Правила оформления и ведения путевых листов. Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля

На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения

Разберем на примере как заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.

Компании, на базе которых числятся грузовые автомобили (собственные или арендованные), обязаны оформлять каждой машине . Он заполняется при выезде машин на работу, объекты, при совершении грузоперевозок. Цель путевых листов – фиксация расхода ГСМ, учет работы каждой машины, расчет зарплаты водителя за смену. Как оформить путевой лист грузового автомобиля – инструкция к заполнению бланка в этом обзоре.

Виды путевых листов

Каждой грузоперевозке, которую осуществляет машина компании, соответствует унифицированная форма, утвержденная Минтрансом РФ. Официальное принятие шаблонов путевых листов установлено следующими нормативами:

• Приказ Минтранса РФ № 152 с редакцией № 17 (принятой в 2017 году).
• Устав на основании Закона № 259-ФЗ .
• Приказ Минтранса № 78 .
• Закон № 402-ФЗ .

Для грузового транспорта путевые листы являются бланками строгой отчетности. Каждой поездке техники соответствует определенная типовая форма, бланк которой выписывается диспетчером, бригадиром или уполномоченным лицом компании:

• Форма № 4-П () – для учета работы транспорта, работающего на грузовых перевозках нерегулярно.
• Форма 4-С (сдельная) – оформляется для водителей машин, задействованных в компании по сдельному тарифу.
• Форма 4-М (междугородняя) – выписывается при дальних грузоперевозках. Бланк должен содержать на титульной стороне красную типографскую черту с пометкой «междугородные перевозки».

Путевой лист грузового автомобиля сдельных и повременных форм заполняется один раз в сутки перед выездом машины с условием, что листы за предыдущие смены уже возвращены на базу компании. Отрывные бланки заполняются партнером-заказчиком, на основании которых оформляется счет к оплате.

По окончании работ лист возвращается в компанию, где фиксируется информация, внесенная заказчиком в отрывной бланк. При перевозке ценных материалов номера ТТН переносятся в путевой лист, а один экземпляр передается заказчику.

Как заполняются путевые листы

До начала работы грузового автомобиля основные данные вносит диспетчер или сотрудник компании, выполняющий его обязанности. Дополнительные записи, отражающие работу машины, и оборотная сторона листа предоставлены для заполнения работниками компании-перевозчика, заказчиками. Водитель подписывает документ в начале смены и дополнительных записей в него не вносит. По окончании смены он сдает его на базу компании и ставит машину в месте стоянки.

Правильное заполнение путевого листа исключает любые проблемы при проверке грузового фургона инспекцией ГИБДД. Требования к оформлению документа и порядок внесения информации в бланк регламентированы приложением № 7 .

Право вносить изменения в графы документа имеет только сотрудник автотранспортной организации, владеющий грузовым автомобилем.

Очередность внесения информации в путевой лист выглядит так:

• Серия, присвоенный номер бланка.
• Коды запланированных работ.
• Номер бригады, рабочей колонны, к которым относится транспортное средство.
• Данные грузовика (гаражный и государственный номера, марка).
• Информация о водителе. Если на маршрут выставлено два водителя, необходимо указать данные двух лиц в одном документе или сформировать два экземпляра путевого листа. Вписываются номера водительского удостоверения, класс, табельный номер.
• Если оформлена лицензия, вносится номер карточки, ее вид.
• При наличии прицепного устройства фиксируется его номер.
• Данные сопровождающих лиц и информация о сопровождающих документах.
• Информация о времени выезда из автопарка и срок возвращения грузовика на стоянку.
• Задание водителю: вносится информация о месторасположении заказчика.
• В чье распоряжение: прописывается лицо, к которому направляется груз. Прилагается копия доверенности на данное лицо.
• Вносится время прибытия машины к объекту, где находится заказчик.
• Указываются точки доставки и загрузки груза.
• Протяженность рейса в километрах.
• Вес перевозимого груза.
• Количество положенного для поездки горючего с учетом оставшихся ГСМ за прошлые сутки.

