Акт передачи технической документации образец. Простой образец акта приема передачи документов

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Ведение делопроизводства не обходится без передачи документов. Причины могут быть разными, но документирование процесса обязательно. Что собой представляет образец акта при приеме-передаче документации?

Распоряжение любыми документами предполагает наличие определенной ответственности. И при смене ответственного за сохранность документации лица требуется документальное оформление. Как выглядит образец акта приема-передачи документов?

Общие аспекты

Любой документооборот требует контроля. Для этого определенный вид документов передается конкретному сотруднику. Он отвечает за их сохранность, правильное применение и конфиденциальность.

При любой иной практической необходимости надлежит сдать или передать иному ответственному лицу подконтрольные документы.

Порядок передачи важных документов может быть закреплен в учетной политике организации. При этом утвержденной является и форма акта, применяемого при приеме-передаче документации.

В некоторых случаях передача документов регламентирована нормативными положениями. В иных ситуациях организация выбирает наиболее подходящий способ.

Что это такое

Актом о приеме-передаче документации именуется документ, отображающий передачу одного или группы документов от одного к иному.

Смена любого работника, в чьем ведении находятся какие-либо документы, сопровождается передачей необходимой документации.

Если процесс никак не фиксировать, то велик риск потери важной информации. К тому же при утрате или повреждении документа вряд ли удастся установить виновное в этом лицо.

Именно акт приемки-передачи документов фиксирует передачу документации и ее . Подписанный акт закрепляет тот факт, что одна сторона документы сдала, а другая приняла.

Наличие подписей в акте свидетельствует об отсутствии претензий по поводу ненадлежащей сохранности, отсутствия документов или еще каких-то причин. Оформленный правильно акт имеет юридическую силу.

В случае спорных ситуаций и судебных разбирательств акт становится весомым доказательством. Каждая организация может составлять данный акт по самостоятельно разработанному и утвержденному образцу.

Но важно присутствие в документе следующих аспектов:

• наименование, дата составления и место оформления акта;
• наименование организации, в какой происходит передача;
• паспортные данные и Ф.И.О. лица, передающего документы;
• паспортные данные и Ф.И.О. лица, принимающего документы;
• перечень передаваемых документов с указание подробных характеристик (данную часть желательно оформлять таблицей при большом количестве документов);
• подписи сторон и печать организации.

Какова роль документа

Актом приема-передачи документации подтверждается факт получения конкретных бумаг новым ответственным лицом. При этом четко определяются лица, ответственные за сохранность документов, как в прошлом, так и в будущем.

Передаваться могут не только документы, но и дела или иные ценные бумаги. Так кассир обязан по акту передать имеющуюся в кассе наличность и .

То есть основополагающее предназначение данного акта засвидетельствование перемещения документов от одного лица к другому. При отсутствии акта о приеме-передаче документов впоследствии очень сложно доказать, что передача произошла.

Учитывая то, что ценность некоторых документов может быть весьма значительна, процедуре составления акта стоит уделить максимум внимания.

В рамках любого судебного разбирательства приоритет отдается именно письменным доказательствам. Стоит отметить, что иногда от имени юридических лиц могут действовать уполномоченные представители.

Если процесс передачи осуществляется меж представителями разных юрлиц до начала процесса надобно проверить действительность полномочий каждой из сторон.

Причиной передачи документации становится , увольнение, назначение работника либо другая практическая надобность. Комиссия должна состоять из не менее, чем трех человек.

Присутствие принимающего документы лица и передающего обязательно. Перечень документов удобнее оформить как таблицу. Заполняется таковая в свободной форме, но из ее содержания должен быть максимально ясен состав документов.

Процедура приемки-передачи документации включает в себя:

Все данные работы комиссии включают в содержание акта в виде текстовой части. Это особенно важно, когда имеют место несоответствия в документах. Указание сего факта снимает ответственность за имеющиеся ошибки с принимающего лица.

