Система электронного согласования. Как сэд в разы упрощает согласование договоров. Способы аннотирования документов

Электронное согласование документов: первые шаги вместе с Lotsia PDM PLUS

Павел Сухов
Начальник отдела PDM-систем, ОАО «Машиностроительный завод «ЗиО-Подольск»

Задача электронного согласования технической документации актуальна для многих машиностроительных предприятий, в том числе и для ОАО «ЗиО-Подольск». Наиболее желанный объект электронного согласования — конструкторская документация (КД). Она же является и наиболее сложным объектом.

Электронное согласование КД связано с целым рядом организационно-технических проблем и ограничений. Чтобы минимизировать риски внедрения, было решено руководствоваться принципом трех «п»: последовательность, поэтапность, постепенность. Посредством ряда шагов, каждый из которых вносит минимальные изменения в существующие бизнес-процессы, мы стремимся к достижению «идеального» результата.

Первая вставшая перед нами задача — это создание программных средств, которые можно легко адаптировать для различных сценариев электронного согласования и тем самым обеспечить наши три «п». В основе PDM-системы, используемой на нашем предприятии, лежит продукт компании «Лоция Софт» Lotsia PDM PLUS, который можно настроить под свои нужды и «вдоль», и «поперек», и «по диагонали», поэтому мы озадачились разработкой по-настоящему универсального инструмента. В нашей работе мы попытались учесть максимум характеристик, влияющих на сценарий электронного согласования документов.

Комплектность документации

Одиночный документ. Наиболее простой для согласования вариант. Никаких дополнительных требований не предъявляет.

Комплект документов. Документы комплекта связаны между собой, поэтому нельзя рассматривать комплект просто как набор одиночных документов. В связи с этим обязательным является наличие интерфейса, облегчающего работу с большим количеством связанных документов (рис. 1).

Представление согласуемых документов

Исходный файл. Файл в формате системы, в которой он был разработан (CAD, CAM, CAE, офисные пакеты и пр.). Если есть потребность в сквозном проектировании, без исходных файлов не обойтись.

Вторичное представление. Исходный файл, преобразованный в формат: рисунка, PDF, XPS и пр. Вторичное представление удобно использовать для нужд бумажного документооборота.

Для себя мы сочли оптимальным вторичное представление в формате PDF — тут и полноценное аннотирование, и большое количество программных библиотек для «самодеятельного творчества», и простое преобразование из формата исходных файлов (конверторы, PDF-принтеры и т.п.)

Исходный файл плюс Вторичное представление. Одновременное согласование CAD-файла для сквозного проектирования и вторичного представления для бумажного документооборота.

Этот вариант наиболее сложен (требуется контроль аутентичности исходных файлов и вторичных представлений), но и наиболее функционален. Чтобы не ограничивать себя в дальнейшем, мы пошли именно по этому пути.

Виды подписи электронных документов

Усиленная электронная подпись (ЭЦП). Этот вид подписи формируется в результате криптографической обработки документа и обеспечивает контроль внесения изменений в файл после его подписи. Усиленная подпись имеет механизмы определения лица, подписавшего документ. Такая подпись обязательна для электронных документов, передаваемых между различными организациями.

Усиленная подпись поддерживается базовой лицензией Lotsia PDM, но требует определенных затрат на библиотеки ЭЦП и персональные средства идентификации. Очевидно, что «идеальный» сценарий электронного согласования не может обойтись без такого вида подписи.

Простая электронная подпись. Формируется при помощи паролей и кодов. Подлинность подписи может быть проверена только в рамках информационной системы, в которой документ был согласован. Это естественным образом ограничивает область применения электронного документа. Однако для документов, имеющих хождение только внутри предприятия, такая подпись очень удобна.

На наш взгляд, простая электронная подпись — это оптимальный вариант для «стартового» сценария электронного согласования. В нашем случае подпись создается вводом пароля пользователя в Lotsia PDM (рис. 2).

Электронная «мокрая» подпись. Выполняется с помощью специализированных графических планшетов. Является аналогом «мокрой» подписи на бумаге и применима в основном для вторичных представлений документов.

Достаточно сложный и затратный, но весьма привлекательный вариант, позволяющий полностью отказаться от подписи бумажных экземпляров. На ближайшее время это для нас основной объект для более пристального изучения.

Удостоверяющий лист. «Мокрая» подпись (в том числе электронная) ставится на отдельном документе, где перечислены реквизиты одного или нескольких электронных документов. Удостоверяющий лист отлично сочетается с любым видом электронной подписи. В качестве удостоверяющего листа можно рассматривать бумажные экземпляры документов, подписываемые после завершения электронного согласования. Как правило, удостоверяющий лист должен содержать все, без исключения, «мокрые» подписи. Однако наиболее продуктивным считается подход, когда набор «мокрых» подписей максимально ограничен (в идеале — одной подписью).

