V8: История изменения реквизитов. Кто изменил справочник или документ в базе? 1с отчет по версиям объектов

Версионирование – это механизм, позволяющий быстро ответить на вопрос какой пользователь и какие изменения внес в конкретный документ, т.е. версионирование хранит историю изменений объектов информационной базы. Подобным функционалом обладает и «Журнал регистрации», но он только показывает когда пользователь начал и закончил работу с информационной базой, дату создания документа, редактирования, проведения. При возникновении же спорных моментов и если с объектом работали несколько пользователей по журналу регистрации невозможно выяснить, кто именно неверно заполнил, например, цену номенклатуры.

На данный момент механизм версионирования реализован в основных прикладных решениях:

1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

1С:Управление торговлей ред. 11.2

1С:Управление небольшой фирмой ред. 1.6

1С:Зарплата и управление персоналом 3.0

Внимание! Настройку версионирования выполняет Администратор системы с полными правами.

Настройка версионирования производится в разделе «Администрирование»-«Поддержка и обслуживание»

После включения механизма появится возможность настройки хранения версий объектов.

Для каждого вида документоа и справочник можно выбрать вариант версионирования:

• Не версионировать -изначально устанавливается всем объектам по умолчанию
• Версионировать при записи - возможно использование со справочниками и документами. Новая версия будет создаваться при нажатии на кнопку «Записать».
• Версионировать при проведении - возможно использование только для документов. Соответственно, версия будет создаваться при проведении документа.

Внимание! Версионирование большого количества объектов может привести к увеличению размера информационной базы. Количество и размер хранимых версий можно проверить, пройдя по ссылке в нижней части формы.

После активации данного механизма в формах выбранных объектов появляется значок «Перейти к отчету по версиям объекта».

В нашем примере мы видим, что номенклатура «Папка-конверт на кнопке А» имеет 4 версии, те после создания объект был изменен 3 раза.

Для того, чтобы понять, что менялось от версии к версии мы можем выделить несколько версий и открыть отчет о сравнении нажатием кнопки «Сравнить версии».

В приведенном примере мы видим, что в версии 2 номенклатуре присвоено новое полное наименование, в версии 3 добавлена статья затрат и в версии 4 она изменена с «Доставки» на «Услуги аренды».

Причем в любой момент вы можете вернуться к выбранной версии объекта по нажатию на кнопку «Перейти на версию». Информация о данном действии также отразится в перечне версий объекта.

«Автоматизация бизнеса:История версий » - это комплекс дополнений к типовым конфигурациям на базе "1С:Предприятие 8", предназначенный для хранения истории изменений справочников и документов, анализа изменений с точностью до значения реквизитов и возможностью для отката данных до выбранной версии объекта.

История предоставляет более детальную информацию, чем стандартный журнал регистрации, об изменениях документов и справочников. При этом список объектов (документов и справочников) требующих регистрации версий может быть настроен персонально.

История версий легко может быть интегрирована в любую конфигурацию на базе "1С:Предприятие 8.x". При объединении не требуется вносить изменения в объекты исходной конфигурации.

Что дает система:

РУКОВОДИТЕЛЮ - ПОВЫШЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА РАБОТОЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ:

простота и удобство мониторинга изменений вносимых в систему;

возможность просмотра, какие именно изменения были внесены в документы «задним числом»;

возможность отслеживать объем вносимой информации в систему каждым из пользователей;

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ - ПОВЫШЕНИЕ УДОБСТВА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ:

возможность просмотра истории изменений по интересующему объекту;

возможность работы с предыдущими версиями объектов;

возможность восстановления («отката») объекта до выбранной версии;

Основные возможности:

хранение истории значений любого документа или справочника (реквизиты шапки, табличных частей, автор изменений, дата и время изменений);

наглядный просмотр изменений, каждой версии в графическом виде;

возможность отката до любой версии объекта;

возможность удаления ненужных версий объектов (ограничена правами доступа);

возможность просмотра изменений объектов с отборами: по автору, виду объекта, времени внесения изменений;

возможность настройки списка объектов требующих регистрации в системе без изменения конфигурации;

быстрый переход к просмотру истории изменений из любого объекта системы;

сервисные функции по работе с данными об изменениях: архивирование изменений за выбранный период и очистка изменений за выбранный период по указанным видам объектов;

Технические особенности:

возможность быстрой интеграции с любой конфигурацией на базе "1С:Предприятие 8.x" (до 8.3.6.x), без внесения изменений в объекты основной конфигурации; (интеграция занимает не более 5-ти минут)

при использовании «Автоматизация бизнеса:История версий» в базе данных хранится информация только об изменениях реквизитов объектов, что НЕ приводит к значительному росту базы данных и замедлению работы пользователей;

хранение изменений в системе производится в сжатом виде, что незначительно сказывается на времени формирования отчетов, но существенно сокращает требуемый объем памяти;

система поддерживает работу с распределенными базами данных;

Набор доступных отчетов и сервисных функций может быть ограничен на уровне прав доступа для каждого из пользователей системы. Программа может работать на управляемых формах.