Вместе с тем допустимо составление акта в виде одной таблицы без дополнительных пояснений. При большом количестве документов целесообразно оформлять приложения к акту.

К примеру, в самом акте указать, что передаются определенные группы документов, а в приложениях подробно расписать состав этих групп. Таким образом, не нарушается восприятие общего содержания акта.

Так как приложения выступают в виде неотъемлемой части акта, то все перечисленные в приложениях документы числятся включенными в акт. Особенное внимание следует уделить документам, передаваемым в оригинальном виде.

Лицу, передающему оригиналы, крайне желательно предварительно снять с них копии. Это предотвратит возникновение проблем при утрате оригинальной документации.

В акте должно указать, оригиналы или копии получает принимающая сторона. Акт о приеме-передаче документов составляют в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны.

Другому лицу

Передача документов от одного лица к другому подтверждается актом с целью фиксации факта получения конкретных документов.

Поскольку в акте приводится подробный список передаваемых документов, то при необходимости легко установить, какие документы переданы, в каком виде и количестве.

Акт приема-передачи документов другому лицу составляется по следующему образцу:

1. Название документа.
2. Дата составления.
3. Место оформления.
4. Данные о передающей стороне.
5. Данные о принимающей стороне.
6. Текст, указывающий, что передача документов состоялась согласно приложенного списка.
7. Текст, удостоверяющий, что получатель принял документы и проверил их.
8. Текст, фиксирующий отсутствие претензий у сторон.
9. Перечень документации (список, таблица, приложения). При этом относительно каждого документа указывается название, номер, дата, количество листов, число экземпляров, оригинал или копия и иные важные данные.
10. Подписи сторон.

При смене директора

Директор является лицом, ответственным за сохранность документации организации и определенной части имущества, закрепленной за ним. В случае увольнения директор обязан передать дела.

Однако законодательно установленного порядка не предусмотрено. Процесс смены гендиректора в организации закрепляется в локальном акте.

Но задерживать увольнение по причине не сдачи документов участники общества не вправе. Но документы у уволившегося директора могут востребоваться в судебном порядке.

Подписывают приемопередаточный акт два директора, сменяющийся и заступающий на . Также принять документы вправе собственники организации.

При смене главного бухгалтера

Передача документов при смене главного бухгалтера осуществляется по следующей схеме:

По договору цессии

Если организация уступает требование к должнику другому кредитору, то она обязана передать ему все документы, подтверждающие право требования ().

Так если уступается требование к покупателю, на оплату им полученного товара, то минимум передаваемых документов состоит из и .

Составлением акта приема-передачи документов занимается бухгалтер действующего кредитора. Оформление происходит по стандартной схеме, но есть некоторые нюансы самой процедуры.

Спорным моментом выступает вопрос, оригиналы или копии документов надлежит передавать новому кредитору.

Если речь идет об уступке части требований и в указана передача копий, то оригиналы остаются у действующего кредитора, а передаются заверенные копии.

Если договор прямо не указывает на передачу копий, то согласно п.2 ст. 385 ГК передаются оригиналы.

Если уступаемые по договору цессии документы необходимы в оригиналах обоим кредиторам, то можно согласовать условие о предоставлении оригинальных документов одной из сторон другой при необходимости.

На хранение в архив

При передаче архивных документов на хранение требуется подготовка к процессу. В первую очередь документы сортируются по срокам хранения.

При этом отбираются документы, срок хранения каких истек. Для документов временного сохранения составляется акт уничтожения документов.

Следующим этапом становится отсортировка документов, подлежащих сдаче в архив. В соответствии с действующими правилами документы передаются в архив не позднее трех лет с момента завершения их применения в делопроизводстве.

Не следует сдавать более «свежие» документы, поскольку они могут пригодиться. Все отобранные для сдачи в архив документы проверяются на ценность и правильность оформления, затем составляется сдаточная .

Сотрудник архива принимает документы по сдаточной описи. При этом составляется акт приема-передачи документов.