Способы аннотирования документов

Аннотирование исходного файла. Среда аннотирования должна поддерживать все типы согласуемых файлов. При работе с Lotsia PDM можно использовать интегрированный с ней пакет Oracle AutoVue, поддерживающий большинство CAD-систем и офисных программ.

Безусловно, это наиболее технологичный подход, основным недостатком которого является высокая стоимость.

Аннотирование вторичного представления. Используется программа для просмотра с функцией аннотирования. Например, для PDF-файлов можно использовать бесплатный Adobe Reader XI.

Этот способ подкупает своей дешевизной и простотой реализации, поэтому мы начали именно с него.

Подпись измененных документов

Измененный документ полностью подписывается заново. Это самый правильный вариант (и единственно возможный при использовании усиленной электронной подписи), но и наиболее затратный. Однако в ряде случаев он явно неоправдан, например при исправлении простой грамматической ошибки.

Измененный документ подписывается только лицом, проводящим изменение. Это попытка применить к электронным документам правила внесения изменений в бумажные документы. Можно использовать только для простой электронной подписи и удостоверяющих листов.

Маршрутизация согласуемых документов

Набор специализированных маршрутов. Для каждого вида документа настраивается свой жесткий маршрут согласования, что делает работу пользователя максимально простой.

Недостатком такого подхода является трудоемкость разработки и оперативного изменения различных маршрутов. Учитывая ограниченность ресурсов, от такого подхода было решено отказаться.

Универсальная маршрутизация. Состоит из блоков, с помощью которых можно маршрутизировать различные виды документов. С одной стороны, это несколько усложняет работу пользователя, но, с другой стороны, позволяет разрешать практически любые нештатные ситуации, возникающие при согласовании.

Именно этот подход был и применен нами (рис. 3).

Пользователь работает с набором элементарных вариантов маршрутизации (рис. 4).

Комбинируя перечисленные нами характеристики, можно получить большое количество сценариев электронного согласования. Некоторые из них уже успешно внедрены на нашем предприятии:

• электронное согласование документов, имеющих хождение только внутри предприятия и только в электронном виде (простая электронная подпись);
• электронное согласование документов, передающихся в бумажном виде в сторонние организации (простая электронная подпись плюс подпись бумажного экземпляра после завершения согласования ограниченным набором «мокрых» подписей).

Мы не старались идти широким фронтом — электронное согласование каждого вида документов внедрялось отдельно. Самое первое внедрение оказалось и самым сложным (в первую очередь организационно). В дальнейшем мы преимущественно сталкивались лишь с незначительными техническими проблемами. Если самое первое внедрение электронного согласования было инициировано ИТ-службой и потребовало привлечения довольно серьезного административного ресурса, то последующие шаги мы делали уже по просьбам (как правило, весьма настойчивым) наших пользователей.

Основной вывод из нашего опыта таков: само по себе электронное согласование — достаточно простая и эффективная вещь, которая перестает быть простой и эффективной при необходимости отразить результаты согласования на бумаге. Каждая дополнительная «мокрая» подпись на бумажном экземпляре (удостоверяющем листе) существенно повышает трудоемкость согласования. Если количество подписей на бумаге велико, единственным преимуществом электронного согласования может оказаться только прозрачность и управляемость процесса.

Несмотря на все наши успехи, внедренные нами сценарии пока еще недостаточны для нашей главной цели — электронного согласования конструкторской документации. Безусловно, сбор полного комплекта «мокрых» подписей на бумаге после завершения электронного согласования не представляет каких-либо технических сложностей. Но, как уже упоминалось, эффективность процесса оказывается достаточно низкой. Поэтому нас не оставляет надежда реализовать полностью электронное согласование, которое позволит полноценно использовать как электронные, так и бумажные экземпляры документов. Сможем ли мы добиться этой цели? Сможем ли мы эффективно объединить электронный и бумажный документ в единое целое? Время покажет… 

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.

Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график. (рис. 7)

Наибольшее количество людей работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования - одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа.

Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.

Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.

Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена.

«Конструктор» предлагает такие варианты действий:

ничего не делать;

продолжить процесс;

однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:

уведомить инициатора и продолжить процесс;

продолжить процесс без уведомлений;

уведомить инициатора и остановить процесс.

Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку

Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов.

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .

Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

• Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
• Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
• Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
• Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
• Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
• Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
• Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
• Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
• Формирование версий согласуемого договора
• Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
• Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
• Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
• Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
• Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
• Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
• Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
• Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
• Автоматическое ведение журнала истории согласования
• Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
• Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
• Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
• Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
• Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
• Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

Работа с договорами является неотъемлемой частью всего документооборота. Поэтому любой компании важно снизить затраты на организацию рассмотрения, согласования и, непосредственно, исполнения договоров. DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств.

