Акт недопоставки товара образец. Акт о недостаче товара при инвентаризации (образец)

Ситуация, когда получатель груза, ждавший прибытия товара, наконец-то с радостью получает его, знакома многим. Однако случается так, что такие моменты омрачены различными обстоятельствами.

Например, нехваткой части перевозимого груза, которые должны присутствовать в общем объёме. В таких случаях возникает необходимость правильно составить акт о недостаче груза при перевозке.

От выполнения всех необходимых действий, будет зависеть дальнейшая судьба недопоставленных вещей. В нашей статье мы поведаем об основных и наиболее важных элементах процедуры составления акта.

В этой статье:

Какие нужны документы при недостаче груза при перевозке

Документальная основа всегда является одной из необходимых составляющих. Все обстоятельства должны быть зафиксированы.

Кто знает, какое развитие событий ожидает получателя в дальнейшем? Может быть, транспортная компания признаёт свою вину без лишних вопросов, а может наоборот, будет делать все, чтобы избежать выплат за недостачу товара.

Исходя из таких положений, нужно проявить предельную внимательность и быть готовым к составлению акта, в случае если произошла недостача груза при перевозке.

Документы, которые необходимы для его правильного написания мы перечислили ниже:

1. Документы, подтверждающие полномочия лица, выполняющего приёмку груза.
2. Документ, имеющий в своём составе перечень (комплектность) перевозимого имущества (как правило, это товарная накладная, спецификация на товар и др.).
3. Документ, на основании которого производится перемещение товара (договор доставки, заказ-наряд).
4. Документ, подтверждающий право осуществлять перевозку, а также передачу груза (доверенность на водителя или экспедитора, на других лиц уполномоченных осуществлять такие действия).
5. В некоторых случаях, в зависимости от специфичности груза, могут потребоваться и другие документы.

Правила составления акта при недостаче груза

Во многих случаях, установлены определённые процедуры, прохождение которых должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством о грузоперевозках. В противном случае, документы, появляющиеся в результате таких действий, будут ничтожными.

Процедура написания акта тоже имеет свои обязательные моменты. Поэтому, когда обнаружена недостача груза при перевозке, следует действовать согласно утверждённому алгоритму.

Изначально нужно знать, что должен содержать акт. Среди его пунктов мы выделим наиболее важные, к ним относятся:

• Сведения о времени, дате и месте написания документа
• Ф.И.О. занимаемые должности лиц, производящих процедуру
• Упоминание об основаниях, в связи с которыми потребовалось составление акта
• Конкретное описание недостающего и в каком размере
• Подписи всех участвующих в процедуре лиц

Здесь следует уточнить, что содержание не является единственным требованием. Об остальных неотъемлемых обстоятельствах, мы проинформируем ниже. Читайте статью дальше.

На что ещё обратить внимание

Прежде всего, это временные промежутки, которые нужно соблюдать. Законодатель чётко даёт понять, что составление акта должно произойти в день обнаружения недостачи. Однако в случае невозможности осуществить фиксацию в вышеуказанный срок, это должно произойти в течение следующих суток.

Данная процедура предусматривает и отказ от участия представителей транспортной компании в составлении акта. Тогда, получатель груза вправе осуществить все необходимые действия без участия транспортников. Вместе с тем обязательно следует уведомить их о принятии такого решения.

Кроме всего прочего, законодателем предусмотрен, и отказ перевозчика поставить свои подписи на документе. В этом случае, должны быть изложены основания для отказа.

По завершении составления акта, в товарной накладной делается соответствующая отметка о совершённых действиях.

В случаях, проведения экспертиз, необходимых для установления всевозможных явлений, заключения экспертов прилагаются к акту, который, должен быть написан в количестве экземпляров, соответствующему числу участников, но не менее чем в двух.

Передача акта транспортной компании

Сам акт, со всеми прилагающимися к нему документами, является дополнением к претензии. А претензия перевозчику о недостаче груза, обычно должна быть написана и передана транспортникам в течение шести месяцев.

Претензионный порядок рассмотрения споров, вытекающих из перевозок, установлен законом и является обязательным. Обращение в судебные органы без соблюдения претензионного порядка не допускается.

Также законодательством установлен срок рассмотрения транспортными компаниями претензий, поступающих к ним. Как правило, это тридцатидневный отрезок времени. Если претензионный порядок не принёс ожидаемых плодов, у заинтересованной стороны появляется право на обращение в суд.

Вообще следует подчеркнуть, выяснение кто прав, а кто виноват, при разрешении споров с транспортными компаниями дело довольно хлопотное. Поэтому при возникновении таких ситуаций, лучше воспользоваться опытом грамотных юристов.

Ведь и процесс доказывания, различных обстоятельств, и составления документов, требует профессионализма и юридических знаний.

