Главные особенности акта сверки взаимных расчетов. Письмо о предоставлении акта сверки и нюансы его оформления

Акты сверок с контрагентами

В процессе деятельности организации, особенно если эта деятельность связана с оказанием услуг и реализацией товаров в больших объемах, рано или поздно возникает необходимость проверить текущее состояние расчетов. Кроме того, любая фирма так или иначе пользуется услугами сторонних организаций (коммунальные услуги, техобслуживание оборудования), а также у поставщиков закупают сырье и материалы.

Для того чтобы не допускать возникновения просроченной кредиторской задолженности, а также с целью своевременно получать выручку за реализованные товары и услуги в полном объеме, на любом предприятии целесообразно разработать акт сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Форма акта сверки

К сожалению, а может и к счастью, единой формы акта сверки нет. В законодательстве не утвержден определенный бланк, благодаря чему каждая организация может самостоятельно разработать подходящую форму в зависимости от специфики своей работы.

Каждый акт сверки имеет уникальный порядковый номер. В силу того, что он составляется на определенную дату, ее также следует указывать рядом с номером документа. Нумерация может производиться в пределах месяца, квартала, года. Все акты сверки регистрируются в журнале для удобства контроля.

Как правило, акт содержит так называемую «шапку». В ней указываются наименования организаций дебитора и кредитора. Далее следует таблица, в которой расписываются долговые обязательства, суммы, перечисленные в счет погашения задолженности, а также выводится конечное сальдо на определенную дату (как правило, конец отчетного периода - месяц, квартал, год). В конце обязательно указывается дебетовое или кредитовое сальдо прописью.

Акты сверки подписываются главным бухгалтером и руководителем организации. Подписи в обязательном порядке скрепляются печатью предприятия.

После составления акт сверки отправляется к контрагенту. При этом руководитель и главный бухгалтер этой организации должны либо поставить свои подписи под имеющимися данными, либо внести коррективы в записи и передать подписанный документ обратно.

В настоящее время формы актов сверки заложены во все бухгалтерские программы. В этом есть несомненные плюсы. Во-первых, такие акты заполняются автоматически на основании проведенных документов. Во-вторых, у бухгалтера не возникнет трудностей с разработкой специальной формы.

Акты всегда составляются в двух экземплярах.

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Один возвращается кредитору, а другой остается у организации-должника.

Важность акта сверки

Как правило, при сотрудничестве с постоянными, проверенными, добросовестными покупателями акты сверки - чистой воды формальность. Если все расчеты проходят вовремя, задолженность не накапливается, тогда все акты сверки оформляются с нулевым сальдо на конец периода.

В случае если дебиторская задолженность организации постоянно растет, а должники не спешат выполнять свои обязательства, акт сверки станет одним из оснований передачи дела о задолженности в суд с целью взыскания долга.

Срок исковой давности дебиторской задолженности - 3 года с момента возникновения долга. При подписании акта сверки срок исковой давности отсчитывается не с того момента, когда образовалась задолженность, а с момента подписания акта.

При обращении в судебные инстанции акт сверки является обязательным документом. Без него суд вправе не рассматривать исковое заявление о погашении задолженности.

В процессе хозяйственной деятельности некоторые руководители для уточнения и подтверждения расчетов с контрагентами используют акты сверки . Как правило, такие документы лучше всего составлять перед сдачей отчетности, так как они позволяют находить неточности в суммах и НДС.

Вам понадобится

• — документы;
• — калькулятор;
• — бланк акта сверки.

Инструкция

Перед тем как формировать акт сверки , проверьте правильность оформления, заполнения первичных и налоговых документов (товарных накладных, счет-фактур, приходных ордеров).

После этого просмотрите правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Помните, что если вами будет допущена ошибка в проводке, операция может не включиться в акт сверки (если вы используете программу).

Если вы составляете акт сверки вручную, подберите все документы. Сложите их в хронологическом порядке – от первого к последнему.

Вы можете разработать бланк самостоятельно, так как унифицированная форма не утверждена. Данный документ должен обязательно содержать такую информацию, как дата составления- временной интервал, за который проходит сверка расчетов- реквизиты сторон- порядковый номер документа- дата документа- сумма по дебету и кредиту. В конце акт сверки должны подписать обе стороны договора.

Если ранее производились расчеты, проставьте сальдо на начало периода. Эту информацию вы можете получить из предыдущей сверки или же из карточки по счету, в которой отражены операции с этим контрагентом (счет 62, 76 и другие).