Быстрая подготовка проекта договора

До момента заключения сделки компания может проверить благонадежность контрагента : текущие реквизиты, виды деятельности, финансовую устойчивость, наличие лицензий и пр.

Затем договор заносится в систему из файла, с почты или на основе готовых шаблонов. Для массового занесения отсканированных бумажных оригиналов используется служба DIRECTUM Capture Service . Служба исключает ввод дубликатов и ошибок сканирования.

Функцию создания договора и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario . Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют карточку договора извлеченной значимой информацией. Сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Также есть возможность создать договор и автоматически отправить на согласование через мастер действий:

Если сделка с контрагентом еще не заключена, но находится на стадии планирования, система позволяет сформировать договор без текста. Содержание заносится позже.

Прозрачное согласование и отправка документов контрагенту

Договорные документы отправляются на согласование по заранее настроенным регламентам.

Проконтролировать ход согласования договора ответственный всегда может через карточку отправленной задачи (посмотреть полную переписку, состояние исполнения, ознакомиться с сопроводительными документами) или сформировать специальный отчет:

В процессе документы утверждаются электронной подписью (ЭП), которая гарантирует их неизменность и авторство подписи. Договору присваивается регистрационный номер принятого формата.

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами» . После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Контроль исполнения обязательств

Для контроля своевременного исполнения обязательств или перехода к следующему этапу ответственный за несколько дней получает соответствующие уведомления. Для этого в карточке договора указываются все этапы работы, их содержание, даты начала и завершения сделки.

Поиск договорных документов и отчетность

Для быстрого доступа к комплекту документов одной сделки, договор можно связать с дополнительными соглашениями, актами, счетами и пр. документацией:

Записи договоров удобно искать в справочнике Договоры , используя фильтрацию и сортировку. Например, по дате заключения, контрагенту или категории договора.

Также анализировать информацию по договорам в различных разрезах можно быстро через отчеты о ходе согласования и подписания договоров. Отчеты доступны через справочник.

Дополнительные возможности

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами, в том числе SAP ERP , Microsoft Dynamics AX , 1C:Предприятие , Галактика ERP . Это позволяет:

• исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников, например, Контрагенты , Договоры ;
• автоматически собирать данные по договору в процессе его согласования;
• просматривать тексты документов ERP-системы напрямую из интерфейса DIRECTUM.

Можно работать с договорами через веб-клиент. Потребуется только доступ в интернет.

06.12.2013, ПТ, 16:12, Мск

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений. Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД). При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования. Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов. Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа. В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора. Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования. Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования. Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно. При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования. После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участник параллельного согласования рассмотрят договор одновременно. Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса. После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ. При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы. Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документа сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы. На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих. В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившем замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

После доработки договора в соответствии с замечаниями и согласования его с контрагентом (это, как правило, происходит вне СЭД), новая версия документа с комментариями и пояснениями направляется на очередной цикл согласования.

Бывают ситуации, когда договор проходит множество циклов согласования, но, по ряду причин, версию, с которой были бы согласны все участники процесса, получить не удается. На этот случай, после очередного неудачного цикла согласования, в СЭД можно предусмотреть функцию отправки договора сразу на утверждение и подписание с соответствующими замечаниями, чтобы ответственное решение принимал утверждающий руководитель.

Утверждение и подписание договора

Когда договор согласован (или направлен на утверждение со списком неустранимых замечаний), его рассматривают один или несколько утверждающих руководителей. Как правило, эта процедура выполняется последовательно. На этом этапе важную роль в СЭД играет удобным образом сформированный лист согласования. Причем зачастую руководителю важно видеть не всю историю согласования, а только последнюю итерацию, на которой собраны визы руководителей согласующих служб.

После финального утверждения документа следует процедура его подписания в компании. В классическом варианте автоматизации процесса в СЭД задание на подписание направляется секретарю-делопроизводителю или помощнику подписанта договора. Секретарь должен распечатать итоговую версию договора, передать ее на подписание руководителю, поставить отметку в СЭД о подписании (или отклонении). Перед подписанием СЭД также присваивает договору итоговый номер.

Непосредственно перед подписанием документа, СЭД на основе финальной утвержденной версии может сформировать файл в формате, не подлежащем редактированию в текстовом редакторе (например, в формате PDF), со вставкой поверх текста или в колонтитулы определенных пометок или защитных водяных знаков (например, логотип компании). Такой способ поможет снизить риск подлога или несанкционированного изменения документа, а также добавит подписанту уверенности в том, что он подписывает действительно финальную версию документа.

На этапе подписания договора бывает также полезно возложить на СЭД функцию проверки полномочий подписанта – проверку наличия актуальной доверенности на подписание документов.

