Учебное пособие документационное обеспечение. Документационное обеспечение управления. Нормативно-методическая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях

Издание второе, исправленное и дополненное Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования УДК 651(075.32) ББК 60.844я723 КТК 069 % Документационное обеспечение управления (Делопро изводство) : учебник / М. И. Басаков. - Изд. 2е, исп. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 350 с. - (Среднее профессиональное образование). 15*"% #!% Учебник подготовлен в соответствии с требованиями Госу дарственного образовательного стандарта для студентов коллед жей, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по специальностям, входящим в состав укрупненной группы специальностей 084000 «Экономи ка и управление». В отличие от других в данном учебнике особое внимание уде лено оформлению реквизитов документов, приводятся тщатель но отработанные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30– 2003 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федераль ных органах исполнительной власти образцы важных видов управленческих документов, в том числе по личному составу (кадрам) организаций. Излагаются основные положения по офор млению деловой корреспонденции в англоязычных странах. Учебник может быть полезен секретарям, секретарямрефе рентам и всем тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой докумен тации и ее хранением. УДК 651(075.32) ББК 60.844я723 Басаков М. И., 2013 Оформление: ООО «Феникс», 2013 15*"% #!% % Рецензенты: доктор экономических наук, профессор Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ) Н.М. Шумин кандидат экономических наук, доцент Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ) И.М. Рябцев! Успешная деятельность любой организации в настоящее вре мя практически не возможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроиз водства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действу ющими нормами оформить служебный документ и обеспечить его сохранность наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения, является важной состав ляющей профессиональной подготовки, компетенции будуще го специалиста. Предлагаемый учебник обеспечивает возмож ность студентамвыпускникам колледжей широкого круга спе циализации овладеть необходимым объемом знаний в сфере до кументационного обеспечения управления и архивного дела. Данный учебник в отличие от других подобных изданий ха рактеризуется рядом особенностей, основные из которых при ведены ниже. 1. Поскольку документирование управления, организация работы с документами и их хранение являются столь же древ ними, как и само управление, в учебнике раздел, посвященный истокам делопроизводства, его становлению и развитию в Рос сии, приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд любопытных исторических фактов, расширяющих кругозор сту дента. 2. Практика документационного обеспечения управления по зволяет сделать вывод, что подготовка любого документа, напри мер служебного письма, заключается, прежде всего, в знании пра вил оформления его реквизитов, т.е. информационных элемен тов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внима ние, которое, в отличие от других учебников, уделено в данной книге оформлению реквизитов в соответствии с положениями национального стандарта России ГОСТ Р 6.30–2003. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов при этом " сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, служебных писем, протоколов и др.). 3. Определенное место в учебнике уделено вопросам оформ ления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел обычно в учебниках и учебных пособиях по делопроизводству не приводится или приводится, но в малом объеме. С нашей точки зрения, знание основ оформления данного вида документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например, в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании учебы выпускникам колледжей приходится работать, нередко собствен нику организации самому, секретарю или одному из специалис тов поручается совмещать свои основные обязанности с выполне нием функций инспектора (менеджера) по кадрам. 4. Значительное место в книге уделено организации докумен тооборота, технологии регистрации, учета, контроля и архивно го хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оператив но решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализи ровать свою работу, принимать оптимальное решения. Кто зна ет, как сложится ваша трудовая деятельность, возможно, кому то из вас придется работать секретарем, секретаремреферентом или архивариусом. Книга эта может дать вам вполне достаточ ные стартовые знания для работы в этих ставших в наше время хорошо оплачиваемых и престижных должностях. Достаточное место в учебнике уделено вопросам механиза ции и компьютеризации документационного обеспечения управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время ком мерческий успех организации во многом зависит от уровня тех нического оснащения и использования современных информа ционных технологий в управлении. Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать дисциплину «Документационное обеспечение управления и осно вы архивоведения», и к тем читателям, кто уже работает, но чувству ет недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успе хов в освоении полезных для каждого специалиста знаний. Автор # Современное общество справедливо называют «информаци онным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельно сти человека зиждятся на информации, информационных тех нологиях. Информация (от лат. information - осведомлять) - глубокое, емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассмат ривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснения» и т.п., принята форму лировка, приведенная в Федеральном законе Российской Феде рации от 27 июля 2006 г. №149ФЗ «Об информации, информа ционных технологиях и защите информации»: «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их пред ставления» 1 . Информация обладает рядом свойств, таких как коммуника тивность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, воз можность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении. 1 Данная формулировка могла бы принять более законченный вид, будучи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или спе циальным техническим средством». $ В практике управления используется информация различ ных видов. Основными из них считаются социальноэкономи ческая, научная, техническая, культурная, медицинская, сель скохозяйственная. Важнейшей из них является социальноэко номическая информация, которая на практике более известна под названием управленческая информация. В настоящее время преобладающая часть управленческой ин формации (до 90% объема) согласно общим требованиям мно гих законодательных актов Российской Федерации должна в обя зательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация ин формации осуществляется в виде документов на материальном носителе - бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не толь ко для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых реше ний и анализа процесса управления с целью повышения его эф фективности. Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco» - «documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и прак тической деятельности человека, в частности в сфере управле ния, закрепилась в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчерк нув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий ха рактер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до 20х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Ис пользовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра мота», «акт» и в особенности - «деловая бумага». С учетом получившего в настоящее время распространение в научной среде наряду с термином «документ» словосочетания «документированная информация» ГОСТ Р 51141–98 дает сле дующую формулировку определения термина «документ»: «до& кумент; документированная информация - зафиксированная на ма& % териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141–98 понимаются обязательные информационные элементы оформления офици ального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандарт определяет официальный документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим ли цом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение лично сти, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую ка тегорию официальных документов составляют служебные доку менты - документы, образующиеся в сфере управления, кото рые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоря жения, служебные письма, акты, протоколы и др.). ГОСТ Р 51141–98 определяет служебный документ как офи циальный документ, используемый в текущей деятельности орга низации. Служебная документация в практике управления ши роко известна под названием управленческая документация. В дальнейшем изложении учебного материала термины «доку мент», «служебный документ», «управленческий документ» бу дут применяться как синонимы в значении документа, призван ного обеспечить управленческий процесс в организации, учреж дении, фирме. Важным моментом, требующим пояснения для изучающих основы делопроизводства, является вопрос о том, распростра няется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 5114198 на документ в электронной форме. В структуре электронного документа различают общую и осо бенную части. Общая часть содержит информацию, включаю щую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Осо бенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблю дении соответствующих требований (см. Федеральный закон от & 10 января 2002 г. № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически рав носильной подписи в документе на бумажном носителе. В Зако не «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что элек тронные документы - это всего лишь особая категория доку ментов, к электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе. Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном но сителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируют ся факты, события, явления практической и мыслительной дея тельности человека - тем самым документ выполняет важней шую свою функцию - информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внеш ние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышен ного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен ный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации. Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с до кументами, вплоть до управления их огромными массивами, тре буют своего методологического и организационного обеспече ния в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленче ской информации и организацию работы с документами, в ста рину называли «вершением дел», в настоящее время согласно ГОСТ Р 5114198 официально именуют терминами - делопро изводство и документационное обеспечение управления. В даль нейшем в главе 1 и других отдельных случаях будет в основном использоваться традиционный термин - «делопроизводство», постепенно наполняя его современным содержанием. " Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной си стемы работы с документами историки, ученыедокументоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственно го устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документиро вании результатов своей работы. Развиваясь, российское дело производство в своем становлении прошло три периода, каж дый из которых в свою очередь может быть подразделен на от дельные этапы: 1.Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: - от появления первых документов до приказного делопро изводства включительно (X–XV вв.); - коллежское делопроизводство (XVIII в.); - министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX– начало XX в.). 2.Делопроизводство в СССР (1917–1991 гг.): - от разрозненных усилий по упорядочению дело производства до разработки Единой государственной си стемы делопроизводства (1917–1973 гг.); - от традиционного делопроизводства к документационно му обеспечению управления. 3.Современное российское делопроизводство. Далее дадим краткое описание и охарактеризуем вклад в ста новление современного делопроизводства каждого из названных периодов. "% Появление первых документов (фиксированная информация на любом доступном материале - камне, глиняной дощечке, в Древней Руси - на бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности. От первых документов к приказному делопроизводству (X–XV вв.) В сложный период зарождения и формирования Древнерус ского государства (X–XV вв.), во времена феодальной раздроб ленности, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощни ков (дьяков). В этих условиях получила определенное развитие одна из отраслей делопроизводства, а именно - документиро вание. О достаточно высоком уровне культуры подготовки доку ментов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г., 945 г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная пере писка, найденная при археологических раскопках в 1951–1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места их хранения. Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, церквях и монастырях. Самой древней формой документа на Руси была грамота - лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Перга мент представлял собой специальным образом выделанную те лячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следую щих листов, образуя собой столбец, столпик. Отсюда название данной технологии работы с документами - столбцовое дело производство. Несмотря на достаточно широкую практику документирова ния, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какойто системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготов ки и хранения документов. В условиях феодальной раздроблен ности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована. Приказное делопроизводство (XV–XVII вв.) Российское делопроизводство как система начинает склады ваться с середины XV в. по мере превращения Московского кня жества в великорусское государство. Московским великим кня зьям удалось создать сильную централизованную систему управ ления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - цен тральными исполнительными органами. В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Бо ярская дума - «приговоры», от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канце лярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «от писки» (отсюда родилось название бессодержательного чинов ничьего ответа на какоелибо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. Считается, что в этот период родились термины «дело» как со брание документов по какомулибо вопросу и «делопроизвод ство» как процесс производства (вершение) дел. В приказах (их насчитывалось по разным источникам от 50 до 70) происходит выделение делопроизводства в особую сфе ру деятельности, формируется слой служивых людей - профес сиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. В приказном делопроизводстве длительное время использо валась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров (рис. 1.1). Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматыва ли на деревянный стержень - так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особого пояснения,- речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зароди лась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости на копившиеся тетради переплетались и составляли собой книги. В этот период появились и начали складываться системы во енной, дипломатической и бухгалтерской документации. Таким образом, система государственного управления, сложившаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказно го делопроизводства с ее обширным бумажным «ведением дел» - делопроизводством. В деятельности приказов появились пря мые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их движения как внутри приказа, так и между приказами. На рис. 1.2, например, показан фрагмент грамоты, устанавливающей правила адресования документов. В делопроизводстве постепенно сформировались виды управ ленческих документов (грамоты, памяти, отписки и др.), сло жилась определенная система регистрации документов, осно вы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось архив ное дело. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства. Однако установ ление на законодательном уровне общих административных и делопроизводственных правил, регламентация всех сторон дея тельности канцелярий и архивных учреждений были еще впере ди, на следующем этапе развития системы государственного управления. $"" ! $&" %"& % E E 1 "&%E E E E " Коллежское делопроизводство (XVIII в.) Новый этап становления российского делопроизводства свя зан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления (1700 г.) Петр I от меняет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в об ласти управления (1717–1720 гг.) была создана новая система го сударственных учреждений: в центре - Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмирал тейская, Коммерцколлегия, Вотчинная и др.), заменивших со бой свыше полусотни приказов; на местах - губернаторы, вое воды, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 колле гий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Характерной чертой новой системы управ ления была коллегиальность в принятии решений. Система де лопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управления получила название коллежской - по на званию центральных учреждений нового типа. Первоначально коллегии руководствовались в работе соб ственными регламентами, затем законодательной базой их деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720 г., ставший основой не только органи зации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. В регламенте обстоятельно раскрываются структура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретар ском чине, который становится центральной фигурой канцеля рии - ее управляющим 1 . Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, реги стратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр. Наиболее важные документы готовились секрета рем, остальные - канцеляристами. Часть документов составля лась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов с набором соответствующих реквизитов. 1 Некоторые авторы рекомендуют считать 28 февраля 1720 г. датой рож дения секретарской должности в России (Бондарева Т.Н. Секретар ское дело: Практическое пособие. - М.: Высшая школа, 1989). # Генеральным регламентом были особо четко оговорены про цессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые определен порядок сдачи в архив законченных производством дел, впервые также введено само понятие архива и установлена должность архивариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внима ние уделялось исполнению указов государя; их несвоевремен ное исполнение каралось строго, в отдельных случаях - смерт ной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В результате реформ в делопроизводстве и практике управ ления по примеру западных образцов появились многие новые термины и названия документов: указы, регламенты, архив, ар хивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо - челобитная), инс пектор, администратор и др., которые находят применение и в наше время. Завершила реформу государственного управления учрежде ний и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав За кон от 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах, упо рядочивший переписку учреждений разного уровня. Число кол легий было сокращено с 12 до 3х. В соответствии с Законом от 7 ноября 1775 г. губернское прав ление получало от Сената указы, в свою очередь посылало соб ственные указы подчиненным должностным лицам на местах, получая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канце лярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколи ста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, перевод чика, архивариуса. Количественный состав служащих канцеля рии зависел от числа решаемых дел. В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, характеризующуюся высоким уров нем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское дело производство заложило основы, на которых развивалось россий ское делопроизводство в последующие полтора столетия. $ Министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX - начало XX вв.) В начале XIX в. (1801–1811 гг.) вследствие ослабления высше го и центрального аппаратов управления государством Алек сандр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура приня тия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры центральных ор ганов управления государством и сказалось на делопроизвод ственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) полу чила название министерской. Ее также называют «исполнитель& ной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснитель ное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Мани фесту состоял из департаментов, которые делились на отделе ния, а отделения - на столы. В каждом департаменте действо вал совещательный орган, включавший директора и начальни ков отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - кан целярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «пись моводство» министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы. Министерское делопроизводство характеризуется расшире нием видового состава документации, увеличением объемов пе реписки, унификацией форм документов. Были определены ос новные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исхо дящих документов, отправка документов адресатам. В целом организация работы с документами в рамках мини стерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке - документообо& рот), включая и архивное хранение. Особое внимание в мини стерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по сле!"$ Предисловие............................................................................................3 Глава 1. Исходные понятия делопроизводства.......................................5 1.1. Истоки делопроизводства: информация, управление, документ..........................................................................................5 1.2. Становление делопроизводства в России......................................9 1.2.1. Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)...............................................................9 1.2.2. Советский период развития делопроизводства...............19 1.3. Нормативноправовое обеспечение российского делопроизводства..........................................................................22 1.4. Классификация деловой документации......................................29 1.5. Унификация и стандартизация управленческой документации...............................................................................32 Контрольные вопросы...........................................................................40 Словарьминимум терминов по документационному обеспечению управления и архивоведению...........................................41 Глава 2. Общие нормы и правила оформления документов...................45 2.1. Основные особенности языка служебных документов..............45 2.2. Управленческая документация. Требования к управленческому документу......................................................................................47 2.3. Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве...................49 2.4. Размеры полей служебных документов......................................50 2.5. Нумерация страниц......................................................................51 2.6. Способы написания дат в документах.........................................52 2.7. Сокращения слов и словосочетаний в тексте.............................53 2.8. Оформление названий документов органов власти....................56 2.9. Оформление в документах написания чисел..............................56 2.10. Написание физических величин...............................................59 2.11. Написание в документах математических формул..................61 2.12. Оформление в документах таблиц и выводов...........................63 2.13. Оформление текстов документов в анкетной и трафаретной формах...............................................................66 2.14. Оформление в документах некоторых знаков препинания и символов.............................................................67 !"% 2.15. Типичные ошибки в текстах документов..................................69 2.16. Контроль качества подготовки документов...............................72 Контрольные вопросы...........................................................................75 Глава 3. Организационнораспорядительная документация: понятие, классификация, состав и оформление реквизитов. Бланки документов.....................................77 3.1. Понятие и классификация ОРД. Состав и схемы расположения реквизитов....................................................................................77 3.2. Бланки документов и их виды.....................................................82 3.3. Оформление реквизитов организационно распорядительных документов....................................................87 3.4. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.......................................................................106 3.5. Нормы и требования к размещению реквизитов документов..107 Контрольные вопросы.........................................................................110 Глава 4. Оформление организационноправовых документов..........................................................................................111 4.1. Устав организации......................................................................112 4.2. Штатное расписание..................................................................113 4.3. Оформление положений.............................................................115 4.4. Должностная инструкция...........................................................115 Контрольные вопросы.........................................................................123 Глава 5. Оформление приказов и других распорядительных документов..........................................................................................124 5.1. Характеристика этапов подготовки...........................................124 5.2. Подготовка, оформление и реквизиты приказа........................127 5.3. Оформление распоряжения.......................................................136 5.4. Оформление указания................................................................137 5.5. Оформление постановлений......................................................142 5.6. Оформление решения.................................................................148 Контрольные вопросы.........................................................................153 Глава 6. Оформление служебных писем и другой информационносправочной документации.........................................154 6.1. Понятие «служебное письмо». Разновидности служебных писем...........................................................................................154 6.2. Реквизиты и структура служебного письма..............................157 6.3. Язык и стиль служебного письма..............................................159 6.4. Этикет в служебной переписке.................................................162 6.5. Образцы и примеры оформления служебных писем................164 !"