История изменения объектов 1с 8.3. История данных. Настройка истории изменений

В типовых конфигурациях 1С:Предприятие 8.3 появилась новая возможность - Версионирование объектов , которая во-первых, позволяет просмотреть все изменения, сделанные по выбранному объекту информационной базы (документ или справочник) и во-вторых, позволяет вернуться к любой из предыдущих версий данного объекта. Для этого система при изменении объектов записывает изменения не только в самом объекте, но и создает отдельную сущность - версия объекта информационной базы. В каждой версии есть информация кто ее создал и когда. Сравнив версию с предыдущей, получим перечень сделанных в версии изменений

Прежде всего необходимо включить в программе данную опцию и сделать нужные настройки:

В открывшемся списке устанавливаем признак использования опции и заходим в настройки хранения :

В открывшемся списке необходимо выбрать список объектов, которые мы хотим версионировать (т.е. записывать все варианты этих объектов при их изменении). Для примера установим версионирование справочника Номенклатура и документа Поступление товаров и услуг .

Для справочников новая версия документа сохраняется в момент записи элемента справочника, а вот для документов появляется возможность сохранения новых версий только при проведении:

В таком случае система будет сохранять новые версии документа только в случае его перепроведения, при этом запись документа будет происходить без создания версии объекта. Помимо вариант создания версий нам необходимо выбрать период хранения версий:

Здесь выбирайте на свое усмотрение, однако помните о том, что хранение версий объектов увеличивает размер информационной базы и уменьшает ее производительность, поэтому по возможности старайтесь старые ненужные версии объектов периодически удалять. Для этого можно настроить расписание в нижней части формы:

Помимо номенклатуры, выберем версионирование документов поступления:

Теперь откроем любой элемент справочника Номенклатура и произвольно изменим реквизиты, к примеру Артикул, ставку НДС и комментарий:

в результате появились изменения:

Теперь открываем кнопку просмотра версий в верхней командной панели:

В открывшемся списке видим список всех сохраненных версий объекта. Любую версию можем открыть для просмотра, сравнить выборочно между собой или перейти на любую сохраненную версию (допустим если последние изменения справочника/документа не нужны).

Зажав клавищу Ctrl , выделим две версии справочника и нажмем Сравнить версии :

Сформировался отчет по изменениям версий, в котором можно увидеть все произведененные в справочнике изменения:

При необходимости можем точечно выбрать реквизиты для сравнения, отчет будет сравнивать только эти реквизиты в двух версиях:

Теперь проведем аналогичные манипуляции с документом поступления.

Для примера изменим сумму в табличной части и заполним номер и дату первичного документа

Нажав на кнопку просмотра версий, откроется соответствующее окно:

Здесь все также как и для справочников: можно посмотреть конкретную версию, сравнить две версии между собой или вернуть документ к какой-либо сохраненной версии. Выделим две строчки списка и нажмем Сравнить версии :

В других типовых конфигурациях 1С:Предприятие 8.3 настройка версионирования происходит аналогично.

Общая информация

Версионированием называется хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, который может хранить только историю о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:

увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;
просматривать любую версию объекта;
сравнивать любые версии объекта между собой;
вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).

Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.

В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять его только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.

Объекты версионирования

Возможность хранения версий поддерживаются для справочников и документов, относящихся к следующим разделам учетной системы:

Банк и касса;
Продажи;
Покупки;
Склад;
Производство;
ОС и НМА;
Зарплата и кадры.

Настройка версионирования объектов

Для включения механизма версионирования объектов в 1С необходимо перейти на закладку «Администрирование», выбрать раздел «Поддержка и обслуживание» и в разделе «Версионирование объектов» устанавить флажок.

Далее переходим в настройки версионирования по синей гиперссылке «Настройки хранения», где можно указать объекты, которые будут версионифицироваться, указать срок хранения и создать расписание для удаления устаревших версий.

Вариант версионирования

По кнопке «Установить вариант версионирования» можно выбрать следующие варианты:

не версионировать - история версий объекта не ведется;

версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий в случае изменения или создания нового справочника или документа;

версионировать при проведении - вариант может использоваться только для документов, которым разрешено проведение. Первоначальная версия документа будет записана в историю после первого проведения документа, затем версии документа будут сохраняться при каждой записи проведенного документа.

по умолчанию - устанавливаются рекомендуемые настройки (для справочников - Не версионировать, для документов - Версионировать при проведении).

Срок хранения версий

По кнопке «Установить срок хранения версий» срок хранения можно установить за последнюю;

неделю;
месяц;
три месяца;
шесть месяцев;
бессрочно.

Для каждого элемента справочника и вида документа можно установить свой вариант версионирования и срок хранения. Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.

Важно ! Версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

Удаление устаревших версий

В нижней части, нажав на синюю гиперссылку «Количество и объём хранимых версий объектов» можно посмотреть количество и объем хранимых версий объектов, а также настроить расписание для удаления устаревших версий. Для этого устанавливаем флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и по синей гиперссылке «Настроить расписание» создаем расписание. Далее можно сделать его настройку, можно задать дневное, недельное и месячное расписание.