При наличии в компании печати ее нужно обязательно проставлять в путевом листе. Для ИП не считается нарушением выдача документа без штампа.

Пример заполнения документа (образец) можно посмотреть .

Оформление перед выездом

Перед выездом машины из автопарка заполняется графа «Движение горючего». Информация вносится заправщиком или техником. Указывается объем полученного топлива и объем его остатка в баке.

Обязательным пунктом для заполнения является отметка о проверке водителя медиком. Далее специалист по техконтролю должен отметить показания машинного одометра и зафиксировать время выезда машины из автопарка. Также ставится отметка о техническом состоянии грузовика по факту.

Заполнение путевого листа на маршруте

Графы путевого листа под номерами 27-40 предназначены для заполнения на маршруте. Информация вносится диспетчером грузополучателя. Пункт 27 содержит информацию о всех осуществленных рейсах, прописываются номера накладных. В графу 28-30 вносятся данные о дате и времени передачи листа отправителю (заказчику). В случае если КПП на территории заказчика отсутствует, графы остаются пустыми, и информация вносится в ТТН.

Пункты 39-40 содержат название компании, которая отправила груз, ее данные, подпись уполномоченного лица, штамп. В случае непредвиденных ситуаций (остановок, поломок) вносятся их причины, дата и точное время. В графу «Особые отметки» вносятся замечания представителей ГИБДД.

Внесение информации при возвращении в автопарк

При окончании работы машина прибывает на место постоянной стоянки. Диспетчер в графе «Работа автомобиля и прицепа» вносит количество рейсов, объем израсходованного топлива, километраж рейса и время его проведения.

В графе «Движение горючего» работник ОТК вносит информацию об объеме оставшегося в баке топлива. Количество остатков ГСМ подтверждается сотрудником, ответственным за выдачу топлива.

Состояние машины осматривается механиками, в графе «Сдано» проставляется информация об общем результате проверки.

• В графу «Нулевой пробег» вводится информация о расстоянии, пройденном машиной от автопарка до места погрузки, а также километраж от точки разгрузки до места стоянки автомобиля.
• Графа «Коэффициент изменения нормы» содержит все изменения, касающиеся расхода топлива во время маршрута. На основе документов вносятся сведения о периоде работы двигателя машины, износа спецоборудования.
• Диспетчер ставит подпись и записывает общее количество рейсов грузовика в графе «Последовательность выполнения задания».

Скачать бесплатно формы путевых листов грузового автомобиля можно по ссылке .

Путевой лист грузового фургона должен заполняться в зависимости от назначения рейса и его особенностей. Записывать изменения в документ могут только уполномоченные лица, тогда как водителю запрещено вносить поправки на протяжении рабочей смены. Ответственность за правильное внесение информации несет глава организации и лица, участвовавшие в заполнении путевого листа. Данные документы со всей товарно-транспортной документацией на протяжении 5 лет.

О форме путевого листа грузового автомобиля № 4-п мы рассказывали в . В этом материале приведем бланк путевого листа грузового автомобиля 4-с.

Путевой лист грузового автомобиля 4-с

Путевой лист 4-с содержит основные разделы, позволяющие вести учет времени работы транспортного средства, водителя, а также движение горючего. Эта информация сгруппирована в следующих основных блоках путевого листа:

• работа водителя автомобиля;
• движение горючего;
• задание водителю;
• последовательность выполнения задания;
• результаты работы автомобиля и прицепов.

Путевой лист по форме 4-с: бланк скачать

Необходимо иметь в виду, что утвержденный Госкомстатом образец путевого листа грузового автомобиля 4-с содержит не все обязательные реквизиты (п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , Письмо Минфина от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). К примеру, в нем не предусмотрено заполнение даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Этими реквизитами необходимо дополнить применяемую организацией форму путевого листа грузового автомобиля.

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевой лист 4-с должна быть добавлена также информация о проведении предрейсового контроля технического состояния грузового автомобиля (

Основным первичным документом для ИП, использующего автотранспорт, является путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя. Каким образом и на основании каких реквизитов заполняется форма? Каким законодательным актом утвержден бланк 2017 года? Все подробности ниже.