Итак, обнаружив несоответствие груза, не стоит пускать все на самотёк. Не следует верить транспортной компании на слово. В качестве страховки необходимо составить акт о недостачи груза. Образец вы можете скачать с нашего сайта.

Вместе с тем, нужно помнить, что составляя оговорённый акт, необходимо соблюдать все предписанные законодательством процедуры. Кроме того, необходимо чётко понимать, что сам акт это прилагаемый к претензии документ.

При осуществлении фиксации произошедшего нельзя допускать нарушения сроков, как при составлении акта, так и при подаче претензии, которая в свою очередь, является обязательным условием для разрешения возникшей ситуации.

Не лишним будет и напомнить о том, что помощь арбитражного юриста, при таких раскладах просто необходима. Упущение каких-либо важных моментов, может обернуться серьёзными убытками.

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

• Место приемки товара;
• Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
• Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
• Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
• Способ доставки и дата отправления товара;
• Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

• Наименование товара;
• Номер места;
• Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
• Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
• Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
• Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Случается, что в ходе проведения в организации инвентаризации обнаруживается недостача товара. В таких ситуациях необходимо составить соответствующий акт. В связи с этим, все управляющие компаний должны знать, как выглядит образец акта о недостаче товара при инвентаризации.

Данный акт заполняется в следующем порядке:

1. Сначала заполняется шапка акта: указывается полное и сокращенное название организации, ее адрес, контактный номер телефона, а также наименование подразделения.
2. После этого заполняется небольшая табличка, расположенная справа. В нее вписываются коды по ОКВЭД и ОКПО, а также дата составления документа и его номер по порядку.
3. Затем можно переходить к заполнению основного поля акта при недостаче товара при инвентаризации. Необходимо указать, где происходил прием товара (к примеру, на складе). Акт можно составлять только после того, как комиссия полностью закончит проверку.
4. Если был обнаружен брак или недостача продукции, необходимо вызвать отправителя груза. Для этого нужно отправить ему письмо почтой или факсом. Сведения об уведомлении должны быть отмечены в акте.
5. В акте необходимо прописать реквизиты отправителя груза, изготовителя, продавца и компании, занимающейся страхованием (если продукция застрахована). Также нужно вписать дата и номер контракта о поставке и номера всех сопроводительных бумаг.
6. Нужно указать, каким способом доставляется товар; точку отправления и точку прибытия; время погрузки и разгрузки продукции. Вся информация берется из накладной на товар.
7. После этого заполняются сведения о поставке. В таблицу вписывают следующие сведения: вид упаковки, масса груза, число мест.
8. В следующей таблице отражаются фактические данные и выявляются несоответствия. Указывается дата, когда упаковка была открыта.
9. После этого указываются методики, с помощью которых происходило выявление несоответствий. Подробным образом описываются все дефекты и возможные причины, по котором они могли появиться.

Образец акта

Образец акта недостачи при инвентаризации приведен ниже.

Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

Общие сведения

Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

• акты приемки;
• акты недостачи;
• другие акты.

Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

Функции и роль документа

Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

• Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
• Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
• Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

• ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
• ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с в 5-ти экземплярах;
• ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

Сотрудникам, ответственным за заполнение этих документов необходимо ознакомится с каждым из них и знать тонкости их заполнения. Так как это даст возможность избежать проблем с контролирующими органами в будущем.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
   • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
   • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
   • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.

Бланк (форму) такого акта можно скачать .

Образец акта о недостаче товара при приемке

Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

Что делать дальше с таким документом

• После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
• Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

Согласно закону, любая коммерческая деятельность двух организаций должна быть подтверждена документально. Именно поэтому в подобных случаях составляются договора, в которых стороны согласовывают различные детали и нюансы сделки. Как правило, договор является своего рода защитой сторон в случаях, когда контрагент нарушает условия соглашения. Для того чтобы суметь отстоять свои права в подобной ситуации, необходимо отлично ориентироваться в юридических аспектах данной правовой области.

Исходя из общеустановленных правил, частичное или полное нарушение пунктов договора одной из сторон может послужить основанием для составления претензии.

На практике ситуации, в рамках которых контрагент может нарушить договор, могут варьироваться. Именно поэтому единой формы составления претензии не существует. Однако во всех случаях вне зависимости от ситуации стороны должны придерживаться определенных законодательных норм. Данное правило может помочь восстановить справедливость и сэкономить время и деньги.

Как написать претензионное письмо по поводу поставки продукции в неполном объеме?

Итак, какие правила нужно учесть при составлении претензии относительно непоставки товара или нарушения сроков поставки? Как правило, общеустановленного шаблона, которого нужно придерживаться при написании претензии, нет. Поэтому вы вправе составлять документ в свободной форме с учетом некоторых юридических моментов.

