Акт о приеме-передаче документов. Акт приема-передачи документов бухгалтерии Акт приема передачи учредительных документов

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

• Увольнения работника,
• Назначения работника на ту или иную должность,
• Перевода сотрудника на другую должность,
• Перевода сотрудника в другое подразделение,
• Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.

Посредством акта приема-передачи документов осуществляется документальная фиксация процедуры передачи документа от одного лица к другому как внутри организации, так и между сторонними организациями, физическими лицами и т.п.

Передача документов как операция

Деловую деятельность любой организации невозможно себе представить без формирования документального фонда. Бухгалтерские, налоговые документы, распорядительная документация, описи товарно-материальных ценностей – и т.п., все это является частью делопроизводства, обеспечивающего рабочий процесс.

При смене руководителей или специалистов, ответственных за ведение документации, работодатель должен задуматься о том, чтобы:

• обеспечить в полном объеме передачу дел (документов) от старого сотрудника к новому;
• обеспечить в полном объеме прием документов новым сотрудником от старого.

Для этих целей составляется акт приема-передачи документов.

В процессе приема-передачи документов обеспечивается кроме этого и контроль фактического наличия документов. Если в процессе передачи документов выявляется факт утери документов, которые до этого наличествовали, может наступить дисциплинарная, административная или даже уголовная ответственность.

Правильно оформленный акт приема-передачи может быть использован сторонами в суде как доказательство наличия или отсутствие документа на момент его составления.

Кроме того, актами приема-передачи оформляется передача документов сторонней организации, архиву и т.п. Также в качестве сторон акта могут выступать и физические лица. Оформление таких актов практически аналогично оформлению внутреннего акта за исключением того, что в акт вносятся реквизиты не одной, а нескольких организаций или паспортные данные лиц, передающих и принимающих документы.

Оформление акта

Форма акта приема-передачи документов законодательно не регламентируется. В организации могут иметься свои формы, разработанные с учетом ее нужд.

Оформляется акт в необходимом количестве экземпляров, как правило, в двух, если речь идет о сторонней организации или приеме-передаче документов между гражданами, или одном, если акт внутренний. При необходимости передающий документы сотрудник может сделать себе копию акта.

Акт приема-передачи документов содержит в себе следующие разделы:

1. «шапку», в которой указываются данные об организациях (организации): наименование, адрес, ОГРН, ИНН и иные реквизиты;
2. ниже под «шапкой» - название документа, его номер и дату составления;
3. ФИО лица, передающего документы, должность, если необходимо – паспортные данные;
4. ФИО лица, принимающего документы, должность, если необходимо – паспортные данные;
5. оформленный максимально подробно список переданных документов (регистрационные номера, количество дел, томов, указание на оригинал или копию документа, количество листов и т.п.). В некоторых случаях, если документов много, допускается приложение к акту описи дел. В этом случае в акте делается отметка «Согласно описи от ________ года»;
6. отметки о состоянии (утрате, обнаружении) документов, если это необходимо, например, «Приказ от 21.12.2021 года №П-11 «О назначении ответственного лица» утрачен после пожара;
7. отметка об итоговом количестве переданных документов цифрами и прописью;
8. подписи сторон, расшифровка.

С момента подписания акта обеими сторонами ответственность за хранение документов принимает на себя принявшая их сторона. Никаких претензий к передавшей документы стороне быть предъявлено не может.