Затем начинайте заполнять акт. Если вы приобретали что-то у контрагента, укажите сумму в кредите, если оплачивали за товар – в дебете. Внизу подведите итог, то есть просуммируйте сумму по дебету, кредиту и узнайте разницу, которая будет являться задолженностью той или иной стороны.

Для сверки вам понадобится акт и от контрагента, с помощью которого вы получите информацию о данных, отраженных в его бухгалтерском учете.

Акт сверки взаиморасчётов

Если выявлены какие-либо разногласия, сверьте документы и выявите неточные данные. После согласования поставьте подпись на экземпляре контрагента и отдайте свой экземпляр ему на подпись. В конце поставьте синий оттиск печати организации.

Внимание, только СЕГОДНЯ!

Правильно оформленный акт сверки — отсутствие ошибок в учете и разногласий с контрагентами

Если вы ищите где скачать пустой бланк акта сверки взаиморасчетов в формате EXCEL, WORD и узнать, как заполнять или читать его в бумажном варианте или в 1С бухгалтерии, то вы попали на правильный сайт.

Акты сверок с контрагентами

Мы приведем примеры как оформить бланк с контрагентами.

Общие понятия и состав акта сверки

Акт сверки взаимных расчетов (иногда взаиморасчетов) — документ показывающий состояние расчетов между организациями за конкретный период. Закон не регулирует точную форму этого акта, поэтому его можно составить в удобной форме. Составление акта сверки задача бухгалтерии и составляется в двух экземплярах, на каждую из сторон. В документе желательно указать в какой срок вторая подписывающая сторона должна вернуть один экземпляр обратно, т.к. суд не рассматривает нарушения таких сроков, если они небыли указаны в акте.

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов

Сопроводительное письмо — это вспомогательный документ к акту сверки прилагаемое при отправке. В нем указывается вариант отправки акта, когда был подписан акт, за какой период производится сверка и способы регулирования разногласий. Стоит заметить, что если письмо не будет подписано контрагентом, то оно не имеет никакой юридической силы. Бланк сопроводительного письма можете скачать ниже в форматах WORD и PDF.

Как читать акт сверки взаиморасчетов

Иногда появляются затруднения как правильно читать акты сверки, чаще всего это происходит в 1С бухгалтерии по 62 счету. При расчете с контрагентом непонятно что в акте является дебетом и кредитом.

Но как просто это не казалось:

• Дебет — сумма, которую должны нашей организации
• Кредит — сумма, которую должны мы

Если вы испытываете другие трудности при прочтении данного документа, напишите об этом в комментариях, мы обязательно вам ответим.

Акт сверки взаиморасчетов по договору заполняется так же в свободной форме, условия проведения таких сверок может регулироваться самим договором. В отдельный пункт в договоре можно указать сроки, периодичность и порядок проведения сверок

Образец заполнения акта сверки взаиморасчетов

Если вы затрудняетесь при заполнении акта сверки, мы привели пример заполненного бланка ниже. В нем заполнены все необходимые данные, чтобы понять, как правильно заполнить такой акт.

Как сделать акт сверки взаиморасчетов 1с

В этом пятиминутном видео Дина Краснова предельно доходчиво объясняет, как сформировать акт в программе 1С

На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.

Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили . В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.

Требования к содержанию

Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

1. Реквизиты отправителя.
2. Реквизиты получателя.
3. Дата и номер обращения.
4. Содержание.
5. Приложение.
6. Подписи.
7. Контакты того, кто направляет акт сверки.

Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Текст сопровождения

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Опись

Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.

Подписи и контактная информация

Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.

Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.

Порядок обмена документами

Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.

При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.

При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.

При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.

Обязанностью страхователя является уплата взносов в ПФР. Периодически требуется сверять с фондом данные во избежание недоимок. Как в 2019 году выглядит образец акта сверки с Пенсионным Фондом и на каком основании он создается?

Уверенность страхователя в верности расчетов с ПФР и отсутствии недоимок обеспечивается посредством периодической сверки с фондом.

Обязательно такая сверка проводится в преддверии подготовки годовой бухгалтерской отчетности. Что такое сверка с Пенсионным фондом? Как в 2019 году формируется образец акта сверки с ПФР?

Основные моменты

Для того чтобы осуществить сверку с Пенсионным Фондом сам плательщик взносов должен востребовать у органов контроля один из таких документов как:

Посредством справки заявитель информируется о присутствии недоимки по страховым выплатам или излишней переплате. Справка составляется по состоянию на конкретную дату.

В информации, предоставляемой Фондом, дается расшифровка всех осуществленных страхователем платежей в периоде, показанном в поданном запросе.

