Правила подписи товарной накладной. Обязательна ли расшифровка подписи в накладной
Кто имеет право расписываться в графах "Груз принял", "Груз получил грузополучатель" в товарной накладной ТОРГ-12? Необходима ли доверенность на право подписи?
В соответствии с Указаниями по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Обращаем внимание, что ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12.
Согласно п. 1 ст. 509 Гражданского кодекса поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.
Исходя из того, что основанием для передачи товара является договор, в графе "Грузополучатель" должны отражаться данные лица, являющегося покупателем или получателем, указанным в договоре поставки.
Поэтому в строке "Груз получил грузополучатель" должна стоять подпись лица, являющегося конечным получателем (покупателем), либо лица выступающего от его имени.
Заполнение графы "Груз принял", по нашему мнению, зависит от того, каким образом приобретенные товарно-материальные ценности доставляются покупателю, учитывая, что доставка товара может быть осуществлена силами поставщика (продавца), получателя (покупателя) или третьим лицом.
Полагаем, что если доставка груза покупателю осуществляется поставщиком, т.е. передача груза осуществляется непосредственно на складе покупателя, то в этом случае графа "Груз принял" не заполняется (ставится прочерк). В графе "Груз получил грузополучатель" материально-ответственное лицо организации-покупателя ставит свою подпись и печать организации.
Если доставка груза покупателю осуществляется через доверенное лицо, т.е. уполномоченный представитель организации-покупателя принимает груз на складе поставщика, то в этом случае в ТОРГ-12 указываются реквизиты доверенности, а в графе "Груз принял" ставится подпись доверенного лица. Графа "Груз получил грузополучатель" заполняется при передаче груза доверенным лицом материально-ответственному лицу организации-покупателя, соответственно, в указанной графе ставит свою подпись материально-ответственное лицо.
Согласно ст. 312 ГК РФ должник вправе при исполнении обязательства потребовать доказательств того, что исполнение принимается самим кредитором или управомоченным им на это лицом, и он несет риск последствий непредъявления такого требования.
В силу ст. 182 ГК РФ полномочия представителя могут возникать на основании доверенности, указания закона либо акта уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, а также могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель.
Возможность действовать от имени организации без доверенности предусмотрена только для ее единоличного исполнительного органа (например для обществ с ограниченной ответственностью - в силу пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ, для акционерных обществ - в силу п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ).
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым и непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность от имени покупателя выдается за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или иного лица, уполномоченного учредительными документами, с приложением печати организации. Покупатель может уполномочить на получение товара не только своего работника, но и иное или .
Для оформления полномочий представителя на получение товара обычно применяются унифицированные формы М-2, М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Такая доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком. Поэтому доверенность выдается не на право подписи в ТОРГ-12, а на получение товарно-материальных ценностей. На основании такой доверенности представитель, уполномоченный организацией на получение товарно-материальных ценностей, имеет право подписи в товарной накладной.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Кузьмина Анна
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Более того, полагаем, что само по себе отсутствие любой из указанных подписей не может служить основанием для непринятия ТОРГ-12 к бухгалтерскому учету покупателем, если фактически приемка товара осуществляется одним лицом. Поясним. На основании п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ подпись лица, совершившего сделку (операцию) и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события (с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица), относится к обязательным реквизитам первичного документа. По нашему мнению, наличие любой из рассматриваемых подписей будет достаточным для выполнения этого требования. При этом, повторимся, при приемке товара непосредственно на складе покупателя более правильным считаем наличие подписи ответственного лица, принявшего товар, в графе «Груз получил грузополучатель».
Обязательные подписи в торг-12
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ, вступил в силу с 1 января 2013 года).Этой статьей определено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.При этом в ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ сказано, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.Таким образом, в настоящее время упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов, в частности (смотрите также информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012):1) кассовых и банковских документов, перечисленных в п. 2.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П и п. 2.1, п.
Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах
Минфин назвал реквизиты «первички», в которых лучше не ошибаться.Реквизит «Грузоотправитель и его адрес» необязателен для заполнения.Ошибки в товарной накладной можно исправить. Товарная накладная (ранее составлялась по унифицированной форме N ТОРГ-12) важна как для признания в налоговом учете расходов на покупку активов, так и для вычета НДС (абз.
2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252
НК РФ). Ведь она подтверждает переход права собственности на приобретенное имущество. Если товарная накладная составлена с ошибками, налоговики зачастую отказывают покупателю в вычете НДС и учете расходов.Проанализируем судебную практику, разъяснения Минфина России и налоговиков, чтобы выявить опасные реквизиты.
Сформулируем аргументы, которые помогут организациям противостоять необоснованным претензиям.
Важно
Закона № 402-ФЗ установлено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. То есть с 1 января 2013 года отменена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (см.
также информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Вместе с тем экономический субъект не лишен права в качестве первичных документов (или основы для их разработки) использовать унифицированные формы первичных документов, которыми он пользовался ранее, утвердив эти формы в своей учетной политике (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
Обязательна ли расшифровка подписи в накладной
В разработанной самостоятельно форме накладной обязательно должны присутствовать реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в частности наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи и расшифровки подписей этих лиц. Вопрос о включении в форму любых иных реквизитов, в том числе любых иных подписей, решается на усмотрение организации.
Вместе с тем наличие в форме первичного документа какого-либо реквизита предполагает его заполнение стороной, выдающей такой документ.
Внимание
Форма товарной накладной ТОРГ-12 (далее — ТОРГ-12) и указания по ее заполнению (далее — Указания) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. В соответствии с Указаниями товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Обращаем внимание, что ни одним нормативным документом, в том числе и Указаниями, не разъясняется порядок заполнения реквизитов ТОРГ-12. Согласно п. 1 ст.
Инфо
Иными словами, в документе на отгрузку достаточно наличия одной подписи (с указанием должности и расшифровки), например, товарная накладная может быть подписана только главным бухгалтером, наличие подписи лица (с указанием должности и расшифровки), разрешившего отпуск груза, и лица, которое произвело отпуск груза, не обязательно. Или, наоборот, в накладной может присутствовать подпись лица, разрешившего отпуск груза (его должность и расшифровка его подписи), тогда не обязательно наличие подписи главбуха и лица, которое произвело отпуск груза.Тем не менее считаем, что при оформлении первичного учетного документа должны заполняться все реквизиты, в том числе дополнительные.
Если заполнение какого-либо реквизита организация считает нецелесообразным, то его следует исключить из применяемой формы, но не оставлять незаполненным.
Справочная информация Подпись в товарных накладных ТОРГ-12 Форма ТОРГ-12 (товарная накладная)оформляется организациями для того, чтобы оформить передачу товаров или иных материальных ценностей. Указания по использованию товарной накладной (ТОРГ-12) утверждены Пост.
Госкомстата № 132 от 25 декабря 98г. Товарная накладная (форма ТОРГ-12) обязательно будет содержать следующую информацию: во-первых — кто разрешил, во-вторых — кто произвел отгрузку ТМЦ, в третьих — кто принял и в четвертых — кто получил товар. ТОРГ-12 содержит: должность работников, которые отвечают за сделку, их подпись в ТОРГ-12, расшифровки данных подписей, прописаны те или иные документы, на чьем основании и в какой срок действуют эти работники от имени организации-юридического лица или ИП.
В Метод. рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, а конкретно в пункте 2. 1.
Какие претензии к оформлению товарных накладных организации успешно оспаривают в судах Не указана дата отгрузки или приемки товара По мнению налоговиков, отсутствие в накладной этих сведений является доказательством того, что покупатель не получил товар. Значит, он не вправе включать стоимость товара в налоговые расходы и принимать к вычету «входной» НДС (абз.
2 п. 1 ст. 172 и абз. 4 п. 1 ст. 252
НК РФ).Но дата отгрузки товара поставщиком и дата его получения покупателем не являются обязательными реквизитами. К таковым относится лишь дата составления самой накладной (пп.
2 п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).
Такая доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком. Поэтому доверенность выдается не на право подписи в ТОРГ-12, а на получение товарно-материальных ценностей. На основании такой доверенности представитель, уполномоченный организацией на получение товарно-материальных ценностей, имеет право подписи в товарной накладной. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТчлен Палаты налоговых консультантов Титова ЕленаКонтроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТкандидат юридических наук Кузьмина Анна 9 августа 2010 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Таким образом, документальным подтверждением расходов являются документы, оформленные в соответствии с Законом N 402-ФЗ.Например, если в ТОРГ-12 присутствует подпись главного бухгалтера и расшифровка этой подписи, а в строках «Отпуск груза разрешил» и «Отпуск груза произвел» проставлены только подписи ответственных лиц, но не указаны их должности и расшифровки их подписей, такая накладная является составленной с нарушениями, но все равно остается действительной, как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета.В свою очередь, отсутствие в первичном учетном документе какого-либо обязательного реквизита из перечня, приведенного в ч. 2 ст.
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон о бухучете):- наименование и дата составления документа;- название организации или Ф.И.О. предпринимателя, от имени которого составлен документ;- содержание факта хозяйственной жизни;- единица измерения;- наименование должности, фамилия, инициалы и подписи лиц, ответственных за оформление операции (подробнее читайте во врезке ниже). Обратите внимание! Рискованно визировать накладную факсимильной подписьюНалоговики утверждают, что первичные документы нельзя подписывать с помощью факсимиле. Ведь на них должна стоять личная подпись ответственного лица (Письма ФНС России от 23.09.2008 N 3-1-11/ и УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968).Но законодательство изменилось.