Если отдельные документы, указанные в описи отсутствуют, в акте указывается этот момент с указанием причины. Один экземпляр акта остается у организации, другой сдается в архив вместе с документами.

Особенности в зависимости от вида документации

Для правильного осуществления процедуры приема-передачи документов, в первую очередь, надлежит убедиться в наличии или отсутствии конкретных документов. Также важно определить, какие именно документы должны присутствовать.

Обыкновенно, прописывается это в номенклатуре дел либо в положениях учетной политики организации. В процессе передачи документации важно учитывать особенности относительно отдельных видов документов.

Проектная

Составление приемопередаточного акта касательно проектной документации требует соблюдения стандартных правил. То есть указываются реквизиты сторон, перечень документов и их характеристики.

Но кроме того существует и ряд реквизитов, обязательных при сдаче проектных бумаг. В частности, акт передачи проектной документации составляется в комплексе с .

При этом указываются:

• данные заказчика и подрядчика с указанием их реквизитов;
• наименование проектной документации и этапа работ;
• должности и Ф.И.О. передающих/принимающих лиц;
• краткое описание исполненных работ;
• стоимость работ;
• факт сдачи-приема работ;
• подписи сторон.

Важно чтобы при передаче оригиналов были сделаны копии документов. Это позволит исключить проверки, связанные с порчей или утратой оригинальной документации.

Бухгалтерская

Относительно особенностей передачи бухгалтерской документации следует отметить такие моменты:

Акт о приеме-передаче бухгалтерских документов важен еще и тем, что он показывает основные финансовые показатели деятельности организации и отображает состояние первичных документов учета, отчетности, денежного и материального учета.

При отсутствии преемника принимать бухгалтерские документы может руководитель организации.

Акт приема-передачи имущества - документ, подтверждающий фактическую передачу от одного лица второму. Это может быть имущество или материальная ценность.

Акт приема-передачи имущества - это один из важнейших документов при исполнении договоров поставки, купли-продажи, аренды и т. д.

Когда он необходим:

• аренде имущества;
• договоре купли-продажи;
• оформлении залога;
• иных ситуациях.

В нем не указываются никакие условия и пункты сделки, а описывается факт передачи и состояние имущества. Так что подписание бланка акта приема-передачи имущества не отменяет необходимости составления иных документов.

В целом это подтверждение исполнения сделки и обязательств. Сведения, которые зафиксированы в документе, защищают права обеих сторон. Передающее лицо уверено в сохранности имущества в прежнем состоянии или иметь подтверждения соответствия товара требованиям. А принимающее лицо сможет не платить компенсацию, если был нанесен ущерб до факта передачи.

Все споры в последующем будут основаны именно на пунктах акта. Доказать наличие повреждений, не указанных в договоре, даже через суд будет практически невозможно. Поэтому при подписании необходимо тщательно проверить соответствие фактического состояния и указанного в документе.

Это могут быть акты на:

• помещение;
• товар;
• основные средства;
• документы;
• оборудование.

Документы, закрепляющие факт передачи имущества, отражают исполнение обязательств по договору. Также такие акты фиксируют состояние передаваемого имущества на момент передачи. Эти сведения:

• с одной стороны , позволяют передающей стороне требовать сохранения текущего состояния имущества (если договор предусматривает его возврат в будущем) и подтвердить отсутствие претензий получателя к его качеству на определенный момент;
• а с другой - дает право принимающей стороне отказаться от компенсации ущерба, причиненного до момента передачи.

Акт приема-передачи имущества не имеет строго установленной формы, составляется в письменном виде в присутствии как передающей, так и принимающей стороны, и заверяется их подписями.

Поскольку данный документ не имеет строго установленной формы, утвержденных бланков для него также не существует.

Есть основные пункты, наличие которых является обязательным:

• наименование «Акт»;
• место составления (город);
• дата подписания документа;
• данные продавца и покупатели или арендатора и арендодателя (ФИО, сведения из паспорта, адрес);
• название и реквизиты документа основания (купли-продажи, аренды, прочего);
• описание состояния и объема имущества (размер, площадь, количество комнат, количество);
• согласие обеих сторон;
• информация об отсутствии претензий.