& 6.6. Электронный документ: достоинства и проблемы использования............................................................................165 6.7. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой....................................................................172 6.8. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи...............................................................................174 6.9. Оформление акта........................................................................177 6.10. Оформление протокола.............................................................177 6.11. Оформление докладной, служебной и объяснительной записок.....................................................................................180 Контрольные вопросы.........................................................................186 Глава 7. Оформление документов по трудовым правоотношениям................................................................................187 7.1. Классификация документов по личному составу.....................187 7.2. Оформление документов, используемых при приеме на работу......................................................................................190 7.3. Оформление приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу....................................204 7.4. Оформление приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (увольнении) работника.............206 Контрольные вопросы.........................................................................211 Глава 8. Оформление корреспонденции в англоязычных странах........212 8.1. Структура формуляра и состав реквизитов служебного письма.........................................................................................212 8.2. Требования к оформлению реквизитов.....................................213 8.3. Требования к оформлению конвертов.......................................220 Контрольные вопросы.........................................................................220 Глава 9. Документооборот и его организация.....................................223 9.1. Понятие, принципы и характеристика документооборота......223 9.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов...226 9.3. Прохождение исходящих документов.......................................232 9.4. Прохождение внутренних документов......................................233 9.5. Прием, передача и доставка документов..................................234 9.6. Работа с конфиденциальными документами...........................235 9.7. Работа с обращениями граждан в органы власти.....................236 9.8. Учет объема документооборота...................................................238 Контрольные вопросы.........................................................................239 Глава 10. Регистрация документов.....................................................240 10.1. Понятие и системы регистрации документов.........................240 !"" 10.2. Формы и порядок регистрации документов............................242 10.3. Индексация документов...........................................................245 10.4. Организация справочноинформационной работы.................247 10.5. Контроль за исполнением документов....................................249 Контрольные вопросы.........................................................................251 Глава 11. Составление номенклатур и текущее хранение дел..............252 11.1. Составление номенклатуры дел...............................................252 11.2. Формирование и текущее хранение дел..................................255 11.3. Оперативное хранение документов.........................................256 Контрольные вопросы.........................................................................257 Глава 12. Подготовка дел к сдаче в архив.........................................258 12.1. Экспертиза ценности документов. Общее представление..........................................................................258 12.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение............260 Контрольные вопросы.........................................................................262 Глава 13. Хранение документов в архиве организации........................263 13.1. Исходные понятия архивного дела..........................................263 Контрольные вопросы.........................................................................265 13.2. Нормативноправовое обеспечение деятельности архивов организаций................................................................266 Контрольные вопросы.........................................................................269 13.3. Подготовка и передача дел на хранение в архив организации..............................................................................269 13.3.1. Экспертиза ценности документов...............................269 13.3.2. Порядок уничтожения документов..............................273 Контрольные вопросы.........................................................................276 13.3.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение в организации............................277 13.3.4. Фондирование архивных документов..........................285 Контрольные вопросы.........................................................................286 Глава 14. Материальнотехническое обеспечение архива...................288 14.1. Требования к помещению архивохранилища.........................288 14.2. Оборудование архива организации..........................................290 Контрольные вопросы.........................................................................292 14.3. Учет и хранение электронных документов..............................293 Контрольные вопросы.........................................................................296 Глава 15. Порядок передачи документов на государственное хранение.......................................................................................297 Контрольные вопросы.........................................................................300 !# Глава 16. Механизация и компьютеризация процессов документационного обеспечения управления......................................301 16.1. Классификация и назначение организационных технических средств................................................................301 16.2. Персональный компьютер - основной инструмент современной системы документационного обеспечения управления................................................................................305 16.2.1. Современные ПК и их возможности...........................305 16.2.2. Автоматизация работы с документами на базе ПК.....307 16.3. Организация документооборота с использованием средств телекоммуникации..................................................................311 16.5. Персональный компьютер как средство делового общения..315 Контрольные вопросы.........................................................................317 ПРИЛОЖЕНИЯ...............................................................................318 Приложение 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления...........................318 Приложение 2. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.................................................................................323 Приложение 3.Примерное положение об архиве организации......328 Приложение 4. Должностная инструкция архивариуса..................332 Приложение 5. Примеры текстов служебных писем на английском языке..................................................................337 Приложение 6. Примерный перечень документов с грифом утверждения.................................................................................339 Приложение 7. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, печати с государственной символикой, печати с логотипом организации.................................................................................340 Приложение 8. Памятка начинающему пользователю ПК............341 Литература.........................................................................................344 Серия «Среднее профессиональное образование» Басаков Михаил Иванович ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ [ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО] Учебник Ответственный редактор В. Кузнецов Технический редактор Г. Логвинова Подписано в печать 11.09.2012 Формат 84108/32. Бум. тип № 2. Гарнитура NewtonC. Печать офсетная. Усл. п. л. 18,48. Тираж 2500 экз. Зак. № ООО «Феникс» 344082, г. РостовнаДону, пер. Халтуринский, 80 Отпечатано с готовых диапозитивов в ЗАО «Книга» 344019, г. РостовнаДону, ул. Советская, 57