Просмотр изменений объектов

После того, как установлен флажок в разделе «Версионирование объектов» в документах и справочниках, для которых версионирование включено, можно увидеть пиктограмму «История изменений».

При нажатии кнопки открывается список версий объекта. Здесь можно увидеть, кто изменил объект, когда это произошло, и что именно было изменено.

Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:

открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;
сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке (отчет покажет, какие именно реквизиты отличаются);
перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).

Важно! Если объект был удален, его история также удаляется, поэтому в этом случае версионирование не поможет.

Для просмотра любой версии документа в истории нужно спозиционироваться на нужной версии и нажать кнопку «Открыть версию», при этом будет выведен отчет со значениями всех реквизитов документа.

Для сравнения версий друг с другом необходимо выделить нужные версии (все, или выборочно) и нажать кнопку «Сравнить версии».

Просмотрев изменения, можно вернуться на любую из версий документов, для этого нужно выбрать нужную версию и нажать кнопку “Перейти на версию”. При этом будет создана еще одна версия документа, с соответствующим комментарием.

В статье использованы материалы публикации

Версионирование – это механизм, позволяющий быстро ответить на вопрос какой пользователь и какие изменения внес в конкретный документ, т.е. версионирование хранит историю изменений объектов информационной базы. Подобным функционалом обладает и «Журнал регистрации», но он только показывает когда пользователь начал и закончил работу с информационной базой, дату создания документа, редактирования, проведения. При возникновении же спорных моментов и если с объектом работали несколько пользователей по журналу регистрации невозможно выяснить, кто именно неверно заполнил, например, цену номенклатуры.

На данный момент механизм версионирования реализован в основных прикладных решениях:

1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

1С:Управление торговлей ред. 11.2

1С:Управление небольшой фирмой ред. 1.6

1С:Зарплата и управление персоналом 3.0

Внимание! Настройку версионирования выполняет Администратор системы с полными правами.

Настройка версионирования производится в разделе «Администрирование»-«Поддержка и обслуживание»

После включения механизма появится возможность настройки хранения версий объектов.

Для каждого вида документоа и справочник можно выбрать вариант версионирования:

Не версионировать -изначально устанавливается всем объектам по умолчанию
Версионировать при записи - возможно использование со справочниками и документами. Новая версия будет создаваться при нажатии на кнопку «Записать».
Версионировать при проведении - возможно использование только для документов. Соответственно, версия будет создаваться при проведении документа.

Внимание! Версионирование большого количества объектов может привести к увеличению размера информационной базы. Количество и размер хранимых версий можно проверить, пройдя по ссылке в нижней части формы.

После активации данного механизма в формах выбранных объектов появляется значок «Перейти к отчету по версиям объекта».

В нашем примере мы видим, что номенклатура «Папка-конверт на кнопке А» имеет 4 версии, те после создания объект был изменен 3 раза.

Для того, чтобы понять, что менялось от версии к версии мы можем выделить несколько версий и открыть отчет о сравнении нажатием кнопки «Сравнить версии».

В приведенном примере мы видим, что в версии 2 номенклатуре присвоено новое полное наименование, в версии 3 добавлена статья затрат и в версии 4 она изменена с «Доставки» на «Услуги аренды».

Причем в любой момент вы можете вернуться к выбранной версии объекта по нажатию на кнопку «Перейти на версию». Информация о данном действии также отразится в перечне версий объекта.

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), начиная с версии 3.0.35, реализован механизм версионирования объектов, с помощью которого можно отслеживать историю изменений документов и справочников.

увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;
просматривать любую версию объекта;
сравнивать любые версии объекта между собой;
вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Объекты версионирования

Банк и касса;
Продажи;
Покупки;
Склад;
Производство;
ОС и НМА;
Зарплата и кадры.

Если для выбранного справочника или документа версионирование включено, в его форме будет доступна команда История изменений (рис. 1).

Рис. 1. Команда История изменений в форме элемента справочника.

По этой команде открывается список версий объекта (рис. 2).

Рис. 2. История изменений объекта.

Список предназначен для просмотра истории изменений объекта и выбора хранимых версий. История версий позволяет быстро ответить на вопросы:

Кто изменил объект?
Когда произошли изменения?
Что было изменено в объекте?

В списке выводится следующая информация:

№ - порядковый номер версии, версии перечисляются по убыванию; номеров, самая первая версия находится внизу списка;
Автор изменений - пользователь, который редактировал объект;
Дата - дата и время редактирования;
Комментарий - в этом поле можно ввести подробную информацию по поводу конкретной версии. Программа автоматически заполняет это поле, например, при переходе на другую версию.

С помощью отбора Изменения в реквизитах можно отражать изменения только определенных реквизитов. Для этого в форме отбора необходимо отметить флагами реквизиты, изменения по которым необходимо отражать в списке версий, и нажать на кнопку Выбрать.

Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:

Открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;
Сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке (отчет покажет, какие именно реквизиты отличаются);
Перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).