Требование о проставлении личной подписи было прописано в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.
При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12
Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.
Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.
Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.
Какие сведения содержит товарная накладная
Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:
- Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
- Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
- Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
- Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
- Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
- Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.
Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).
Количество экземпляров товарной накладной
Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.
Электронная накладная ТОРГ-12
Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .
Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.
Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12
Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.
Итоги
Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.
Здравствуйте.
В соответствии с пунктом 2 статьи 510 ГК РФ договором поставки может быть предусмотрено получение товаров покупателем (получателем) в месте нахождения поставщика (выборка товаров). Согласно пункту 1 статьи 458 ГК РФ если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в том числе в момент предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче. В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное (пункт 2 статьи 458 ГК РФ).
То есть вариант, когда право собственности на товар и соответственно риск его случайной гибели переходит к покупателю при передаче его перевозчику, вполне соответствует действующему законодательству. При этом в договоре следует указывать на данное обстоятельство, можно именно такой фразой:
«обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику для доставки покупателю»
Однако возникает следующая проблема. Дело в том, что при таких обстоятельствах перевозчик находится на стороне покупателя, а значит доверенность на получение товара должна быть выдана перевозчику от покупателя. И если такого документа у Вас нет, то доказать факт передачи товара покупателю Вы не сможете.
В качестве примера приведу Постановление ФАС Московского округа от 04.09.12 по делу № А40-87632/11:
Установив, что ответчиком в нарушение условий договора поставки, пункта 2 ст. 314 Гражданского кодекса Российской Федерации, товар на полученную сумму предоплаты не поставлен, суды, руководствуясь статьями 309, 310, п. 3 ст. 487 Гражданского кодекса Российской Федерации, пришли к выводу об удовлетворении требования истца о взыскании с ответчика суммы предоплаты в размере 44 871,20 руб. за непоставленный товар.
Довод ответчика о передаче товара третьему лицу по указанию истца, был предметом проверки судов двух инстанций и отклонен ими, поскольку в материалах дела отсутствуют документы, свидетельствующие о том, что транспортная компания, которой поставщик передал товар, была избрана покупателем.
Ссылки представителя ответчика в судебном заседании на то, что данные о перевозчике сообщались поставщику покупателем по телефону, выводы судебных инстанций не опровергают, равно как указание в жалобе на документы, касающиеся предыдущих поставок истцу по договору, а также на переписку между истцом и третьим лицом.
Как правильно указал суд, неоднократность использования услуг ООО «Транспортная компания „КИТ“ не является доказательством, подтверждающим выбор данного перевозчика именно истцом и тем более доказательством исполнения своих обязанностей по поставке товара на спорную сумму.
Переписка между истцом и третьим лицом также не подтверждает ни наличие договорных отношений между покупателем и перевозчиком, ни ее относимость к спорным поставкам.
При таком положении суды правильно исходили из п. 2.1.2 договора, в соответствии с которым поставщик несет все риски, связанные с товаром, до момента его передачи уполномоченному представителю покупателя либо организации-грузоперевозчику, указанной покупателем.
Между тем, как правильно указали суды, факт передачи товара указанным лицам ответчиком не доказан.
Что касается представленных в дело документов, касающихся непосредственно спорной поставки, то суды правильно указали, что из экспедиторской расписки не представляется возможным установить какой товар, в каком количестве (объеме) и на какую сумму был передан ответчиком транспортной компании.
Так, в расписке перевозчика указан груз „оргтехника“ (в кг), а в товарных накладных - »картриджи" (в шт.), которые оргтехникой не являются.
Кроме того, экспедиторская расписка не содержит ссылки ни на договор поставки, ни на товарные накладные.
В товарных накладных, представленных ответчиком, отсутствует указание на то, кто принял груз, его полномочия и расписка в получении, в связи с чем данные документы правильно оценены судом как ненадлежащие доказательства.
Поскольку документального подтверждения и доказательств выполнения принятых на себя обязательств по поставке товара или возврату истцу суммы предоплаты ответчик не предоставил, суды сделали обоснованный вывод об удовлетворении заявленного иска о взыскании долга
Исходя из того, что Вы указали, у Вас не получится оформить данную поставку как выборку покупателя.
Многие бухгалтеры сами не знают ответа на этот вопрос. Давайте разберемся. Форма ТОРГ-12 стандартная и всем нам, казалось бы, хорошо известна. Она используется для оформления продажи товаров сторонней организации и является первичным учетным документом. Основными документами, регулирующими ее применение, являются
- Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 и
- Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций.
Примечание сайт: C 1 января 2013 года бухгалтерский учет регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