Данный учебник на основе действующей общегосударственной нормативной базы наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использование компьютерной техники и технологий в этом процессе. В издании учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг 1. Выбирайте книги в каталоге и нажимаете кнопку «Купить»;

Шаг 2. Переходите в раздел «Корзина»;

Шаг 3. Укажите необходимое количество, заполните данные в блоках Получатель и Доставка;

Шаг 4. Нажимаете кнопку «Перейти к оплате».

На данный момент приобрести печатные книги, электронные доступы или книги в подарок библиотеке на сайте ЭБС возможно только по стопроцентной предварительной оплате. После оплаты Вам будет предоставлен доступ к полному тексту учебника в рамках Электронной библиотеки или мы начинаем готовить для Вас заказ в типографии.

Внимание! Просим не менять способ оплаты по заказам. Если Вы уже выбрали какой-либо способ оплаты и не удалось совершить платеж, необходимо переоформить заказ заново и оплатить его другим удобным способом.

Оплатить заказ можно одним из предложенных способов:

Безналичный способ:
- Банковская карта: необходимо заполнить все поля формы. Некоторые банки просят подтвердить оплату – для этого на Ваш номер телефона придет смс-код.
- Онлайн-банкинг: банки, сотрудничающие с платежным сервисом, предложат свою форму для заполнения. Просим корректно ввести данные во все поля.
  Например, для " class="text-primary">Сбербанк Онлайн требуются номер мобильного телефона и электронная почта. Для " class="text-primary">Альфа-банка потребуются логин в сервисе Альфа-Клик и электронная почта.
- Электронный кошелек: если у Вас есть Яндекс-кошелек или Qiwi Wallet, Вы можете оплатить заказ через них. Для этого выберите соответствующий способ оплаты и заполните предложенные поля, затем система перенаправит Вас на страницу для подтверждения выставленного счета.

Основные понятия документационного обеспечения управления (делопроизводство)

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания документов(документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последниедесятилетия используется термин документационноеобеспечениеуправления (ДОУ^)

Документирование – это процесс создания и оформления докумета.

Организация работы с документами это обеспечениедвижения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами "входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения", контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение", формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. "Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

/ Документ – – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

Регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

Распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

Накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

Передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа»

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах своей компетенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

В управленческой практике принято различать документы по с т.е. пени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа это первый (илиединичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления вопределенной сфере деятельности.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчинения и формы собственности.

Современное государственное регулирование делопроизводства

Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Об обязательности документирования говорится и в других, законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.

регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо Учитывать при составлении и оформлении управленческих Документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации "эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление

Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3. ГОСТ Р 6.30–97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо
от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

Порядок формирования дел в делопроизводстве;

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

Порядок выделения документов к уничтожению;

Подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или
ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях,
в учреждениях и организациях.

Оформление управленческих документов общие требования

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих! в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах государственных стандартах.

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

Права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

Состав применяемых в аппарате управленческих документов;

компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие» в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований 1 .

4 код организации;

5 код формы документа;

6 наименование организации;

7 справочные данные об организации – индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа),
номер телефона, номер счета в банке;

8 наименование вида документа;

10 регистрационный номер документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

20 отметка о наличии приложения;

21подпись;

22гриф согласования документа;

23визы согласования документа;

25 отметка о заверении копий;

26 отметка об исполнителе и номер его телефона;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа;

29 идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 – 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07,08,09,10, 15,21,22,23,24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат.

Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30–97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов(обязательных элементов). Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных \ документов установлены ГОСТ Р 6.30–97.

I Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведен – !" ними реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации;

5 код формы документа;

6 наименование организации;

7 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 – ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Организационные документы

К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция.

Эти документы содержа правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Организационный документы проходят обязательную процедуру утверждения.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».

Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Руководство.

Взаимоотношения (служебные связи)

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

Наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

Местонахождение (почтовый адрес); j предмет и цель деятельности;

Порядок образования имущества (или уставного капитала, / выпуска и распределения акций и т.д.);

Порядок распределения прибыли;

Порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

Органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:

Для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

Для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке ихприема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

Для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные > специальные стороны деятельности учреждений, организаций, (предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

Инструкция – документ длительного действия.

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводить действие после утверждения руководителем организации после издания специального распорядительного документ в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и ты утверждения или ссылки на распорядительный до! его дату и номер.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической ~ деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении всрок обязательств; срок действия договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, Решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

Изучение управленческого вопроса;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование документа;

Подписание документа.

Приказ наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего, органа виддокумента (приказ), место его издания, предусмотрено не для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов.

Распоряжение распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначалъного решения оперативных вопросов.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советыдиректоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

3 Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документированиядеятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывает председатель и секретарь.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола относящего к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Справочно-информационные документы

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.

Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.

Формуляр-образец акта состоит из следующих реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения (если необходимо);

Наименование вида документа (акт);

– дата (актируемого события, проставляется при составлении акта
независимо от того, когда он подписан);

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТКАМЫШИНСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ)

ВОЛГОГРАДСКОГО ГОСУДАРСТВЕНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО

УНИВЕРСИТЕТА

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО)

Учебное пособие

РПК "Политехник"

Волгоград

Рецензенты: ,

Банько документационного обеспечения управления

(делопроизводство): Учебное пособие / ВолгГТУ, Волгоград, 2002. - с.

Учебное пособие "Основы документационного обеспечения управления (делопроизводство)" содержит систематизированный материал по организации делопроизводства на предприятии и составлено на основании стандарта (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов). Материал, изложенный в данном учебном пособии , соответствует последовательности составления и оформления документов предприятия, а также организации документооборота. В нем подробно изложены способы рациональной систематизации документов и правила их хранения; рассмотрен порядок работы с документами предприятия, содержащими конфиденциальные сведения , что становится актуальным на современном этапе развития рыночных отношений; возможности персонального компьютера в организации документационного обеспечения управления.

Учебное пособие соответствует требованиям современного делопроизводства и имеет большое практическое значение. Практические рекомендации, содержащиеся в нем, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.

Предназначено для студентов, обучающимся по специальностям: 2802 «Технология прядильного производства», 2803 «Технология текстильного производства», 0601 «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

Библиография: 5 назв.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного технического университета

государственный

технический

университет, 2002

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1.1. Понятие о делопроизводстве и корреспонденции

Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, кино-фотодокументы, звуковые и т. д. Документы организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще используется в значении «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации: их фиксацию, оформление, исполнение и хранение.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

1.2. Требования к бланкам документов

Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа. Формуляр имеет обязательный набор реквизитов (составных частей документа), расположенных в определенной последовательности. Как правило, документы оформляются на бланках, которые бывают трех видов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.

Общий бланк

Государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

наименование организации.

Бланк служебного письма включает в себя следующие реквизиты:

Государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

код организации;

наименование организации;

справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма , включает в себя следующие реквизиты:

Государственный герб РФ;

герб субъекта РФ;

эмблема организации или товарный знак;

код формы документа;

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа.

В этом же бланке могут быть ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов: даты документа, регистрационного № документа, ссылки на регистрационный № и дату документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Ограничительные отметки для отдельных реквизитов выполняются на бланках в виде уголков и других обозначений.

Существуют также гербовые бланки (бланки с воспроизведенным на них Государственным гербом РФ или гербом субъекта РФ). Их изготавливают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление.

Остальные бланки изготавливают типографским способом на бумаге светлых тонов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (420 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм). Размер полей бланка, мм: 20 – левое, 10 – правое, 20 – верхнее, 10 – нижнее.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Предпочтение отдают угловому. Продольный применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Изображения Государственного герба РФ, герба субъекта РФ и эмблемы организации располагают над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.

Реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ссылка на регистрационный № и дату документа − размещают центрованно (когда начало и конец каждой строки равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фрафланговым способом (когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2. ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Понятие реквизита. Реквизиты служебных

документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа: наименование документа, адресат , автор, текст, дата, подпись и др.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления (паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство о рождении и т. п.), состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Основные реквизиты :

01 - Государственный герб РФ;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации – автора документа;

07 - справочные данные об организации - авторе документа;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

2.2. Требования к оформлению реквизитов

03 − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Размещают на бланке организации в соответствии с ее уставом. Эмблема может иметь самое разнообразное изображение, но оно обязательно должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля. На бланках эмблему не воспроизводят, если на них уже были помещены изображения Государственного герба РФ или герба субъекта РФ.

04, 05 − код организации и код формы документа

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, указывается на бланке организации в именительном падеже . Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному за юридическим лицом в его учредительных документах . Сокращенное наименование организации указывается в скобках под полным наименованием организации на отдельной строке: используются сокращения, образованные из начальных букв слов (УПО, КТИ); сокращения, образованные из части слова и полного слова (Росархив, Минфин России); сокращения смешанного типа (ВНИИоргтехника). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии − полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть не только главная организация, но и ее филиал, структурное подразделение, должностное лицо, представляющее организацию. Тогда данные об авторе указываются ниже наименования организации и располагаются на отдельной строке.

07 − справочные данные об организации − авторе документа

Справочные данные об организации указываются на бланках для служебных писем и включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счета в банке, адрес электронной почты и др.).

08 − наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Его не указывают в служебном письме. Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом "наименование организации".

09 − дата документа

Это обязательный реквизит всех видов документов. Он обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания (приказ, служебное письмо), утверждения, согласования (инструкция), самого события, которое зафиксировано в документе (акт, протокол). Дату документа поставляет должностное лицо при его подписании или секретарь при регистрации документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является наиболее поздняя дата их подписания. Дата проставляется арабскими цифрами на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. В нормативных и финансовых документах рекомендуется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 9 января 1998 года).

10 − регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется при регистрации внутренних и исходящих документов. Он состоит из порядкового номера документа, проставляемого в течение года, других регистрационных индексов, принятых в данной организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором, в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту (21/16/43).

11 − ссылка на регистрационный номер и дату документа Она включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На бланках для служебных писем этот реквизит указывается вслед за датой и регистрационным номером документа, поэтому в служебном письме может не быть заголовка к тексту.

12 − место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если невозможно по реквизиту «Наименование организации» определить место составления или издания документа. Необходимо учитывать принятое административно – территориальное деление и использовать только общепринятые сокращения (Москва, г. Смоленск, г. Камышин Волгоградской области и др.).

13 − гриф ограничения доступа к документу

Проставляется на документах, содержащих секретную информацию, информацию ограниченного распространения. Гриф (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляется в правом верхнем углу документа перед реквизитом «Адресат» и «Гриф утверждения» без кавычек.

14 − адресат

Реквизит «адресат» присутствует в информационно-справочных документах: письмах, докладных и объяснительных записках, справках и др.

Существует несколько вариантов расположения реквизита «адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, которые указывают в именительном падеже.

2. Документ можно адресовать должностному лицу. При этом название организации входит в состав наименования должности. Должность лица указывается в дательном падеже .

3. Иногда документ адресуют в несколько однородных организаций. Тогда их названия указывают обобщенно.

Пример

Реквизит «адресат» может включать и почтовый адрес. Сначала указывают наименование организации, в которую направляют документ, а затем ее почтовый адрес в последовательности, установленной почтовыми правилами. Если документ адресуется физическому лицу, указывают сначала почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается. Если документ направляется более четырем адресатам, то составляется список на его рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

15 − гриф утверждения документа

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договорах, инструкциях и других документах. Документы утверждаются руководителем организации или изданием распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Он располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагают на одном уровне.

Пример

16 – резолюция

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Она должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указывается исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. Если в резолюции указывается несколько фамилий, то ответственным исполнителем, от которого будет зависеть качество и своевременное выполнение вопроса, является лицо, указанное первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На документе резолюцию помещают между реквизитом «адресат» и текстом документа в следующей форме:

Прошу подготовить проект приказа к

Личная подпись

17 − заголовок к текстуЗаголовок – краткое изложение основного содержания документа. Его должны иметь все документы формата А4. Документы формата А5 и письма – ответы, имеющие ссылку на дату и номер входящего документа, заголовка могут не иметь. Заголовок отвечает на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Пример

О направлении студентов на производственную практику

Заголовок располагают после реквизитов «дата» и «регистрационный номер» перед текстом документа. Место для заголовка обычно обозначено ограничительными отметками на бланках.

18 − отметка о контроле

Проставляется на документах, взятых на контроль исполнения. Отметку делают от руки или специальным штампом «контроль » на левом поле рядом с заголовком к тексту.

19 − текст документа

Тексты служебных документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста, соединения этих структур.

20 − отметка о наличии приложения

В документе, имеющем приложение, оформляется отметка о его наличии. Этот реквизит располагается после текста документа перед реквизитом «Подпись». Варианты оформления:

1. Если полное название приложения указано в тексте документа, то отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

2. Если в тексте документа нет указаний на приложение, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: График работ

на 3 л. в 1 экз.

3. Если приложением к документу является документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение:

письмо Минздрава РФ

от №01 – 17/785

и приложение к нему,

всего на 12 л.

4. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес приложения посылаются.

Приложение: на 5 л. в 1. экз.

в первый адрес

5. Если приложение – брошюра, то количество листов не указывается.

Сами документы – приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются.

Приложение:

к приказу Министра

здравоохранения России

Приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным и распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие (инструкции, правила, штатное расписание и т. д.), а также документы, дополняющие или поясняющие содержание документа (таблицы, справки и т. д.).