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

Люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

Период времени, в течение которого будут переданы документы;

Если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

Дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

Порядок, сроки выполнения инвентаризации;

Порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

Книги покупок и продаж;

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

Журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

Книги выдачи доверенностей;

Кассовые книги;

Журналы регистрации путевых листов;

Журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

Дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

Даты, наименования документов, которые передаются;

Список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

Все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

Расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО "Компания"

____________________ (Петров И.В.)

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) - 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время - 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Главная книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета за гг. и I квартал 2018 г. - 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) - 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. - 1

Инвентаризационные описи за 2гг. - 3

Книги покупок и продаж за 2гг. и I квартал 2018 г. - 13

Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. - 13

Документы от поставщиков - товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. - 10

Документы от покупателей - товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Кассовые и банковские документы за 2гг. и I квартал 2018 г. - 4

Кадровые документы и документы, подтверждающие право сотрудников на налоговые вычеты по НДФЛ - 1

Журнал учета выданных доверенностей - 1

Также переданы и приняты: банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от кассы, денежная наличность в сумме 5000 руб., бланки строгой отчетности __________ (указать какие) в количестве ________________, ценные бумаги ___________________ (указать какие) в количестве _______________.

Также переданы и приняты: печать организации, ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", логин и пароль от Интернет-банка, пароль от программного продукта «1:С», корпоративные пластиковые карты к счетам компании в количестве ____________с номерами ___________________________________, топливные карты в количестве ______ с номерами ________________________________. Действительность ключей и полученных паролей проверены в присутствии обеих сторон.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2018 г.

2. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова Н. И. бывший главный бухгалтер

Документы принял: Петрова А.М. действующий главный бухгалтер

Акт приема-передачи товара — это важный документ в экономических отношениях. Он необходим для сопоставления полученного товара или оказанной услуги и реально выполненных действий.

Акт приема-передачи подтверждает целостность товара, его выкупную стоимость и прочие важные характеристики, свойственные именно этому товару (серийный номер, марка и т.д.).

Установленного законом образца данного документа не существуют. Все зависит от индивидуальных особенностей передаваемого товара и заключаемой сделки. Несмотря на это, законом установлен тот минимум характеристик, которые должны быть в бланке:

1. Предмет сделки (наименование);
2. Характеристики товара: артикул, марка и т.д.;
3. Ответственное или уполномоченное лицо, передающее товар и принимающая его;
4. Наименование организации передающей товар;
5. Дата составления и подписания Акта;
6. Подписи и печати сторон;
7. Ссылка на договор, в соответствии с которым составлен данный Акт (например, );
8. Информация относительно претензий к качеству передаваемого продукта;
9. Стоимость по договору;
10. Количество актов.

Не следует на автомате подписывать акт приема-передачи, предварительно не проверив товар на качество. Подписав акт, вы соглашаетесь с тем, что претензий вы не имеете и все что будет происходить в дальнейшем с товаром полностью ложиться под вашу ответственность.

Как составить акт приема-передачи

Бланк составляется в двух экземплярах.

Если одна из сторон физ.лицо, то важно указать все его паспортные данные и мест регистрации.

Акты приема-передачи составляются как на отдельный товар, так и на группу товара. В последнем случае важно чтобы была соответствующая информация в акте о комплектации передаваемого груза.

По желанию или по необходимости в акте прописывается фактическое место передачи груза.

Отсутствие Акта ограничивает права сторон относительно требований друг к другу в дальнейшем. Вот почему важно иметь этот документ на руках.

Скачать акт приема-передачи (образцы)

Акты приема-передачи образца 2019 года вы можете скачать у нас:

• Форма акта приема-передачи товара по договору купли-продажи
• Бланк акта приема-передачи товара на хранение
• Скачать акт приема-передачи имущества в уставной капитал
• Скачать Акт приемки-передачи оказанных услуг
• Скачать передаточный акт по договору аренды нежилого помещения
• Скачать Акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

• Название свидетельства.
• Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
• Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
• Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
• Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов» . Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц - это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

• № п/п.
• Наименование документа.
• Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.

1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы :

1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

• Название, дата и место написания свидетельства передачи.
• Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
• Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
• Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
• Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
• В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

• Название свидетельства.
• Дата подписания.
• Место подписания.
• Название передаваемых материалов в виде списка.
• Число передаваемых материалов.
• Ф.И.О. участвующих сторон.
• Основание для оформления бланка.
• Подписи сторон.
• Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.