Путевой лист ИП грузового автомобиля для ИП

Если предприниматель использует в своей деятельности грузовой автотранспорт, он должен вести учет расхода топлива, начислять зарплату водителям и производить расчеты по транспортным перевозкам с заказчиками. Подобные задачи решает составление путевого листа – для ИП полагается оформлять форму сроком от 1 дня до 1 месяца.

Обратите внимание! Наиболее распространенный и удобный вариант заполнения путевых листов – ежедневный. Однако если водитель не имеет возможности каждый раз после выполнения заданий возвращаться в гараж, допускается составление документа на длительный период с закрытием по факту оказания услуг.

В качестве бланка путевого листа грузового автомобиля для ИП может использоваться форма ПГ-1, утвержденная Минтрансом в приказе № 68 от 30.06.00 г. Она сейчас отменена – после введения приказа № 152 от 18.09.08 г. данный нормативный акт утратил силу и стали актуальны формы по постановлению № 78 – формы 4-С или 4-П. С 2013 года начал действовать Закон № 402-ФЗ, установивший право хозяйствующих субъектов самим разрабатывать и утверждать первичную документацию.

Отныне ИП могут создавать бланки путевых листов самостоятельно с соблюдением требований закона № 402-ФЗ и приказа № 152. Или применять любую из действовавших форм, ориентируясь на удобство использования. При этом нужно учитывать, что бланк 4-С рекомендуется для работы со спецтехникой; 4-П – для ИП, практикующих почасовую форму оплаты с водителями; ПГ-1 – для ИП, самостоятельно выполняющих услуги по грузоперевозкам или использующих транспорт в собственных производственных целях.

Путевой лист ИП на грузовой автомобиль – обязательные реквизиты

Форма должна содержать все необходимые сведения, без которых документ не будет считаться действительным. Выдача допускается на срок не более 1 месяца. При этом обязательны к отражению следующие данные:

• Информация о предпринимателе – адрес регистрации, ФИО ИП, контактный телефон.
• Информация о водителе транспортного средства – указывается ФИО гражданина, номер его водительского удостоверения, данные лицензионной карточки при наличии. Если ИП работает один и сам же является водителем, вносятся данные на предпринимателя.
• Информация о транспортном средстве – марка, регистрационные номера, показания спидометра при выезде из гаража/возвращении в гараж.
• Отметка о пригодности автомобиля – проставляется уполномоченным сотрудником.
• Отметка о состоянии здоровья водителя – также проставляется ответственным уполномоченным лицом.
• Информация о работе транспорта и водителя – раздел 1 предназначен для отражения данных о маршруте движения, заказчиках услуг, характере грузов. Отдельно формируются сведения по результатам работы водителя с указанием общих данных пробега, перевезенной массы груза и времени работы.

После выполнения услуг путевые листы сдаются предпринимателю, который самостоятельно или с помощью бухгалтера выполняет начисление зарплаты водителю, списывает ГСМ на основании данных о расходе топлива, приходует ТМЦ, выставляет акты транспортных услуг заказчикам.

Важно! Дополнительно проводится регистрация путевых листов в специальном журнале. Хранение бланков следует обеспечить в течение 5 лет, как подтверждающих первичных документов деятельности ИП.

Штраф за отсутствие путевого листа для ИП

Размеры санкций устанавливает КоАП РФ. Применить меры взыскания при перевозках без оформленных согласно законодательным требованиям путевых листов вправе сотрудники ГИБДД. При этом штраф за отсутствие путевого листа для ИП взимается как за транспортировку грузов без документа, так и за оформление бланка с ошибками (без печатей, штампов, медицинского освидетельствования, дат и пр.).

Размеры санкций в 2017 г.:

1. Согласно ст. 12.3 КоАП ч. 2 – 500 руб. для водителя.
2. Согласно ст. 12.31.1 КоАП ч. 1 – 20 000-100 000 руб. для ИП.

Для грузовых перевозок используют путевой лист грузового автомобиля по форме № 4-С. Как его оформить мы рассказали в статье и привели образец заполнения. Бланк путевого листа 4-С можно скачать в удобном формате Excel.

На грузовые перевозки компания должна оформлять путевые листы независимо от того, использует она собственный транспорт или арендованный. Такие документы нужны, чтобы списать расходы на топливо и рассчитать зарплату водителям. Если оплату за работу водители получают по сдельным расценкам, используют бланк путевого листа 4 С. В статье инструкция по его заполнению.

Бланк путевого листа (форма 4-С)

Путевой лист грузового автомобиля - форма 4-С утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Применять унифицированную форму необязательно. Компании и предприниматели могут разработать свой бланк путевого листа 2017 . Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты (приказы Минтранса от 18 сентября 2008 № 152 и от 18 января 2017 г. № 17). Применение нетиповых документов зафиксируйте в учетной политике.

• Справка
• Обязательные реквизиты путевого документа:
• наименование, дата и срок действия документа;
• сведения о собственнике машины;
• тип и модель транспортного средства;
• государственный регистрационный знак автомобиля;
• показания одометра при выезде и заезде в гараж;
• дата и время выезда и заезда;
• подпись и ФИО работника, который ставит в документе показания одометра, дату и время;
• ФИО водителя;
• дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителей;
• штамп, подпись и ФИО медицинского работника, который проводит медосмотр;
• отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
• подпись и ФИО контролера технического состояния транспортного средства.

Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля (образец заполнения 4-С в конце статьи), прописано в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В форме 4-С одна странице, на которой надо заполнить и лицевую, и оборотную сторону.

Путевой лист 4-С: заполнение лицевой стороны

В верхней части документа поставьте штамп компании (при наличии), номер и дату документа. Впишите название организации, ее адрес, номер телефона и код по ОКПО. Если требуется, заполните код с режимом работы, колонны, и бригады.

Ниже укажите сведения о транспортном средстве: марку машины, регистрационный номер, гаражный номер, сведения о прицепе (если он есть). После сведений о машине запишите данные о водителе - ФИО, реквизиты водительского удостоверения и табельный номер.

• Важно:
• Если у водителя во время работы нет путевого листа, ему грозит штраф в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Работа автомобиля и автомобиля . В таблице запишите плановое и фактическое время выезда и заезда из автопарка, показатели спидометра на начало и конец рабочей смены.

Движение горючего . Укажите в таблице вид горючего, количество на начало и конец смены, а также количество заправленного топлива. Если необходимо, запишите коэффициент расхода топлива по отношению к установленным в компании нормам. Этот коэффициент можно найти в приказе на списание ГСМ.

Задание водителю. Впишите наименование и адрес заказчика, куда надо доставить груз, и время подачи автомобиля, вид груза и его объем в тоннах, количество ездок.

После таблиц поставьте количество необходимого топлива.

Перед выездом в рейс медработник должен осмотреть водителя. Если допуск разрешен, на путевом листе он указывает свою должность, ставит подпись с расшифровкой.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние автомобиля. Передача транспортного средства от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Отметки организации - владельца автотранспорта» запишите сведения о произошедшем ДТП, ремонте и т. д.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля по форме № 4-С

Путевой лист 4-С: заполнение оборотной стороны

Верхнюю часть оборотной стороны заполняет грузоперевозчик. Он записывает информацию обо всех своих маршрутах в течение рабочего времени: куда, когда и во сколько прибыло транспортное средство, количество и номера сопроводительных документов.

В раздел «Особые отметки» водитель записывает информацию о причине, виде, продолжительности простоя. Например, отклонение времени нахождения в пути от планируемого и перерасход топлива произошли по причине затрудненного движения по проспекту Мира.

Нижнюю часть оборотной стороны заполняет диспетчер или иное уполномоченное лицо. Он записывает сведения по расходу бензина, которые рассчитаны по норме и по факту. Далее ставит время работы транспортного средства с расшифровкой по видам периодов, количество ездок и заездов в гараж.

Также диспетчер определяет пройденный километраж, расписывает пробег общий и с грузом, указывает количество перевезенного груза.

Заполненный бланк путевого листа грузового автомобиля