использования рабочего времени может заполняться в структурных подразделениях. В последнем случае в заголовочной части табеля указывается не только наименование организации, но и наименование структурного подразделения.

Ведение табеля может быть возложено на работника, для которого учет рабочего времени является основной обязанностью (табельщика). или одного из работников структурного подразделения, совмещающего эту работу с выполнением своих основных обязанностей (бухгалтера, секретаря и т. д.).

Полученная от работника трудовая книжка регистрируется в кадровой службе в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" утверждена новая форма этой книги, которая теперь включает 13 граф. При заведении каждой новой книги учета проставление регистрационных номеров трудовых книжек продолжается с учетом нумерации в предыдущей книге.

Регистрация трудовых договоров

Документом "Трудовой договор" регистрируются условия приема работника на работу в организацию. Для создания договора выберите: меню КАДРЫ - ТРУДОВОЙ ДОГОВОР - Действия - Добавить. Заполните договор (рис. 2.21).

Рис. 2.21. Документ "Трудовой договор"

Проведите документ (кнопка «ОК» или кнопки "Записать" и "Закрыть").

Аналогично зарегистрируйте еще 6 трудовых договоров с физическими лицами, которые были добавлены в справочник "Физические лица" в первом задании. Укажите дату договоров - 01.12 предыдущего года.

Оформите приказ о приеме в организацию нескольких физических лиц

Необходимо принять на работу 7 физических лиц и для ускорения работы это можно сделать в одном документе (если все семь человек принимаются на работу в один день).

Для этого выберите пункт меню КАДРЫ - ПРИЕМ НА РАБОТУ. В открывшемся окне будет отображен список всех приказов о приеме. Добавьте новый документ. Укажите дату документа - 01.12 предыдущего года.

Добавьте новую строку в табличную часть документа. В поле "Работник" выберите физическое лицо, которое нужно принять на работу, а в поле "Трудовой договор" выберите трудовой договор. Большинство полей заполнятся автоматически. Поле "Табельный номер" заполните вручную.

В табличную часть этого же документа добавьте еще ​​3 строки, чтобы принять на работу еще трех физических лиц (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Документ "Прием на работу в организацию", вкладка "Работники"

Заполните вкладку "Начисления" по аналогии с рис. 2.23.

Рис. 2.23. Документ "Прием на работу в организацию", вкладка "Начисления"

Для отражения в управленческом учете информации о найме на работу, необходимо также заполнить документ "Прием на работу" (изменить интерфейс на "Управление персоналом" и выбрать кадровый УЧЕТ - ПРИЕМ НА РАБОТУ) (рис. 2.24). Этим документом регистрируется принятие рабочих на работу на предприятие

Рис. 2.24. Регистрация принятия рабочих на работу на предприятие документом "Прием на работу" (закладка "Работники")

Заполните вкладку "Начисления" по аналогии с рис. 2.25.

Рис. 2.25. Регистрация принятия рабочих на работу на предприятие документом "Прием на работу" (закладка "Начисления")

Формирование печатной формы документа "Приказ о приеме в организацию"

Для того, чтобы просмотреть, изменить или распечатать документ "Прием на работу", выберите КАДРЫ - ПРИЕМ НА РАБОТУ. Откроется форма, в которой перечислены все приказы о приеме по всем организациям. Откройте приказ своей организации и сформируйте печатную форму приказа кнопкой или кнопкой "Печать" (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Печатная форма документа "Прием на работу"

12. Выполнение настройки учетной политики

Настройки учетной политики выполняют с использованием регистров сведений.

Основная задача регистра сведений - хранить существенную для прикладной задачи информацию, состав которой развернут по определенной комбинации значений и при необходимости развернут во времени.

Регистр сведений "Учетная политика (НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ)" (ОПЕРАЦИИ - РЕГИСТР сведений - Учетная политика (НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ)) (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Настройки "Учетная политика (НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ)"

Предназначен для хранения информации об учетной политике организации для целей налогового учета.

Регистр сведений "Учетная политика (бухгалтерский УЧЕТ)" (ОПЕРАЦИИ - РЕГИСТР сведений - Учетная политика (БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ)) (рис. 2.28).