«Автоматизация Бизнеса: История версий» является дополнением к любым типовым конфигурациям 8.x: «Управление торговлей ред. 10.3», «Управление торговлей ред. 11» и «Управление производственным предприятием ред. 1.3», и т.д. Данный продукт не содержит скрытых участков кода.

Системные требования:

Дополнительные сведения:

• Если программа не работает на вашем релизе типовой конфигарации, то мы ее доработаем для вас бесплатно.
• Для программы выпускаются регулярные бесплатные обновления.
• Код программы АБ:История версий открытый
• Модуль предоставляется под одну заявленную вами конфигурацию (платформу). Цена модуля от количества рабочих мест не зависит.
• При покупке программы предоставляется бесплатная техподдержка на 12 мес.
• Успановка программы производится либо самостоятельно пользователем, либо специалистами компании Автоматизация бизнеса за дополнительную плату. При покупке программы необходимо заполнить и отправить регистрационную анкету, которую пришлют с дистрибутивом программы.

Менеджер Иван заходит в кабинет руководителя отдела продаж. Разговор начинается на повышенных тонах:

— Мы потеряли клиента! — возмущается менеджер, — Я оформил заказ, зарезервировал товар специально под покупателя. Но кто-то снял мой заказ с резерва! Я потерял из-за этого значительную часть месячной премии, мы упустили крупную сделку! Кто-то исправил документ, уменьшив срок резерва. Как узнать, кто виноват ?

История 2: Это не я!

Менеджер Светлана заносила в базу данных контактную информацию клиента «Колокольчик», когда раздался телефонный звонок. Позвонил новый клиент, фирма «Одуванчик». Светлана приняла заказ и зарегистрировала клиента в системе. Вернувшись к старой работе, она обнаружила, что контрагент «Колокольчик» бесследно исчез. Светлана обратилась в отдел техподдержки с жалобой на «глюк» в программе: Что же это такое, когда бесследно исчезают данные? Программа никуда не годится!

История 3: Все пропало, шеф!

Бухгалтер Татьяна анализировала документы за прошедший месяц и проставляла в них признак того, что документы сверили. Для своей работы она использовала «Групповую обработку справочников и документов», которая позволяла ей отобрать документы по определенному признаку и не заходить в каждый документ для подтверждения. Татьяна была хорошим бухгалтером, но ошибки случаются у всех. Вместо того чтобы выбрать документы за первое апреля 2014 года, она перенесла все документы за апрель на первое число (поменять дату обработка тоже позволяет).

У Татьяны паника: определить потерянные даты документов невозможно, а значит, нельзя исправить ситуацию. Что делать ?

Это совершенно реальные истории из практики наших сотрудников. Заметим сразу, что во всех трех историях все закончилось хорошо. Как и благодаря чему — Вы узнаете из этой статьи.

Итак, «Кто виноват?» и «Что делать?». На эти вопросы, давным-давно заданные классиками, до сих пор находятся все новые и новые ответы. Секрет в их универсальности, какую сферу человеческой деятельности не рассматривай, всегда найдется виноватый, и всегда будут вопросы, что делать с последствиями. Не исключение и сфера автоматизации торговли.

При работе с системами учета, на любом предприятии, где в базе данных работает более одного человека, регулярно возникает множество историй сходных с приведенными выше.

Спорных ситуаций можно избежать, если в системе подробно регистрируется информация о том, кто, когда и какие изменения внес в систему.

В данной статье мы рассмотрим использование механизма версионирования объектов на примере конфигурации 1С: Предприятие Управление Торговлей (УТ) версии 11.1 . Данный механизм позволяет сохранить историю изменения документа или справочника, проанализировать, кто виноват в возникновении ошибки учета, а так же ответить на вопрос, что делать, чтобы вернуть «испорченному» документу (или справочнику) его первоначальный вид.

Как настроить версионирование в УТ 11.1?