Обращаем ваше внимание, что при удалении объекта его история также удаляется, поэтому в этой ситуации версионирование не поможет.

Настройки хранения версий

Для ведения истории изменений объектов необходимо выбрать команду Поддержка и обслуживание из раздела Администрирование и удостовериться в том, что флаг Версионирование объектов включен (рис. 3).

Рис. 3. Механизм версионирования объектов в составе раздела Администрирование .

Рис. 4. Настройки версионирования объектов.

В форме Версионирование объектов выводится список из следующих реквизитов:

Объект - список объектов программы в виде дерева с группировкой по типам объектов;
Вариант версионирования - выбранный вариант версионирования;
Срок хранения версий - выбранный срок хранения версий.

Для выбора варианта версионирования необходимо выбрать один или несколько объектов, затем нажать на кнопку Установить вариант версионирования. Из выпадающего списка выбирается нужный вариант версионирования для каждого типа документов и справочников:

Не версионировать - история версий объекта не ведется;
Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий каждый раз при изменении (или создании нового) справочника или документа;
- вариант применим только для документов, для которых разрешено проведение. Первая версия документа будет записана в историю только после первого проведения документа, впоследствии версии документа будут записываться при каждой записи проведенного документа. Эта настройка не позволяет создавать версии новых не заполненных окончательно документов, которые приводят к увеличению объема хранимой в программе информации;
Версионировать при старте - этот вариант применим только для бизнес-процессов. Первая версия бизнес-процесса будет записана только после его старта. Режим позволяет не создавать лишние версии бизнес-процессов в то время, пока их подготавливают к запуску;
По умолчанию - установить рекомендуемые настройки (для справочников - Не версионировать , для документов - Версионировать при проведении ).

Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.

Еще раз обращаем ваше внимание, что версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

Для выбора срока хранения версий необходимо нажать на кнопку , а затем из выпадающего списка выбрать нужный срок хранения версий для каждого типа документов и справочников. Версии можно хранить:

За последнюю неделю;
За последний месяц;
За последние три месяца;
За последние шесть месяцев;
За последний год;
Бессрочно.

Команды Установить вариант версионирования и Установить срок хранения версий также можно найти в меню Еще или в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.

В поле Всего устаревших версий выдается информация о количестве и объеме устаревших версий в программе. Чтобы удалить устаревшие версии, необходимо нажать кнопку Очистить.

Для того, чтобы устаревшие версии удалялись автоматически, необходимо включить соответствующий флаг и перейти по гиперссылке Настроить расписание (рис. 5). Настроенное расписание будет выводиться в нижней части окна.

Рис. 5. Настройка регламентного задания по удалению устаревших версий.

В соответствии с выполненными настройками устаревшие версии будут автоматически удаляться регламентным заданием (в нашем примере ежедневно).

В статье рассмотрен механизм версионирования объектов, реализованный в прикладном решении «Управление торговлей, ред.11» для сохранения истории всех изменений документов и справочников. Данный механизм позволяет восстановить измененные данные в случае ошибочных действий пользователей.

Применимость

Статья написана для редакции УТ 11.1 . Если вы используете эту редакцию, отлично - прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.

Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным . В актуальных версиях для доступа к рассмотренному функционалу используйте команду Настройки хранения в разделе Поддержка и обслуживание (история хранения) подсистемы Администрирование .

Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи - воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом Вы закрепите материал практикой:)

– Кто испортил документ?! – крикнул Василий.
– Сегодня должен был получить премию за продажу товара. Прихожу к фин. менеджеру, а он мне говорит: «Какая премия? Вы не выполнили план продаж». Но как так? Помню, что провел реализацию на одну сумму, а сегодня сумма уже совсем другая. Что делать? Кто виноват?
Сердитый Василий берет телефон и набирает телефон тех. поддержки, которая обслуживает программу в компании и просит помощи: «Найдите виновных, надеялся премию получить!»
Трубку поднял оператор тех. поддержки и начал успокаивать Василия: «Не волнуйтесь, сейчас все выясним».
Как же повезло Василию, что в их компании использовалось УТ 11 и был включен функционал «Версионирование объектов». Оператор тех. поддержки без особого труда узнал кто, когда и что именно изменил в документах Василия.
Виновные были найдены и Василий в итоге получил премию.

Что же это за функционал такой, который помогает «разруливать» спорные моменты связаны с тем, кто именно из пользователей неверно заполнил и провел документ, установил не ту цену, склад, клиента, организацию и т.д?

В программе «Управление торговлей 11» присутствует отличная возможность для просмотра истории изменений (редактирования) справочников и документов под названием «Версионирование объектов». Давайте же рассмотрим как она работает.

Для включения использования этого функционала перейдем на закладку программы «Администрирование» пункт «Общие настройки» и установим галочку «Версионирование объектов».

Далее настроим список справочников и документов, по которым мы планируем видеть историю изменений. Нажмем на пункт «Версионируемые объекты» (находится возле галочки «Версионирование объектов»). Перед нами появится следующее окно: