Образец заполнения маршрутного листа для льготного отпуска. Маршрутный лист образец для водителя грузового автомобиля

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

ФАЙЛЫ

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

• приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
• отчет работника о понесенных расходах;
• четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку , совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах , один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

1. Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
2. Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
3. Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
4. Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

04.05.2018, 21:02

Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.

Зачем нужен

Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.

Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.

Как оформляется документ

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:

• с типом автомобиля;
• преодоленными расстояниями;
• объемами перевозимого груза.

Так как действующим законодательством не установлено единой утвержденной формы маршрутного листа, можно пользоваться самостоятельно разработанной формой. В конце статьи вы найдете бланк маршрутного листа.

В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.

Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.

Правильное заполнение листа включает в себя:

• наименование организации, выдававшей документ;
• название города, где оформлен документ;
• дату, когда совершена поездка;
• место назначения;
• цель поездки;
• время убытия и прибытия;
• информация о транспортном средстве;
• Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
• должность работника.

По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.

Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:

• непосредственным руководителем;
• бухгалтером;
• кадровиком.

Сколько хранить маршрутные листы

Пять лет - минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.

Скачать бесплатно образец можно по прямой ссылке .

Скачать бланк маршрутного листа

Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.

Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.

Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.

Бланк маршрутного листа скачать:

Описание таблицы

Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.

Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.

Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.

Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.

Заполнение маршрутного листа

Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:

• Водитель — фамилия и инициалы
• Дата — день совершения доставок
• Показания в начале маршрута — пробег автомобиля перед выездом
• Остаток топлива — количество горючего, имеющееся в бензобаке на момент начала работы
• Ответственный — человек, который поставил в таблицу данный адрес (заполняется, если в один маршрутный лист имеют доступ и устанавливают доставки разные люди)
• Авто — марка автомобиля, госномер
• № чека — порядковый номер заказа
• Адрес доставки, предварительное время, условия — куда везти и во сколько примерно нужно там быть (лучше просто «до обеда» или «после обеда»)
• Сумма доставки, подъём — стоимость услуг, если таковые требуются и оплачены
• Примечания , если такие имеются

Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:

• Время и километраж прибытия и убытия с точки
• Общий пробег в конце дня
• Остаток топлива и показания счётчика пробега (км)
• Прочие отметки , несоответствия, спорные ситуации

Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные , в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.

Маршрутный лист планирует деяния субъекта, и оптимизирует их. На этой странице бесплатного ресурса имеется образец, его можно скачать бесплатно.

Довольно распространенным документом в жизни человека является маршрутный лист. Он может применяться в командировке, на производстве, в сфере туризма (для получения визы). Маршрутный лист используют курьеры, водители и иные специалисты. На этой странице бесплатного ресурса имеется образец маршрутного листа , и по специальной прямой ссылке его можно скачать бесплатно. Рассмотрим основные компоненты и обязательные пункты этой уникальной бумаги, чтобы более точно понимать смысл.

Планирование процессов в жизни человека дает ему много преимуществ. Составление обсуждаемого графика значительно ускоряет все обозначенные в нем процессы. Маршрутный лист не только планирует деяния субъекта, но и оптимизирует их. Благодаря этому пакту надзирающие инстанции, руководители структурных подразделений, непосредственное начальство, могут проследить путь перемещения и выполненной работы. Таким образом, маршрутный лист выполняет несколько положительных функций одновременно, что является несомненным плюсом письменного акта.

Обязательные пункты маршрутного листа

• В верху пишется наименование, ФИО, должность и другие идентификационные данные;
• Ниже должность, представительские полномочия;
• Затем в свободной форме, в виде таблицы или подпунктов вносятся нужные сведения;
• Обязательно указывать даты, сроки, стоимость мероприятий, план поездок;
• Поскольку это маршрутный пакт, необходимо указывать место отбытия и прибытия;
• Подписи, расшифровки и виза руководства.