Рис. 2.28. Настройка регистра сведений "Учетная политика (БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ)"

Данный регистр предназначен для хранения информации об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

Регистр сведений "Учетная политика (ОБЩАЯ ДЛЯ регламентированного УЧЕТА)" (ОПЕРАЦИИ - РЕГИСТР сведеНЫЙ - Учетная политика (ОБЩАЯ ДЛЯ РЕГЛАМЕНТИРОВАННО- ОО УЧЕТА)) (рис. 2.29).

Рис. 2.29. Настройка регистра сведений "Учетная политика (ОБЩАЯ ДЛЯ регламентированно УЧЕТА)"

Предназначено для хранения информации про наиболее общие параметры регламентированного учета, используемые как для бухгалтерского, так и для налогового, а также и для международного учета.

Регистр сведений "Учетная политика" (ОПЕРАЦИИ - РЕГИСТР сведений - Учетная политика) (рис. 2.30).

Рис. 2.30. Настройка регистра сведений "Учетная политика"

Предназначено для хранения информации об учетной политике предприятия "в целом". Сведения используются главным образом в управленческом учете, но часть из них влияет на ведение бухгалтерского, налогового и даже международного учета.

Программный продукт 1С: Бухгалтерия 2.0 содержит подсистему кадрового учета, однако, данная подсистема включает ограниченный спектр документов, позволяющий сделать прием на работу, кадровое перемещение и увольнение сотрудников. Подобная подсистема подходит небольшим предприятиям, имеющим ограниченное количество сотрудников. Подсистема кадрового учета доступна из меню «Кадры» главного меню программы.
Также подсистему кадрового учета можно найти в закладке «Кадры» панели функций программы.

В подсистему кадрового учета входят два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники», в которых содержаться сведения о работниках организации.
В справочнике «Физические лица» отражаются такие персональные данные сотрудников, как дата рождения, пол, место рождения, гражданство, ИНН, СНИЛС, а также адреса и телефоны. Справочник «Сотрудники» предназначен для хранения информации о трудовой деятельности работника в данной организации.

Прием на работу

Кадровое перемещение

Увольнение

Другие печатные формы для специалистов кадровых службы

Цель: овладеть практическими навыками оформления приказов о приеме на работу в организацию в программе.

Информация. Одним из оснований возникновения трудовых отношений между работодателем и работником является трудовой договор . Специфика обязанностей работника, заключившего трудовой договор, состоит в том, что он выполняет работу по определенной категории трудовой функции (специальности, должности, квалификации) и подчиняется внутреннему трудовому распорядку. По трудовому договору риск случайной гибели результата труда лежит на организации.

Документ «Прием на работу в организацию» предназначен для регистрации факта заключения трудового договора с сотрудником и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1.

В документе указываются условия, на которых сотрудник принимается на работу. Место работы сотрудника характеризуется организацией и ее подразделением. Кроме того, указывается должность. Если в программе ведется штатное расписание, то должность выбирается из состава его позиций в выбранном подразделении.

Начиная с даты приема сотруднику будут производиться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Дата, по которую сотрудник принимается на работу, в отличие от даты приема, используется только в печатных формах (а также при учете права сотрудника на отпуск). Факт прекращения действия трудового договора необходимо будет зарегистрировать документом «Увольнение». То же касается и продолжительности испытательного срока, которая вводится в программу только для указания в печатной форме приказа о приеме по форме Т-1.

Номер и дата трудового договора, а также условия приема на работу, ее характер (текст, при необходимости, редактируется вручную) используются для формирования печатных форм трудового договора и приказа о приеме.

Если сотрудник принимается не на основное место работы, т.е. уже имеет другое место работы в этой же организации (внутренне совместительство) или в другой, в том числе входящей в само предприятие (внешнее совместительство), то следует указать соответствующий вид занятости. При этом вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении отпусков, пособий, формировании отчетности.

Количество ставок, на которые принимается сотрудник, используется при ведении штатного расписания. Оно позволяет понять, сколько в штатном расписании осталось вакантных ставок, используется при построении отчета по штатной расстановке. Кроме того, количество ставок используется при формировании сведений персонифицированного учета для ПФР (в качестве параметра льготного стажа). Количество ставок не влияет на расчет начислений сотрудника. Для работающих неполное рабочее время сотрудников должен быть указан соответствующий график работы, или начисления должны быть заданы уже с учетом неполной занятости сотрудника.