Не забудьте включить в претензию следующие пункты:

• Инициалы адресата претензии или полное наименование компании;
• Ваша личная и контактная информация (Ф.И.О., адрес, телефон);
• Название документа – «Претензия».
• Опишите суть возникшего спора;
• Чтобы избежать недопонимания, отдельными пунктами укажите проблемы, решения которых вы ожидаете;
• Не забудьте подтвердить свои слова фактическими данными (даты, сроки и прочее);
• Предъявите адресату требования;
• При составлении претензии ссылайтесь на пункты договора. Помните, что требования, которые не были указаны в изначальном соглашении сторон, могут быть расценены как неправомерные;
• Немного ниже основной части укажите список сопутствующей документации;
• Завершите претензию своей личной подписью и датой составления.

Для того чтобы вручить претензию адресату, вы можете воспользоваться двумя опциями: передать лично в руки или отправить заказным письмом с уведомлением о прибытии к адресату. Помните, что при выборе первого варианта вам необходимо составить две копии претензии, на одной из которых адресат должен оставить отметку о вручении.

Так, если вы выполните все вышеуказанные правила, вы не оставите контрагенту никакого варианта, кроме как выполнить ваши требования.

Как можно зафиксировать недопоставку заказанной продукции?

Согласно законодательным нормам, при поставке товара грузополучатель должен составить акт о расхождении по количеству или качеству, в котором ему необходимо указать излишки или недостачи. Именно данный документ, а точнее его копии и могут вам помочь восстановить справедливость.

Существуют определенные унифицированные формы акта:

1. Акт (форма номер ТОРГ-2) – составляется при отгрузке российских товаров;
2. Акт (форма номер ТОРГ-3) – составляется при отгрузке зарубежных товаров;
3. Акт (форма номер М-7) – составляется при приеме материалов.

В случае, когда грузополучатель принимает несколько товарных позиций, в акте необходимо указать только те, относительно которых была выявлена недостача. Также в конце документа необходимо указать, что относительно других ТМЦ расхождений выявлено не было.

Специалисты советуют составлять акт только в присутствии представителя грузоотправителя. Для этого в договоре необходимо указать приоритетный способ уведомления лиц о необходимости приглашения представителя для приемки товара, сроки прибытия, а также порядок действий в случае отсутствия представителей поставщика в момент приемки товара. Также вполне возможно указать в договоре, что в случае возникновения споров относительно количества поставленного товара, акт о расхождении может быть составлен в отсутствие представителя поставщика, но с помощью независимого лица (сотрудника любой незаинтересованной организации).

Особенности подготовки рассматриваемой претензии

На практике могут возникнуть ситуации, когда недостача товара может быть обнаружена только после получения товара. К примеру, во время приемки товара вы пересчитали количество коробок, однако при последующем вскрытии обнаружили, что коробки были заполнены только наполовину. В данном случае допускается заполнение акта произвольного содержания.

После составления акта не забудьте написать претензию и направить оба документа поставщику. При отправке учитывайте сроки, описанные в договоре, а в случае отсутствия таковых, направляйте документы как можно быстрее после выявления недостачи. Помните, что если вы затянете отправление документов, грузоотправитель может вполне законно проигнорировать ваши требования.

Исходя из пунктов договора сторон, вы имеете право на требование:

• Отказа от поставленной партии товара, а в случае предоплаты, возврата денежных средств;
• Допоставки товара;
• Согласия с поставленным количеством товара. Однако в случае, если за всю партию была внесена предоплата, вы можете потребовать возврата части денежных средств.

При выборе последних двух опций грузоотправитель обязан внести корректировки в счет-фактуру, заверив документы личной подписью руководителя, печатью организации и точной датой внесения поправок. Что касается накладных, внесение правок в данные документы совершенно необязательно, так как факт недопоставки товара будет отражен в акте.

Каковы сроки предъявления претензии в подобной ситуации?

В момент исполнения обязательств сторон относительно ранее установленного между ними соглашения, возникает несколько юридически весомых моментов, которые напрямую влияют на соблюдение условий сделки.

В частности, к данным нюансам относится и количество поставляемого товара, а также комплектация и упаковка изделий.

Обратите особое внимание на то, что помимо вышеперечисленных, законодательством предусмотрены индивидуальные условия сделки, относительно которых стороны договариваются в соглашении. В случае их невыполнения данные пункты также будут иметь юридически значимые последствия.

Для того чтобы проследить выполнение условий договора, стороны договариваются об определенном сроке, в течение которого контрагент может выдвинуть свои претензии. Если данный пункт опущен в договоре, стороны могут руководствоваться общими законодательными положениями и нормами.

В большинстве ситуаций Гражданский Кодекс России предписывает предъявление претензии относительно исполнения условий контракта одной из сторон в разумные сроки. Законодательство устанавливает такой неопределенный срок ввиду того, что условия сделок могут зависеть от различных обстоятельств. Однако в условиях сложившейся деловой этики данный срок имеет вполне реальные цифры – 30 дней с момента уведомления контрагента о нарушениях пунктов договора.