21 – подпись

Подпись – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают управленческие документы руководители организаций или замещающие их должностные лица. Несколько подписей ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно - финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер . Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляемые комиссией (например, акты), подписывают все ее члены. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения.

Директор института подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

При отсутствии руководителя документ может быть подписан должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя организации, его заместителем. В этом случае необходимо указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ, а также внести исправления (допечатать «Зам.» или «и. о.»).

22 – гриф согласования документа

Им оформляется внешнее согласование документа, которое может осуществляться с подчиненными и неподчиненными организациями; с организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями; с органами госконтроля и надзора; с вышестоящими органами.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При согласовании документа с коллегиальными органами или, если согласование осуществляется письмом, в грифе согласования указывается название документа в именительном падеже, его дата и номер.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педсовета

Гриф согласования документа оформляется после реквизита «Подпись» от левого поля документа.

23 – визы согласования документа

Визы согласования документа используют для внутреннего согласования проектов документов или при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления. Внутреннее согласование проекта документа может проводиться с исполнителями, с юридической службой, финансовыми подразделениями организаций и т. п. Реквизит включает подпись визирующего должностного лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату, а при необходимости – должность визирующего.

Пример

Юрисконсульт

Если при согласовании проекта документа имеются какие-либо замечания, то виза может иметь дополнения: «Замечания прилагаются», «Возражаю» и т. п. Реквизит «Визы согласования документа» располагается ниже реквизита «Подпись» на последнем листе первого экземпляра документа. Возможно оформление виз на отдельном листе.

На исходящих документах визируются экземпляры, которые остаются в организации.

24 – печать

На некоторых видах документов ставится печать организации, которая удостоверяет их подлинность. Печати ставятся на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, либо удостоверяющих права лиц и т. п.

Печати могут быть гербовыми и простыми (не имеющими изображения государственного герба). Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

25 – отметка о заверении копии

Соответствие копии документа подлиннику оформляется специальной отметкой о заверении копии, которая включает заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример

Верно

Секретарь-референт

Этот реквизит располагают ниже реквизита «Подпись». В некоторых случаях копии документов заверяются печатью организации.

26 – отметка об исполнителе

Сведения об исполнителе располагают в левом нижнем углу последнего листа документа (на лицевой или оборотной стороне). Реквизит включает в себя фамилию (или Ф. И. О.) исполнителя документа и номер его телефона. Эта отметка дает возможность адресату быстро связаться с непосредственным исполнителем документа.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Документы, подшиваемые для хранения в дело, должны обязательно иметь отметку об исполнении, которая включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату проставления отметки.

Пример

В Дело 03 – 06

Подпись Данный реквизит располагается в левом нижнем углу документа.

28 - отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа в организацию на нем проставляется отметка о поступлении документа в организацию, выполненная от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит содержит название организации, порядковый номер входящего документа и дату его поступления. Штамп проставляется в правом нижнем углу документа.

29 - отметка для автоматического поиска документа

Эта отметка проставляется в правом нижнем углу документа и содержит имя файла, код оператора, другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Понятие СДОУ. Общие положения

Документационное обеспечение управления в крупных организациях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации; а в небольших – делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основными задачами СДОУ является внедрение в организации единого порядка работы с документами и совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Деятельность СДОУ отражается в Положении о СДОУ и инструкции по делопроизводству организации. Эти документы утверждаются руководителем организации.

Общие положения

1. В состав СДОУ включаются секретариат, инспекция при руководителе ведомства , канцелярия, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

2. Деятельность работников СДОУ регламентируется должностными инструкциями , которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются СДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач СДОУ должностные инструкции пересматриваются.

3. СДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями правительства РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

4. Руководство СДОУ должно замещаться специалистами с высшим образованием со стажем работы по делопроизводству не менее 3-х лет.

5. СДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

3.2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями СДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи СДОУ

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

3.3. Функции СДОУ

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации и внесение в них изменений.

2. Обработка, регистрация документов и учетно-справочные работы с документами.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представленных на подпись.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ.

12. Повышение квалификации работников СДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация и автоматизация рабочих мест.

3.4. Права и ответственность СДОУ

СДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях (организациях отрасли).

2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления структурных подразделений и доводить итоги проверок до их руководителей для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Определять задачи автоматизации СДОУ.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях СДОУ и должностные инструкции работникам.

10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников СДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий .

СДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

3.5. Взаимоотношения СДОУ с другими

структурными подразделениями

СДОУ взаимодействует:

1. Со структурными подразделениями – по вопросам документационного обеспечения управления.

2. С юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. Со службами кадров, труда, заработной платы и с соответствующими научно - исследовательскими организациями – по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации.

4. Со службами хозяйственного обслуживания – по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников СДОУ.

5. С вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

4. ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

4.1. Понятие и общая характеристика ОРД

Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, приказы, должностные инструкции, протоколы, акты, служебные письма и другие организационно-распорядительные документы. Они должны составляться и оформляться в соответствии ГОСТ«Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД (Унифицированная система организационно – распорядительной документации). В состав организационно-распорядительных документов входят организационные документы и распорядительные документы организации.