Указание количества ставок доступно, если при выборе используемых возможностей программы указано, что на предприятии практикуется работа на неполных ставках.

Важно правильно настроить и указать график работы сотрудника. Его данные используется при расчете начислений, зависящих от времени.

Начисления, которые ежемесячно полагаются сотруднику в соответствии с условиями оплаты его труда, следует занести в соответствующую таблицу. Если ведется штатное расписание, то начисления заполняются автоматически в соответствии с условиями выбранной в документе позиции штатного расписания, но могут быть отредактированы. Эти начисления будут каждый месяц автоматически заполняться и рассчитываться в документе начисления зарплаты. В списке начислений доступны уже настроенные начисления (наиболее распространенные, такие как оплата по окладу и т.п.), а также начисления, которые были указаны при начальной настройке программы. Состав доступных начислений зависит от того, какие настройки расчета зарплаты установлены.

Имеется возможность как гибкой настройки уже имеющихся в программе начислений, так и добавления собственных произвольных.

При выборе начисления в списке доступны только такие, для которых указано, что они начисляются ежемесячно или в перечисленных месяцах, и указана категория (назначение) «Повременная оплата труда и надбавки», «Сдельная оплата труда», «Премия», «Районный коэффициент».

Помимо выбора самого начисления, можно задать значения его показателей, которые в настройках начисления отмечены как вводимые в кадровых документах.

По начислениям с известными показателями рассчитывается плановый размер фонда оплаты труда сотрудника. Результаты такого предварительного расчета можно скорректировать, при этом редактируется не общий размер ФОТ, а предварительный результата расчета конкретного начисления. Результата расчета планового ФОТ может использоваться, например, при расчете аванса «процентом от тарифа».

При этом способ расчета аванса, который будет использоваться при оформлении его выплаты сотруднику, также можно указать непосредственно при оформлении приема сотрудника на работу:

Фиксированной суммой;

Процентом от тарифа;

Расчетом за первую половину месяца.

Если в учетной политике организации указано, что разные сотрудники могут иметь разное право на ежегодный отпуск, то в документе можно указать виды отпуска и положенное количество его дней (в год).

Если используется штатное расписание, то доступна ссылка, которая позволяет проверить документ на соответствие штатному расписанию. При проведении документ проверяется автоматически, если выбрана такая возможность программы.

Для оформления в программе приема на работу всех сотрудников предприятия, которые уже работают на момент начала использования программы, предназначен специальный документ «Данные на начало эксплуатации».

Заявление на вычеты по НДФЛ. Документ предназначен для первоначального ввода и последующего изменения сведений о стандартных налоговых вычетах сотрудника, которые будут учитываться при расчете НДФЛ. Прекращение действия отдельных вычетов также регистрируется этим документом.

В документе можно редактировать одновременно как сведения о вычетах на детей и личном вычете, так и по одной из этих групп вычетов.

Прекращение применения всех действующих стандартных вычетов сотрудника регистрируется документом «Прекращение стандартных вычетов НДФЛ».

Просмотр и изменение всех сведений о вычетах сотрудника (в том числе ввод этих документов) можно выполнять из раздела «Налог на доходы» карточки сотрудника.

Поиск новой работы - долгий и сложный процесс. Необходима серьезная психологическая подготовка, которая позволит справиться с собеседованием и получить желаемую должность. Когда отборочный этап пройден, и соискателя утвердили, наступает не менее ответственный момент - оформление. В статье расскажем о том, какие документы при приеме на работу могут потребоваться, и как проходит процесс регистрации соискателя в качестве нового сотрудника.

Какие необходимы документы?

Законом регламентирована ситуация найма работника. Важные требования и положения, регулирующие отношения организации и сотрудника, зафиксированы в Трудовом кодексе (далее по тексту - Кодекс), федеральных законах, постановлениях Правительства и указах Президента. Основной перечень документов содержится в статье 65 Кодекса. Работодатель не может потребовать не установленные законом бумаги. В число , входят:

• паспорт или другой документ с фотографией, который удостоверит личность,
• (исключая случаи поступления на работу впервые или совместительства),
• пенсионное свидетельство - если гражданин устраивается на работу в первый раз (до этого нигде не работал), то данное свидетельство обязан оформить работодатель,
• документы воинского учета предоставляются военнообязанными, подлежащими призыву и находящимися в запасе лицами,
• медицинская книжка необходима для сотрудников, устраивающихся на работу в определенных сферах деятельности (медицина, торговля, образование и общественное питание),
• подтверждающие образование и квалификацию документы - дипломы, свидетельства или аттестаты,
• автобиография.

Как оформить правильно вкладыш в трудовую книжку:

Все указанные выше документы получаются в соответствующих инстанциях и имеют установленную форму. Но как грамотно составить автобиографию? Что необходимо включить в нее? Прежде всего, стоит отметить, что унифицированного бланка нет. Каждый работодатель предъявляет свои требования к содержащейся информации и форме ее подачи.

В большинстве случаев она составляется на листе А4. Используется повествовательная форма изложения. Факты пишутся в хронологическом порядке. В нижней части листа ставятся дата и подпись. Существуют общие сведения, которые следует заносить в документ. Среди них:

• ФИО соискателя,
• дата и место рождения,
• информация о близких родственниках (родителях, братьях, сестрах) - имена, возраст, место учебы или работы;
• образование - школа, которую окончил соискатель; подробно следует написать о высшем образовании (период учебы, специальность),
• трудовая деятельность - указать период работы, должность; можно также упомянуть о выполняемых обязанностях и деловых достижениях,
• семья - состоит ли соискатель в браке, информация о супруге (имя, возраст, место работы или учебы), детях,
• для мужчин - воинская служба (дата, место службы, звание),
• для женщин - периоды нахождения в отпуске декретном или по уходу за ребенком,
• личные достижения и увлечения (спорт, общественная работа); желательно указать информацию, которая будет важна для конкретного работодателя.

После того как основные данные изложены нужно поставить слева дату, а справа подпись. При составлении кандидат должен понимать, что некоторые моменты из своего прошлого фиксировать в документе не стоит. Очень тщательно следует подойти к манере изложения информации, также не лишним будет проверить на наличие орфографических ошибок. Когда все данные занесены, а документ соответствует предъявляемым в компании требованиям, можно представить его работодателю.

В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость предоставления дополнительных документов и персональной информации. Они предназначены для точного расчета полагающихся гарантий или компенсаций. Документы служат для соблюдения требований закона при подписании договора и предоставлении соответствующих льгот. В их числе:

• справка о зарплате,
• характеристика сотрудника с предыдущего места работы,
• регистрация,
• медицинская справка (для некоторых категорий работников в соответствии со статьей 13 Кодекса и несовершеннолетних),
• справка о составе семьи,
• справка о беременности женщины,
• документы, подтверждающие возраст детей,
• документы, подтверждающие право на получение специальных льгот (справка об инвалидности, ученой степени и т.п.).

Предоставление сведений о регистрации не является обязательным. Согласно закону работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если ее нет. На практике отсутствие регистрации может быть серьезной помехой. Желательно заранее узнать о требованиях к ее наличию в компании. С ИНН дела обстоят также как и с регистрацией: закон не обязывает каждого гражданина его иметь. В случае если работодатель попросит предоставить номер, то оформить его можно быстро в налоговой инспекции по месту жительства.

Работодатель вправе истребовать данные сведения только лично у сотрудника. Обращение к третьим лицам для получения указанной информации возможно только с письменного согласия последнего. Разобравшись с основными документами при приеме на работу, приступим к процедуре регистрации. Рассмотрим основные моменты при оформлении сотрудника в штат компании.

Процесс приема на работу

После того как необходимый пакет документов был собран, можно перейти непосредственно к самой процедуре. Для законного регламентирования данного процесса используют 10 и 11 главы Кодекса. В них содержатся основные требования к заключению трудовых договоров. Постановлением от 5.01.2004 № 1 утверждены основные формы первичной документации по учеты труда. Они предназначены для фиксации отработанного времени, оплаты и других важных параметров. В Постановлении также можно найти требования к оформлению документов. Сведения о работе с трудовыми книжками можно найти в Постановлении от 10.10.2003 № 69.