В случае отсутствия недоимки или переплаты процесс сверки признается завершенным.

По итогам сверки компания получает право подать заявление на уточнение платежа либо заявление на возврат или зачет излишней суммы. Любая сверка заканчивается оформлением акта сверки расчетов.

Форма акта сверки по страховым взносам, пеням и штрафам с ПФР утверждена .

Примечательно, что ФЗ №212 не регламентирует порядок вручения организации акта сверки. Но исходя из формы акта для передачи документа можно применять два способа – личное вручение либо передача почтовым отправлением.

Четких сроков относительно оформления акта сверки не предусмотрено, как отсутствует и строгий регламент относительно самой процедуры сверки.

Запрос образца акта сверки с ПФР

Прежде чем инициировать сверку с ПФР плательщик обязан получить справку или информацию по страховым взносам. Для этого в Фонд подается заявление. Исходя из состояния расчетов, определяется необходимость сверки.

При отсутствии расхождений наличие справки или информации это достаточное условие подтверждения верности расчетов. Подать заявление в ПФР плательщик может при личном обращении.

Но также нужные документы о состоянии выплаченных страховых взносов и начисленных платежей можно запрашивать и через Интернет.

При этом предусмотрено два варианта взаимодействия с ПФР онлайн:

Обращение в Пенсионный Фонд посредством Интернет-ресурсов заметно сокращает временные затраты плательщика.

Когда по итогам полученной информации от ПФР выявляются задолженности или излишки по страховым взносам обязательно проводится сверка платежей.

И уже по ее результатам составляется акт сверки с ПФР. Как запросить разрешение на проведение сверки, и какие сведения содержит сверочный акт?

Какие данные в нем содержатся

Для составления акта сверки по страховым платежам используется унифицированная .

Утверждена она Постановлением Правления ПФР №511 от 22.12.2015. Что же представляет собой образец акта сверки с ПФР в 2019 году?

Верхняя часть первой страницы формы содержит реквизиты документа, а именно:

Ниже указываются данные, идентифицирующие стороны, в частности:

Далее следует описание процедуры. Указывается, что сторонами произведена совместная проверка расчетов по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР за период с ___ по ___ по состоянию на ___.

Следующим этапом заполнения становится заполнение специальной таблицы на второй-третьей страницах акта.

Табличная часть состоит из нескольких столбцов, в которых указываются суммы в рублях и копейках, поступившие в ПФР и ФФОМС .

При этом расписываются по отдельности платежи, поступившие на:

• страховую пенсию;
• накопительную пенсию;
• взносы по дополнительным тарифам.

При этом в процессе заполнения отображаются недоимки, отсроченные платежи, излишне выплаченные или взысканные, задолженность, долги по штрафам, невыясненные платежи.

Таблица заполняется Фонда с указанием его подписи с расшифровкой и даты.

Далее следует строка, где указывается наличие или отсутствие разногласий с плательщиком. Также отображается способ получения акта. В завершение проставляется подпись плательщика или его законного представителя.

Как правильно запросить

П.7 ч.3 ст.29 ФЗ №212 определена обязанность органов контроля над уплатой страховых взносов выдавать плательщику по его запросу справки о состоянии расчетов по страховым платежам.

Документ составляется на основании данных ПФР. Справка выдается после получения письменного запроса плательщика в пятидневный срок.

При этом право на инициирование процесса имеется как у Фонда, так и у плательщика. Законом не определена унифицированная форма заявления в ПФР о предоставлении акта сверки.

Видео: акт сверки с покупателем (пример)

Потому данный документ подается в свободной форме. Составляя документ, важно отобразить в нем все необходимые данные, позволяющие максимально точно идентифицировать заявителя и интересующий его период.

Написание заявления

Как написать заявление в ПФР на получение образца акта сверки? В первую очередь нужно написать, кому предназначен документ, то есть название территориального отделения ПФР.

• название организации или Ф.И.О. заявителя;
• реквизиты организации или паспортные данные плательщика;
• юридический адрес или адрес места проживания;
• контактные данные.

Далее пишется название документа и непосредственно текст обращения. Здесь нужно указать просьбу о предоставлении данных относительно состояния расчетов по страховым взносам от заявителя за указанный период. Ставиться дата составления и подпись.

При приеме заявления в процессе личного обращения документ обязательно получает регистрационный номер, должностное лицо проставляет отметку о принятии.

Заполненный образец

Сверять платежи можно не только по состоянию на текущую дату, но и за любой отрезок времени.

Для своевременного получения акта сверки главное это правильно подать заявление, указав верные сведения о плательщике и проверяемом временном периоде.