Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет 1с компенсация использование личного транспорта

В программе "1С:Бухгалтерия 8" (редакция 3.0)

Обратите внимание! Начиная с релиза 3.0.33 конфигурации "1С:Бухгалтерия Предприятия 8" используется новый интерфейс "Такси". Подробнее см. .

Наряду с интерфейсом "Такси" сохраняется и прежний интерфейс "1С:Предприятия 8". Пользователь может выбирать вид интерфейса в настройках программы (см. ).

Данная статья написана в прежнем интерфейсе "1С:Предприятия 8".

Пример

Сотрудник ООО "ТЕКС" Королев С.И. с согласия работодателя с 1 февраля 2014 г. использует в служебных целях личный автомобиль с объемом двигателя 2 200 куб. см. Согласованная сторонами трудового договора сумма ежемесячной компенсации составляет 5 000 руб. Использование личного автомобиля связано с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей (разъездной характер работы).

Согласно нормам, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 , расходы на выплату компенсации в сумме 1 500 руб. принимаются для целей налогообложения прибыли, а в сумме 2 800 руб. – не принимаются для целей налогообложения прибыли.

В феврале 2014 г. Королев С.И. четыре рабочих дня находился в отпуске без сохранения заработной платы. Необходимо рассчитать и начислить компенсацию.

Выполняются следующие действия:

1. Начисление компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок .

Для начисления компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок необходимо в программе описать два пользовательских вида расчета: и .

Для начисления компенсации в пределах законодательно установленных норм расходов для целей налогообложения прибыли в плане видов расчетаНачисления

Для начисления компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, превышающей законодательно установленные нормы расходов для целей налогообложения прибыли, если по соглашению между сотрудником и работодателем компенсация выплачивается в повышенных размерах, в плане видов расчета Начисления должен быть описан пользовательский вид расчета:

Если компенсацию необходимо начислить разово, то строки по видам расчета для начисления компенсации сотруднику и суммы компенсации в пределах и сверх норм вводятся в документ Начисление зарплаты (раздел) вручную.

Если компенсацию необходимо начислять сотруднику в плановом порядке (ежемесячно в течение определенного периода времени), то это возможно с помощью документов кадрового учета: Прием на работу (раздел Сотрудники и зарплата - Кадровый учет - Приемы на работу ) илиКадровый перевод (раздел Сотрудники и зарплата - Кадровый учет - Кадровые переводы ), которые регистрируют назначение сотруднику вида расчета для начисления компенсации и суммы компенсации. При назначении указывается плановый размер (сумма) компенсации, за полностью отработанный месяц.

В нашем примере, назначение компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок сотруднику зарегистрировано документомКадровый перевод (рис. 3). Для начисления Компенсация за использование личного автомобиля (по нормам) плановый размер ежемесячной компенсации по нормам составляет 1 500 руб., для начисления Компенсация за использование личного автомобиля (сверх норм) - превышение размера компенсации, установленной работодателем, над размером компенсации по нормам - 3 500 руб.

Начисление компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок производится документом Начисление зарплаты (разделСотрудники и зарплата - Зарплата - Начисления зарплаты ). При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладкеНачисления вносятся строки по видам расчета, назначенным сотрудникам в плановом порядке. При этом к начислению предлагаются плановые размеры начислений без учета фактически отработанного сотрудниками времени, которые при необходимости корректируются вручную.

В нашем примере суммы компенсации за февраль необходимо рассчитать самостоятельно (так как сотрудник 4 дня находился в отпуске без сохранения заработной платы) и вручную скорректировать результаты начисления в документе Начисление зарплаты (рис. 4).

В феврале 2014 г. 20 рабочих дней. Сотрудник 4 рабочих дня находился в отпуске без сохранения заработной платы. Фактически личный автомобиль использовался 16 рабочих дней. За дни нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы компенсация не выплачивается.

Сумма компенсации составляет:

• учитываемая для целей налогообложения - 1 500 руб. / 20 дней * 16 дней = 1 200 руб.;
• не учитываемая для целей налогообложения - 3 500 руб. / 20 дней * 16 дней = 2 800 руб.

При проведении документа Начисление зарплаты будет сформирована проводка Дт 26 Кт 70 по каждой сумме, но так как компенсационные начисления сотрудникам не относятся к расходам на оплату труда по ст. 255 НК РФ , то эти начисления нужно отразить по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Для этого необходимо в программе отразить проводку Дт 70 Кт 73.03 с помощью документа Операция (разделУчет, налоги, отчетность - Ведение учета - Операции, введенные вручную ) (рис. 5).

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, либо . Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на http://pravo.gov.ru/

Без машины сейчас очень сложно не только рядовым гражданам, но и организациям, поэтому если у организации нет своего автотранспорта, работники используют свои транспортные средства, за что им положена компенсация за использование личного автомобиля.

Сумма компенсации всегда одинакова и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако компенсация не выплачивается, если сотрудник находится в отпуске, командировке или на больничном, а также в других случаях, когда личный автомобиль не используется.

Для того, чтобы начать выплачивать компенсацию на предприятии издается приказ, также для подтверждения права собственности работника на автомобиль предприятие должно потребовать у него нотариально заверенную копию технического паспорта на транспортное средство или копию доверенности, если работник управляет автомобилем на основании доверенности.

Компенсация за использование личного автомобиля ограничена нормами постановления Правительства №92 от 08.02.2002 г.

Максимальные размеры компенсации следующие:

— автомобили с объемом двигателя менее или равным 2000 куб.м. - 1200 руб. в месяц;

— автомобили с объемом двигателя более 2000 куб.м – 1500 руб. в месяц.

— мотоциклы – 600 руб.

В данную сумму уже входят все расходы по содержанию автомобиля. Предприятия может увеличить сумму компенсации, но сумма превышения уже не будет считаться расходом при расчете налога на прибыли или налога при УСНО (доходы-расходы).

Разберем, как компенсация за использование личного автомобиля отражается в 1С Бухгалтерия 8.

В первую очередь нужно создать новое начисление в справочнике «Основные начисления» на закладке «Зарплата». Обратите внимание, что сумма компенсации по норме не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В новом начислении указываем название, указываем, что начисление не облагается НДФЛ и взносами и выбираем или добавляем проводку. Если компенсации начисляется на 26 счет, то можно выбрать отражение начислений по умолчанию или создать новую проводку для компенсации. Также компенсация может начисляться и на другие счета затрат, например, на счет 44, если у вас торговое предприятие или компенсация начисляется работнику подразделения по реализации продукции.

После создания начисления, нужно отразить его в документе «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций». Находится в верхнем меню «Зарплата», пункт «Сведения о начислениях». Сюда вносится работник, которому будет начисляться компенсация, вид начисления, период и размер компенсации.

Теперь при начислении заработной платы (Документ «Начисление зарплаты работникам» на закладке Зарплата) сумма компенсации будет выходить автоматически при нажатии на кнопку заполнить.