В большинстве случаев алгоритм приема на работу сотрудника одинаков. Рассмотрим основные моменты и соответствующие документы, оформление которых предполагается на каждом этапе. Всего их пять:

• подача заявления,
• изучение нормативных актов организации,
• подписание трудового договора,
• издание приказа о приеме на работу,
• оформление личного дела сотрудника.

Этап 1. Подача заявления

Данное требование не прописано в законе (Кодексе), и поэтому не является обязательным. Не все компании требуют составления заявления при приеме на работу. Этот вопрос следует уточнить у работодателя, и при необходимости составить документ. Для служащих, которые поступают на муниципальную или государственную службу подача заявления обязательна и зафиксирована в законах (№ 79-ФЗ от 27.07.2004 и № 25-ФЗ от 2.03.2007). Поданный документ фиксируется в установленном порядке.

Этап 2. Изучение нормативных актов организации

Перед подписанием договора сотрудник должен ознакомиться со всеми важными для трудовой деятельности документами. Этот факт должен быть подтвержден подписью работника. Должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор (при наличии) и другие локальные нормативные акты должны быть предоставлены сотруднику для полного ознакомления. На этом этапе важно составить общее понимание структуры работы. Узнать о возможных взысканиях за те или иные провинности и т.п.

В законе не содержится конкретной информации о том, каким образом следует фиксировать факт ознакомления работника с данными документами. По этой причине можно выбрать один из нескольких вариантов:

• вести журнал ознакомления с нормативными актами;
• прикрепить ознакомительные листы к каждому нормативному акту, сотрудники будут ставить подписи на них (эти листы следует прошивать вместе с актом);
• в трудовой договор ввести пункт об ознакомлении с перечислением существующих нормативных актов организации.

Этап 3. Подписание трудового договора

Согласно содержащимся в статье 67 Кодекса требованиям договор составляется в письменном виде в двух экземплярах. В трудовом договоре должны присутствовать как обязательные условия и сведения (статья 57 Кодекса части 1 и 2), так и дополнительные (статья 57 часть 4). Он должен соответствовать нормам закона и в равной степени наделять правами и обязанностями участвующие в подписании стороны. При необходимости заключается договор о материальной ответственности. В законодательстве содержится перечень лиц, с которыми можно оформлять данный вид договоров.

Этап 4. Приказ о приеме на работу

Как правильно оформить приказ о приеме на работу:

После урегулированию всех нюансов в процессе подписания договора, издается приказ или распоряжение о приеме сотрудника на работу. Его условия должны соответствовать закрепленным в трудовом договоре. Приказ регистрируется в установленном порядке. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись в течение 3-х дней со дня начала работы.

Этап 5. Оформление личного дела

В соответствии с законом - статьей 66 Кодекса - в трудовую книжку сотрудника вносятся сведения о приеме на работу (если ее нет, то оформляют). Последнее, что осталось сделать, это завести личную карточку на сотрудника и включить его в табель учета рабочего времени и иные документы для учета труда. На этом оформление документов можно считать законченным. Сотрудник может приступать к выполнению своих обязанностей.

Процедура приема на работу хоть и кажется на первый взгляд сложной, но на деле довольно проста. Важно соблюсти необходимые формальности, правильно указать данные и внимательно ознакомиться с договором, а также другими бумагами, имеющими отношение к занимаемой сотрудником должности. Завершение оформления ставит работника перед сложностями, которые будут ожидать его уже в процессе выполнения должностных обязанностей.

Любое мошенничество при приеме на работу, ложь или предоставление заведомо неверных сведений рано или поздно будет раскрыто. В существующем информационном пространстве собрать интересующие данные о претенденте на вакантное место или сотруднике не составляет труда. Разумная честность в отношениях с работодателем поможет спокойно выполнять возложенные на сотрудника обязанности. Все необходимые документы при приеме на работу соискатель должен предоставить в указанные сроки, также он по умолчанию гарантирует их достоверность и подлинность.

Видео - «Документы при приеме на работу»