Возможность сохранения истории объектов включается в разделе Администрирование — Общие настройки:

Рисунок 1. Включение версионирования объектов

Теперь, когда сама возможность версионирования включена, необходимо настроить, изменения каких именно документов и справочников будут сохраняться. Эта настройка важна, так как с одной стороны, включение лишних объектов в систему версионирования может излишне увеличить размеры баз данных, а с другой стороны, нам нужно сохранять изменения всех важных объектов, чтобы избежать спорных ситуаций в работе. Нажмем гиперссылку «Версионируемые объекты» (правее флага включения версионирования) и перейдем в окно настройки:

Рисунок 2. Настройка версионирования объектов

В левой колонке мы видим список объектов системы: справочников и документов. В правой колонке, дважды щелкнув по ячейке, мы можем указать вариант версионирования объекта:

• Не версионировать :
  История изменений сохраняться не будет
• Версионировать при записи :
  Изменения будут фиксироваться каждый раз при сохранении документа или справочника. Изменения документов, в которых предусмотрено проведение, будут сохраняться даже в непроведенных документах
• Версионировать при проведении :
  Изменения будут фиксироваться при сохранении справочников и документов. Для документов, в которых предусмотрено проведение, изменения будут сохраняться? только если документ проведен (при первом проведении и в дальнейшем при записи).

Укажем для Заказа покупателя вариант «Версионировать при записи». А для Заказа поставщику — «Версионировать при проведении».

Как посмотреть историю изменений объекта?

Историю изменений объекта можно увидеть, открыв объект и перейдя по гиперссылке «История изменений» на панели навигации:

Рисунок 3. Переход к истории изменений

Рисунок 4. Список сохраненных версий документа

Из этого окна мы можем:

Как вернуться к сохраненному варианту объекта?

Для того, чтобы отменить все сделанные в справочнике и документе изменения и вернуться к какой-либо из более ранних версий, зайдем в окно истории изменения документов, установим курсор на версии, к которой хотим вернуться (предварительно посмотрев ее и уточнив необходимость возврата) и нажмем на кнопку «Перейти на версию» на панели инструментов.

База сообщит, что переход на версию был выполнен успешно:

Рисунок 6. Возврат к старой версии

Если все же мы ошиблись, и более корректной является версия документа до перехода, то можно выполнить переход к предыдущему варианту документа (в нашем примере — к 4-й версии).

Итак, мы рассмотрели основной функционал системы Версионирования. Мы увидели, как можно избежать конфликтных ситуаций в работе с базой, если имеется возможность посмотреть историю изменения объектов, сравнить версии документа или справочника на разные даты (время) между собой и даже вернуться к любой сохраненной версии объекта

А что же герои историй, рассказанных в начале статьи?

Как уже говорилось, все закончилось хорошо.

Иван посмотрел историю изменений своего заказа и увидел, что в 9:25 утра его отредактировала менеджер Катя. Ей срочно нужно было выписать заказ на клиента, а свободного остатка товара не хватало. Она извинилась перед Иваном, и он, конечно, простил ее. Тем более что заказ Кати можно было перенести на более поздний срок, а покупателю Ивана отгрузили товар в тот же день.

Сотрудник отдела техподдержки, к которому обратилась Светлана, проверил историю изменения контрагента «Одуванчик» и выяснил, что вместо того, чтобы занести в базу новую карточку клиента, Светлана записала информацию в карточку контрагента «Колокольчик», удалив старые данные. Карточку фирмы «Колокольчик» вернули, репутация программы и отдела техподдержки была восстановлена, а Светлана стала внимательнее относиться к своей работе.

Что же касается бухгалтера Татьяны, то с помощью механизма версионирования, ей удалось не только узнать, какие даты были раньше у документов, но и вернуть им первоначальный вид.

Желаем Вам успехов в работе!

Версионирование представляет собой опцию, с помощью которой пользователь может легко установить, кто и когда изменил находящийся в базе документ, а также какие именно изменения имели место. Платформа 1С:Предприятие 8 имеет сходную опцию – журнал регистрации, однако эта опция не позволяет выяснить характер изменений, журнал регистраций позволяет только узнать, когда был изменен документ и какой пользователь внес изменения.
Механизм версионирования позволяет хранить не только даты и автора изменений, но и историю изменений документа, опция позволяет просматривать различные версии состояния одного и того же документа. Чтобы использовать данную опцию, необходимо предварительно провести настройку версионирования объектов. Как настройку, так и просмотр всех состояний документа может проводить администратор системы.
В программе "Управление торговлей 11" присутствует отличная возможность для просмотра истории изменений справочников и документов под названием "Версионирование объектов". Давайте же рассмотрим как она работает.
Для включения использования этого функционала перейдем на закладку программы "Администрирование" пункт "Поддержка и обслуживание" и установим галочку "Версионирование объектов".

