Официальный документ - это что такое? Понятие и виды. Виды документов

Понятие документа, Документооборот

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебнымдокументом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения или использования.

Отличное определение

Неполное определение ↓

ДОКУМЕНТ

деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д., графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.). По происхождению различаются официальные (служебные) Д. - исходящие от организаций, должностных лиц, и частные - исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних - содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог - изложение в Д. заведомо ложных сведений и технический подлог - искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д., которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д. могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин

Отличное определение

Неполное определение ↓

Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом. Основные функции документов Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д.

Документ

Внимание

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство».

Рассмотрим далее, какие бывают типы документов. Терминология В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания.
Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения.
Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты.

Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Инфо

При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет».

Типы документов. документ: понятие и виды

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Важно

При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Виды документов. классификация документов

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;
высокое качество документов;
оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение специализированного программного обеспечения.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений.

Документ и его виды. классификация документов

По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);
По типу содержания - текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;
По способу представления - электронный, на бумажных носителях;
По месту издания - внутренние, внешние;
По направлению отправки - входящие, исходящие;
По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые;
По уровню секретности - несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.

Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов

Какие бывают виды документов?

Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству. Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.

Понятие документа

Докуме́нт (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство) - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде. В узком смысле докуме́нт - облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.

В широком смысле и книга, и скульптура - документы. Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения - Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» Содержание

1 История и виды
2 Классификация документов
3 Функции документов
4 Поддельные (фальшивые) документы
5 См.

Что такое документ и как он оформляется

Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п. 4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению. Нормативные документы Основные виды нормативных документов в РФ:

ГОСТ Р — национальный государственный стандарт;
ОСТ — стандарт определенной отрасли;
СТП — стандарт данного предприятия;
СТО — стандарты научно-технических объединений и обществ;
ПР — определенные правила;
Р — рекомендации;
ТУ — технические условия производства.

Общие понятия о документе.
Классификация документов.
Основные виды документов.
Электронные документы.

1. Общие понятия о документе Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др. Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД). Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу. 2.

) - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле докуме́нт - облечённый в письменную форму носитель информации , удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи , изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать , и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

История и виды

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры .

Важный вид документов - различные удостоверения , подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией .

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства , компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство ». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов

По назначению:
- организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
- распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
- информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
- учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты , нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
- иные.

По времени создания - первичные и вторичные (реферат , аннотация , обзор и т. д.);
По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра , книга , журнал);
По типу содержания - текстовые , иконические (графические), идеографические (схемы , карты , ноты), аудиальные , мультимедийные ;
По способу представления - электронный , на бумажных носителях;
По месту издания - внутренние, внешние;
По направлению отправки - входящие, исходящие;
По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые;
По уровню секретности - несекретные, секретные , с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).