Подписание договора у контрагента

Казалось бы, на этот этап процесса согласования договора внутрикорпоративная СЭД повлиять не в состоянии. Однако и тут есть ряд полезных функций, которые стоит поручить автоматизированной системе.

Во-первых, это напоминание ответственному сотруднику (как правило, инициатору договора) о необходимости получить подписанный экземпляр договора от контрагента. При большом объеме договоров, которые готовит инициатор, это может стать реальной проблемой.

Во-вторых, часто возникает потребность убедиться, что контрагент подписал именно тот документ, который был ему направлен, не заменил листы и не внес никаких изменений в текст. Для подобного сравнения можно организовать в СЭД интеграционную связку с системой распознавания текста. Эта процедура обяжет ответственного сотрудника отсканировать документ и обеспечит уверенность в подлинности подписанного договора. Система автоматически сравнит распознанный и оригинальный тексты (без учета форматирования) и укажет все различия.

И, наконец, не стоит забывать о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭДО), популярность которого с каждым днем все выше. Интеграция СЭД с системой ЮЗЭДО позволит обменяться с контрагентом юридически значимыми электронными документами без создания бумажной версии. В этом случае документ может быть подписан и отправлен контрагенту нажатием одной кнопки. Далее СЭД сама отследит факт подписания документа контрагентом. Такой обмен возможен только с контрагентами, которые также подключены к системе ЮЗЭДО.

Подписанный сторонами договор передается на регистрацию. Это финальная проверка всех атрибутов карточки договора и установка статуса «зарегистрирован». На этом этапе также может выполняться сканирование итогового документа и размещение его в СЭД (если сканирование не было выполнено ранее для проверки подлинности).

При размещении договора на хранение в СЭД сохраняется привязка к месту хранения. При большом объеме документов в компании на данном этапе рекомендуется присваивать документу штрих-код для его последующей мгновенной идентификации в системе по бумажному экземпляру.

Дополнительные преимущества СЭД

С помощью интеграционных механизмов СЭД может создать в финансовой системе договор, заполнить необходимые атрибуты и сохранить ссылку на карточку договора в СЭД для возможности просмотра образа документа из финансовой системы. Также в СЭД может быть реализован контроль проведения оплат по договору с автоматической загрузкой данных по оплате из финансовой системы и сохранением всей первичной бухгалтерской документации по исполнению договора.

Автоматизация процесса согласования договорных документов в СЭД, помимо таких очевидных удобств как коллективная работа над документом, позволит сделать процесс четким и прозрачным для заинтересованных сотрудников и руководства компании. При помощи СЭД всегда можно отследить, на какой стадии и у кого «застрял» документ, кто регулярно нарушает сроки согласования, и принять соответствующие меры.

Система нотификации СЭД обеспечит отправку напоминаний участникам процесса об их заданиях, о нарушениях сроков и по другим важным событиям по электронной почте или SMS. С помощью функций системы поиска пользователи смогут найти доступные для просмотра документы как по любой комбинации атрибутов карточки, так и по ключевым словам из текста документа. Дополнительно в СЭД может быть предусмотрена работа с различных мобильных устройств: с помощью легкого клиента, универсального почтового клиента или с помощью специализированных нативных приложений под различные мобильные ОС.

С помощью средств отчетности в СЭД можно следить за загрузкой и производительностью специалистов различных служб-участников процесса, на основе этих показателей может быть построена система мотивации персонала компании. Накопленная в СЭД статистика по контрольным точкам процессов согласования документов поможет выявить и устранить узкие места в организации процесса.

Таким образом, для построения удобного и функционального решения по автоматизации договорной деятельности СЭД должна иметь гибкие возможности по настройке интерфейса и бизнес-логики рабочих мест пользователей, карточек и справочников или предоставлять возможности для разработки специализированных компонентов и надстроек. Также, нужно предусмотреть возможности по настройке ролевой модели для управления доступом как к самим карточкам документов, так и к отдельным полям и файлам карточек. Помимо этого, необходимо настроить производительную и гибкую подсистему управления бизнес-процессами для настройки сложной серверной логики маршрутизации документов, а также мощную систему поиска документов: как по атрибутам карточек, так и по тексту вложенных файлов.

Кроме того СЭД должна иметь систему построения как простых контрольных, так и сложных статистических отчетов; встроенные функции (или набор готовых библиотек) для работы с документами формата MS Word: сравнение, консолидация, вкл./выкл. режим контроля правок; широкие интеграционные возможности для связки с внешними системами и открытый программный интерфейс (API). Не лишними будут настройка возможности доступа к любому документу по внешней ссылке (при наличии доступа) и возможность работы с различных мобильных устройств, причем, желательно также в режиме оффлайн.

Павел Каштанов