При заключении акта о передаче имущества фиксируются его дефекты. Документ составляется в двух экземплярах, на нем поставляются печати. Один оригинал получает продавец, а второй покупатель. Обычно их подкалывают к самому договору.

Акт на имущество

Форма акта приема-передачи имущества - юридический документ. При купле-продаже многие не задумываются о необходимости подписания таких договоров. Его подготавливают застройщики, чтобы обезопасить себя. При этом до подписания документа ответственность лежит на продавце, а после переходит на покупателя.

Аналогичная ситуация при сдаче помещения в аренду . В этом случае заключение акта обязательно. Иначе арендодатель не возместит убытки, причиненные жильцами. Обычно указывают, какой проведен ремонт, наличие коммуникаций (отопление, колонка, котел, телефон), телевидения, интернета.

Скачать образец:

Необходимо с осторожностью отнестись к подписанию любых документов, ведь в акте могут быть указано неверное состояние, за которое потом придется платить. Его подписывают после осмотра помещения.

В данной ситуации допустимо составлять отдельный документ либо включить эти условия в договор. На практике дополнительно акт подписывается, когда дата основного договора и фактическая передача имущества происходит позже, через месяц или два.

Акт на основные средства

Акт на прием-передачу основных средств заключается как внутри компании между ответственными лицами, так и между организациями. Существует единая форма. Образец доступен в программах Гарант либо 1С. Бланк для подобных операций называется ОС-1б и дает возможность для передачи любых товарно-материальных ценностей за исключением зданий, сооружений.

Подписание такого документа необходимо для постановки на баланс нового основного средства. Если оно ранее уже было в пользовании, то принятие происходит без акта, его делает передающая сторона.

Бланк состоит из нескольких разделов. Вначале указывается дата и номер документа. Если оборудование новое, то первая таблица не заполняется. Для тех что были в эксплуатации указывается точный срок нахождения в пользовании и фактической работы или простоя. Следующий раздел заполняет принимающая сторона. Здесь отображают стоимость с учетом дополнительных расходов в виде транспортировки, монтажа и срок полезного использования. Подписание происходит комиссией, после чего все передается в бухгалтерию для постановки на учет и заведению карточек.

Если есть несоответствие

Акт приема-передачи подразумевает, что обе стороны довольны. Но акт бывает не всегда. Поэтому порой необходим образец акта о недостаче товара при приемке. Если есть расхождения по количеству и качеству продукции используют форму ТОРГ-2. Они актуальны как для внутренней бухгалтерии, так и для налогового учета.

Этот документ - основание для составления претензии к продавцу. С ним можно отправляться в суд или требовать компенсации, предусмотренные договором. Если к части товара замечаний нет, то он в этом акте не указывается. Отображается количество продукции, состояние товара и упаковки, наличие пломб.

Обязательным условием является сбор комиссии. В нее входят представители продавца, покупателя, компании перевозчика, лицо, принимающее товар на хранение. В случае отсутствия продавца можно привлечь человека из независимой организации.

Передача имущества во временное пользование и с целью реализации

В ходе передачи ценностей возможно выявление недостачи, недокомплектации или дефектов, поэтому все выявленные при приемке недостатки должны быть отражены в акте.

Полномочия лица, принимающего/передающего имущество по акту, должны подтверждаться соответствующей доверенностью. Исключением является ситуация, когда полномочия явствуют из обстановки (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ).

Например, суды презюмируют наличие полномочий у принявшего товар лица, если оно владело печатью компании и проставило ее на акте передачи ценного имущества , при условии что отсутствуют доказательства потери/кражи печати (постановление АС ВСО от 07.10.2014 по делу № А10-2969/2013).

В то же время сама по себе печать не является более обязательным реквизитом для выполненных организацией документов, если она не упомянута в ее уставе.

Сохраните, а то забудете:

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.