Для документа "Списание недостач товаров" установлено вид версионирования "Версионировать при проведении". Давайте перейдем в список списания недостач товаров. В окне нашего документа "Списание недостач товаров" на панели навигации формы нажмем на пункт "История изменений". Перед нами появится окно со списком пользователей, которые редактировали данный документ, а также дата редактирования с точностью до секунды.
Чтобы просмотреть различия в версиях нужно выделить несколько позиций и нажать кнопку "Сравнить версии". Откроется отчет по изменениям версий объекта. В этом отчете можно посмотреть различия выбранных версий объекта.
Функционал УТ 11 позволяет при необходимости даже перейти на нужную (прошлую) версию объекта. Для этого нужно выделить необходимую версию объекта и нажать кнопку "Перейти на версию".

После перехода на новую версию в окне "История изменений" появится третья строчка с комментарием "Выполнен переход к версии №<Номер> <ДатаВремя>», а также сообщение об успешном восстановления объекта.
Функционал по версионированию является очень полезной особенностью УТ 11. Таким образом, используя данный механизм, мы всегда можем быть в курсе того, какие изменения происходили с объектом, а случае необходимо отменить их, откатившись на необходимую версию.

Эта статья является описанием озвученного в третьего алгоритма.

Речь о том, чтобы хранить в базе историю изменения реквизитов объектов.

Объекты в данном случае - это справочники, документы, планы обмена, планы видов характеристик и т. д., в общем то, что вводится пользователем вручную, для чего требуется хранить историю изменения реквизитов и на что можно сделать ссылку.

Состав объектов произвольный и определяется программистом, то есть можно, к примеру, настроить механизм только для всех справочников и выборочных документов.

Общая идею проста, как четыре рубля одной монетой.
А вот при ближайшем рассмотрении выяснилось пара нюансов.
А при превращении мыслей в статью и вовсе все поменялось.

Начнем по-порядку.

Для начала, делаем периодический регистр сведений "История реквизитов" без привязки к регистратору.

Затем, очень хочется иметь в этом регистре сведений измерение "Объект" типа "Любая ссылка", но этого делать нельзя.
Причина та, что тогда мы теряем возможность удалять помеченные на удаление объекты, поскольку на них будут ссылки в регистре.
Если же это измерение делать ведущим, то при удалении мы потеряем всю историю по этому объекту, которая удалится вместе с самим объектом.
А с другой стороны и без этого реквизита совсем уж никуда, ни отчета сформировать, ни просто даже объект найти.
Поэтому, в каждый объект, для которого требуется регистрация изменений реквизитов, добавляем реквизит "GUID" типа "Строка (32)".
Кроме того, в регистр сведений "История реквизитов" добавляем измерение "GUID объекта" типа "Строка (32)".

Так я хотел написать сначала.

А потом хорошо подумал.

Во-первых, очень плохо делать разные соединения с таблицами объектов в запросах, чтобы получить нужный объект по реквизиту "GUID".

Во-вторых, журнал регистрации фирмой 1С реализован таким образом, что в нем в реквизите "Данные" хранится именно ссылка на объект, а никакой не GUID.
Просто при удалении объектов журнал регистрации не участвует в проверке ссылочной целостности и после удаления объекта в нем в реквизите "Данные" показывается знакомая многим надпись "<Объект не найден> ...".

В-третьих, GUID вместо ссылок придется тогда вставлять и в остальных полях, то есть в пользователе, старом значении и новом значении.

В-четвертых, дешевле сделать свой алгоритм удаления помеченных объектов, нежели так изголяться.
Тем паче, что типовой алгоритм крайне скуден.

Правда, в рамках данной статьи описывать альтернативный алгоритм удаления помеченных объектов я не буду, ограничусь лишь тем, что скажу, что этот алгоритм должен при удалении помеченных объектов в регистре сведений "История реквизитов" все ссылки на удаляемые объекты заменять пустыми ссылками.
Почему пустыми?
Да все просто, чтобы ссылочная целостность базы не нарушалась.

Поэтому добавляем измерение "Объект" типа "Любая ссылка".
Вместо типа "Любая ссылка" можно проставить галочки у конкретных объектов, без разницы.

Продолжаем.

Помимо объекта нужно иметь информацию о реквизите, который меняется.
Поэтому добавляем измерение "Реквизит" типа "Строка (25)" или "Справочник.РеквизитыОбъектов", кому как больше нравится.
Я для примера сделал строкой.

Затем добавляем информацию о пользователе, сделавшем изменения.
Для этого добавляем ресурс "Пользователь" типа "Справочник.Пользователи".
Кроме того, добавляем ресурс "Имя компьютера" типа "Строка (25)".
Кому 25 символов мало, может изменить на нужное количество.

Для того, чтобы знать, в какой распределенной базе меняли реквизит, в случае использования распределенных баз, нужно добавить ресурс "Распределенная база" типа план обмена "Распределенные базы".

И, наконец, добаляем два ресурса, "СтароеЗначение" и "НовоеЗначение" составного типа.
В составе типов "Число", "Строка", "Булево", "Дата" и "Любая ссылка".
Размерность типов "Число" и "Строка" проставляется максимальная из возможных, чтобы в нее уместилось содержимое любого реквизита.
Здесь есть досадный момент, в состав типов нельзя включить строку неограниченной длины.
Поэтому механизм нельзя будет применять для строк неограниченной длины, содержимое которых длиннее максимального размера строки в составе нашего типа.

Теперь по поводу настроек в объектах.
Во всех объектах, для которых будет регистрироваться история, требуется прописать следующий код.
Переменная "НаборЗаписейИсторияОбъектов" вынесена в переменные модуля по той причине, что для нового объекта проверку реквизитов нужно делать в процедуре "ПередЗаписью", а заполнять реквизит "Объект" значением "Ссылка" в процедуре "ПриЗаписи", поскольку в процедуре "ПередЗаписью" еще нет ссылки для нового объекта.
Перем НаборЗаписейИсторияОбъектов; Процедура ПередЗаписью(Отказ) НаборЗаписейИсторияОбъектов = РегистрыСведений.ИсторияОбъектов.СоздатьНаборЗаписей(); ОбработатьИзменениеРеквизита(НаборЗаписейИсторияОбъектов, "Код "); ОбработатьИзменениеРеквизита(НаборЗаписейИсторияОбъектов, "Наименование "); ОбработатьИзменениеРеквизита(НаборЗаписейИсторияОбъектов, "Родитель "); ОбработатьИзменениеРеквизита(НаборЗаписейИсторияОбъектов, "Владелец "); Для А = 0 По ЭтотОбъект.Метаданные().Реквизиты.Количество() - 1 Цикл ОбработатьИзменениеРеквизита(НаборЗаписейИсторияОбъектов, ЭтотОбъект.Метаданные().Реквизиты[А].Имя); КонецЦикла; КонецПроцедуры Процедура ПриЗаписи(Отказ) Если НаборЗаписейИсторияОбъектов.Количество() <> 0 Тогда Для Каждого Запись Из НаборЗаписейИсторияОбъектов Цикл Запись.Объект = Ссылка; КонецЦикла; НаборЗаписейИсторияОбъектов.Записать(Ложь); КонецЕсли; КонецПроцедуры Процедура ОбработатьИзменениеРеквизита(НаборЗаписейИсторияОбъектов, ИмяРеквизита) Если ЭтотОбъект[ИмяРеквизита] <> Ссылка[ИмяРеквизита] Тогда НоваяЗапись = НаборЗаписейИсторияОбъектов.Добавить(); НоваяЗапись.Период = ТекущаяДата(); НоваяЗапись.Реквизит = ИмяРеквизита; НоваяЗапись.ИмяКомпьютера = ИмяКомпьютера(); НоваяЗапись.Пользователь = ПараметрыСеанса.ТекущийПользователь; НоваяЗапись.РаспределеннаяБаза = ПараметрыСеанса.ТекущаяРаспределеннаяБаза; НоваяЗапись.СтароеЗначение = Ссылка[ИмяРеквизита]; НоваяЗапись.НовоеЗначение = ЭтотОбъект[ИмяРеквизита]; КонецЕсли; КонецПроцедуры

Пример приведен для иерархического подчиненного справочника.
Если брать другой объект, например, документ, то состав служебных реквизитов будет другой, не "Код", "Наименование", "Родитель" и "Владелец", а "Дата" и "Номер".

В следующих статьях будут рассмотрены примеры использования механизма, описанного в данной статье.

Замаялся.

От Гения 1С : Смотрите